Automação de processos: como a tecnologia pode ajudar sua empresa

Em meio aos constantes avanços tecnológicos, a atuação empresarial vem se tornando cada vez mais dependente das inovações nesse campo. Hoje, os sistemas informatizados e a automação de processos já são realidade na rotina operacional de grande parte das empresas, dado o potencial de otimização que representam para o negócio.

Nesse contexto, gestores e líderes devem estar atentos ao papel das inovações, sobretudo daquelas que são capazes de oferecer melhorias significativas para os resultados da sua companhia. É esse olhar estratégico e direcionado para o futuro que garante a longevidade da empresa e possibilita uma maior competitividade no mercado, com vantagens sobre a concorrência.

Como a modernização das atividades é um tema de extrema relevância no cenário atual, vamos mostrar, neste post, como a automação de processos pode beneficiar a sua empresa. Explicaremos o que é essa prática, de que forma ela funciona, quais são as suas principais vantagens e tecnologias disponíveis, bem como quando ela deve ser implementada. Acompanhe!

O que é a automação de processos e como funciona?

Antes de conhecermos os principais benefícios que a automação de processos gera para um negócio, é fundamental que tenhamos uma noção clara sobre o significado e a abrangência que esse conceito tem. Isso permite a realização de um planejamento mais adequado ao atendimento das necessidades específicas da empresa.

De maneira simples, podemos entender a automação como o caminho mais curto de promover a inserção dos recursos tecnológicos em uma companhia. A automação é, portanto, a utilização de ferramentas e soluções tecnológicas com o objetivo de simplificar, organizar e agilizar os processos internos, de modo a reduzir os seus custos.

A lógica da automação é substituir metodologias de trabalho ultrapassadas, lentas, de baixa eficiência organizacional e burocráticas, por alternativas inovadoras. Muitas vezes, esses novos recursos são baseados na inteligência da máquina e no seu grande potencial de lidar com altas quantidades de dados e informações com rapidez.

A adoção desse formato de trabalho no ambiente empresarial modifica para melhor a rotina do negócio, tornando os seus procedimentos administrativos e processos operacionais muito mais otimizados. Em geral, toda a cadeia produtiva do negócio é beneficiada, o que, em médio prazo, tende a impactar de forma positiva a lucratividade da empresa.

É justamente em razão da implantação da automação de processos que tarefas como preenchimento de planilhas, elaboração de relatórios, realização de controle financeiro e gestão da informação são desempenhadas por sistemas automatizados, muito mais precisos e econômicos.

O modo de funcionamento dessa metodologia empresarial varia de acordo com os objetivos e os tipos de demandas do negócio. Por isso, antes mesmo de o gestor dar início à implementação da automação de processos, é preciso que as necessidades da empresa sejam devidamente mapeadas, a fim de identificar quais recursos a companhia realmente precisa.

Assim, se a empresa opera com alto volume de documentos, como requerimentos, ordens de serviços, fichas cadastrais e contratos, é fundamental que utilize mecanismos automáticos para otimizar sua elaboração e tramitação. Nesse caso, a automação de processos deve ser inicialmente focalizada na redução do uso de papel durante a realização das atividades administrativas.

Negócios com essa característica precisam investir no trabalho com documentos eletrônicos. Isso porque os arquivos criados e armazenados em formato digital são utilizados de forma muito mais eficiente pelos profissionais, que têm a possibilidade organizá-los e enviá-los às partes interessadas, quando necessário, em tempo real. Tudo isso com alto nível de segurança.

Quando a companhia já usa documentos digitais em sua rotina, mas ainda não conta com plataformas informatizadas que sistematizam e controlam esses arquivos, deve priorizar a implantação desse tipo de tecnologia. Assim, os seus dados eletrônicos serão manuseados com muito mais precisão e rapidez, havendo, por exemplo, a geração automática de relatórios.

O tipo de implantação desses processos vai depender, portanto, das especificidades da empresa. O mais importante é que, logo que o gestor providenciar a adoção de ferramentas automatizadas, sejam elaborados normas e procedimentos capazes de padronizar o seu uso e minimizar potenciais erros dos colaboradores, já que, afinal, as máquinas não trabalham sozinhas.

Quais são os benefícios?

Agora que você já compreende o conceito de automação de processos e sabe como esse formato operacional funciona no contexto empresarial, vamos falar sobre os principais benefícios que ele pode oferecer aos negócios.

Como é possível perceber, essas vantagens resultam do poder que as tecnologias têm de tornar as ações mais dinâmicas a partir de um esforço mínimo.

De maneira geral, a automação é capaz de otimizar todo tipo de tarefa — desde as mais simples até as mais complexas. Por isso, atualmente, esse conceito é um dos pilares das operações eficientes, presentes nas empresas mais competitivas e relevantes do mercado, independentemente do seu segmento de atuação.

Entre os principais benefícios da automação nas empresas podemos citar os seguintes.

Eleva a eficiência operacional

Um reflexo lógico e instantâneo da substituição de metodologias ultrapassadas por soluções modernas, baseadas na inteligência da máquina, é o aumento da eficiência. Dispositivos automáticos desenvolvem tarefas pré-programadas de modo muito mais efetivo.

A partir do momento em que a empresa abandona os seus processos burocráticos e manuais e opta por alternativas informatizadas, a probabilidade de que erros e inconsistências ocorram é reduzida significativamente. Consequentemente, o retrabalho dos profissionais é evitado.

Nesse sentido, tanto o desperdício de recursos materiais dos mais diversos tipos quanto a perda de tempo dos profissionais — ativos valiosos para qualquer negócio — são atenuados e, em muitos casos, até extintos do cotidiano empresarial. Logo, as operações da companhia se tornam mais eficientes e rentáveis.

Aumenta a produtividade

Quando a eficiência operacional do negócio é elevada, ele se torna, quase que naturalmente, mais produtivo. Isso acontece porque a automação traz melhorias para os processos em que atua, principalmente aqueles que são mais repetitivos e suscetíveis de erros.

Além disso, o capital humano da empresa pode ser utilizado de maneira estratégica. Em vez de usar o seu tempo de trabalho para o desenvolvimento de tarefas de baixa exigência técnica, os colaboradores podem se dedicar à realização de atividades que demandam suas habilidades profissionais.

Reduz os custos operacionais

Como desdobramento do aumento da eficiência da empresa e da elevação da produtividade dos seus funcionários, o equilíbrio entre volume de negócios e custos se torna muito mais proveitoso nos ambientes em que a automação está presente.

O fato é que automatizar significa otimizar o processo produtivo, reduzindo-se o tempo de execução, a necessidade de mão de obra e a quantidade de recursos empregados. Tais pontos, de maneira direta, já são capazes de promover uma redução de custos bastante atrativa para os processos empresariais.

Evidentemente, automatizar também implica alguns gastos, sobretudo na fase de implantação. No entanto, líderes e gestores devem enxergar essas quantias como investimento, já que a melhoria oferecida pela automação compensará todos os investimentos feitos para automatizar.

Padroniza a qualidade dos serviços

A diminuição de erros e a simplificação de procedimentos que são proporcionadas pela automação de processos padroniza a qualidade dos serviços prestados aos consumidores, otimizando a conclusão das transações comerciais. Na maioria dos casos, essa padronização gera melhorias de forma geral para o negócio.

Uma vez que essa otimização chega a ultrapassar os muros da empresa com o uso, por exemplo, do atendimento automatizado, a experiência dos clientes se torna cada vez mais positiva. Isso contribui de maneira considerável para o fortalecimento da imagem da companhia, que tem a chance de aumentar a sua clientela.

Fornece suporte para a tomada de decisões

A informatização das operações do negócio pode fornecer bases confiáveis para que gestores tomem decisões em conformidade com as condições reais da empresa. Essa função estratégica tem como suporte os dados gerados de forma precisa por sistemas automatizados, capazes de gerenciar informações de diferentes naturezas, como tributárias, contábeis e econômicas.

Além de poder contar com informações mais precisas sobre os diferentes setores da companhia, esses dados podem ser fornecidos rapidamente, já que boa parte dos softwares produz relatórios em segundos ou minutos. A depender da situação, precisão e rapidez, podem fazer a diferença na hora de tomar uma decisão.

Aumenta a agilidade e flexibilidade

A automação de processos permite que as empresas respondam com mais rapidez às mudanças no mercado e às demandas dos clientes. Isso torna as empresas mais ágeis e flexíveis, o que é essencial em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo.

Melhora o engajamento dos colaboradores

A automação pode ajudar a aumentar o engajamento dos colaboradores à medida que eles se sentirão mais livres para se concentrar em atividades mais desafiadoras e gratificantes. Isso pode levar a uma maior retenção de talentos e a um ambiente de trabalho mais positivo.

Tem mais segurança e compliance

A automação também pode ajudar as empresas a garantir a segurança de seus dados e o cumprimento de normas e regulamentações do setor. Boas práticas nesse sentido podem aumentar a segurança jurídica, evitar multas e sanções, além de proteger a reputação da empresa.

Gera um diferencial competitivo valioso

Em um cenário empresarial de intensa competitividade, apostar em diferenciais capazes de melhorar a qualidade dos produtos e serviços da empresa é uma ação necessária para se manter no mercado. Nesse ponto, também é possível perceber os benefícios da automação.

Com a melhoria ocasionada no processo produtivo, as empresas têm mais condições de atender com precisão e qualidade às demandas do seu público. Além disso, a automação também reforça a imagem do negócio, já que empresas inovadoras e preocupadas em melhorar seus produtos são as mais valorizadas pelos consumidores.

Quais são as principais tecnologias envolvidas com esse conceito?

Como dito, a automação de processos está relacionada a uma série de expedientes da rotina administrativa e operacional de uma empresa. Ou seja, é possível perceber a viabilidade da automação em diferentes frentes do negócio, como gestão financeira, marketing, produção, gestão da informação e tantas outras.

Para deixar a explicação mais completa, listamos a seguir alguns recursos baseados na automação e que são altamente relevantes para o sucesso empresarial nos dias atuais. Vejamos.

Software ERP

Essa é uma das principais soluções quando se fala na gestão automatizada de dados da empresa. O ERP é o sistema responsável por centralizar a gestão de diferentes setores do negócio, tais como financeiro, contábil, fiscal, suprimentos e RH. O seu uso permite relacionar informações de domínios variados para as mais diversas finalidades.

Nessa perspectiva, o foco do ERP é integrar atividades e centralizar o acesso à informação de usuários autorizados. Tudo isso a partir da automação de processos. A principal vantagem é a facilitação da gestão empresarial ao eliminar a necessidade de vários programas e controles separados dos dados da companhia.

E-mail marketing

A automação pode atuar diretamente no crescimento dos negócios da empresa, uma vez que também está presente nas ações de marketing. Hoje é muito comum, por exemplo, que as empresas trabalhem com o e-mail marketing, que é a base de divulgação de produtos, promoções e de relacionamento com o cliente.

Sistemas automatizados são bastante utilizados para gerenciar toda a política de e-mail marketing. Essas plataformas computacionais têm uma série de funcionalidades, por exemplo, o estabelecimento do perfil dos destinatários das mensagens e da frequência de envio, além do oferecimento de suporte para a avaliação dos resultados das campanhas realizadas.

Inteligência Artificial

A IA é uma tecnologia que permite que os computadores aprendam e executem tarefas de forma inteligente. A IA pode ser utilizada para automatizar tarefas complexas que exigem tomada de decisões, como análise de dados, reconhecimento de padrões e tradução de idiomas. Adiante, aprofundaremos o debate sobre essa tecnologia.

Machine Learning

O Machine Learning (ML), ou aprendizado de máquina, é um subcampo da IA que permite que os computadores aprendam com dados e melhorem seu desempenho ao longo do tempo. O ML pode ser utilizado para automatizar tarefas que exigem adaptação e otimização contínuas, como previsão de falhas, análise de risco e otimização de processos.

Assinatura eletrônica

Outro exemplo de solução baseada na automação de processos é a assinatura eletrônica. A partir dessa tecnologia, empresas que realizam um alto volume de vendas, compras e contratos, e que dependem da assinatura de documentos para efetivar os seus negócios, podem automatizar todo o processo, tornando-o mais seguro, barato e, principalmente, ágil.

Assim, em vez de trabalhar com métodos físicos, que dependem do envio de um contrato por serviço postal, motoboy, fax ou até mesmo de forma presencial, por exemplo, o processo pode ser concluído de forma digital, totalmente automatizada, segura e com validade jurídica. Se não bastasse, toda essa comodidade proporciona a redução de despesas!

Com a assinatura eletrônica, a partir de qualquer lugar e dispositivo conectado à internet, os seus negócios podem ser efetivados em minutos. Também é possível carregar e enviar documentos com mais facilidade para que as partes envolvidas em determinada transação possam atribuir a sua assinatura, sem a necessidade de reuniões.

Quando implementar a automação de processos?

A implementação da automação de processos só deve ser iniciada quando o gestor souber, com exatidão, quais são as demandas da empresa. Isso inclui a identificação das tarefas que têm mais urgência para serem informatizadas, o que requer um estudo prévio sobre a sua relação com outras atividades rotineiramente desenvolvidas no negócio.

Também é preciso analisar se os procedimentos que serão prioritariamente automatizados precisam passar por alguma mudança ou aperfeiçoamento. Isso é importante porque assegura que a tecnologia a ser implementada não apenas vai satisfazer as necessidades da empresa, como terá vida útil em sua cadeia produtiva.

Além disso, é importante que a companhia se organize financeiramente antes de iniciar o processo de informatização. Ainda que o investimento feito seja, em geral, acessível, esse planejamento garante que a empresa obtenha de forma mais rápida o retorno com os recursos tecnológicos adquiridos.

Como automatizar processos com IA?

A automação de processos com inteligência artificial (IA) pode ser feita de diversas maneiras, isso depende de uma análise das necessidades específicas de cada empresa.

Em geral, é importante que os gestores partam da identificação dos processos que podem ser automatizados com IA. Isso pode ser feito por meio de uma análise de processos de negócios (BPM).

Depois de identificar os processos que podem ser automatizados, é necessário selecionar a tecnologia de IA mais adequada para cada caso. As principais tecnologias de IA para automação de processos incluem:

• robótica de processos automatizados — uma tecnologia que utiliza softwares para automatizar tarefas repetitivas e manuais em sistemas de computador.

• machine learning — permite que os computadores aprendam com dados e melhorem seu desempenho ao longo do tempo.

• deep learning — um tipo de machine learning que utiliza redes neurais artificiais para aprender com dados complexos.

Como se viu ao longo deste post, a automação de processos é uma ação altamente benéfica para as empresas atualmente. Além das vantagens citadas, o conceito ainda coloca o negócio em conformidade com os padrões atuais do mercado, que cada dia utiliza mais a tecnologia como ferramenta de otimização das atividades e como diferencial para conquistar o público.

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