Automação dos contratos é chave na precisão e eficiência dos processos

Ao gerar um contrato, a precisão é fundamental. Sem uma linguagem exata, sua organização fica vulnerável do ponto de vista jurídico e pode ser responsabilizada por termos com os quais não pretendia concordar.

Porém, quando é necessário criar contratos em larga escala, a eficiência pode ser um fator que ameaça a precisão. Criar contratos com mais rapidez exige processar mais acordos simultaneamente, algo bom para os negócios. No entanto, apressar a geração manual de um contrato deixa o processo vulnerável a erros humanos e anula todo o trabalho de base, já feito para garantir a exatidão.

O segredo para que os seus documentos sejam gerados com precisão e eficiência é a automação dos contratos. Impulsionada pela tecnologia, essa abordagem otimiza e simplifica a criação, gestão e execução de contratos sem o risco de erros humanos.

Veja como a automação dos contratos beneficia todas as funções em uma organização. 

O que é automação de contratos?

A automação de contratos é o processo de usar um software específico para controlar a criação, negociação, execução e gestão dos documentos. Em vez de depender de fluxos de trabalho manuais e demorados, as empresas automatizam os documentos para otimizar os processos, reduzir erros, aprimorar a colaboração e garantir a conformidade.

Por que a automação de contratos beneficia as organizações?

A automação traz inúmeras vantagens que impactam bastante na eficiência, na produtividade e nos resultados financeiros de uma empresa. Ao minimizarem a intervenção manual e os erros humanos com a automação de contratos, as empresas:

Economizam tempo e recursos. O processo automatizado dos contratos elimina as tarefas repetitivas e demoradas. Assim, os colaboradores podem se dedicar a atividades de alto valor em prol do crescimento dos negócios.

Reduzem erros. Geralmente, a gestão manual dos contratos abre espaço para erros e a correção pode ser onerosa. A automação garante padronização e precisão ao aplicar regras pré-definidas e eliminar o risco de erros humanos.

Melhoram a colaboração. Com o software de automação de contratos, as equipes colaboram de maneira harmoniosa em tempo real, seja qual for a sua localização geográfica. Isso impulsiona a comunicação e acelera a tomada de decisões.

Quais problemas a automação resolve?

A automação de contratos aborda vários desafios organizacionais comuns:

Ciclos demorados de aprovação. Os processos manuais podem levar a atrasos e oportunidades perdidas. A automação reduz esses ciclos ao encaminhar automaticamente os contratos para o signatário seguinte. Assim, as assinaturas são coletadas o mais rápido possível.

Riscos de conformidade. É fundamental garantir o cumprimento das normas legais e regulatórias. A automação de contratos mantém a uniformidade e adesão aos regulamentos durante todo o ciclo de vida do documento, pois usa cláusulas padronizadas e pré-aprovadas, além da análise de riscos feita com Inteligência Artificial (IA).

Falta de visibilidade. Em geral, o monitoramento manual resulta na falta de visibilidade dos status e termos dos contratos. A automação conta com um repositório centralizado, o que facilita o monitoramento do que consta em um contrato ou em qual estágio do processo de assinatura ele se encontra, tudo em tempo real.

Quem se beneficia da automação de contratos?

A automação de contratos traz enormes vantagens a qualquer departamento que deve enviar ou assinar documentos com frequência. 

Vendas

A automação de contratos é transformadora para as equipes de vendas, já que revoluciona a forma como elas fecham os negócios e geram receita. Ao automatizar os processos, os profissionais da área aceleram todo o ciclo de vendas - desde a proposta até a execução do contrato. Os fluxos automatizados simplificam a criação, negociação e aprovação dos contratos e reduz os gargalos e o tempo necessário para fechar negócios. Já os modelos padronizados e as cláusulas pré-definidas garantem mensagens já determinadas e o cumprimento das leis.

Recursos humanos

A automação de contratos transforma o modo como as equipes de RH gerenciam documentos vitais, como acordos de trabalho, contratos de confidencialidade e outros documentos relacionados ao segmento, garantindo tranquilidade na integração e contratação. Para agilizarem o processo de integração, os profissionais de RH podem gerar o contrato de trabalho, a documentação dos benefícios e outros contratos essenciais. Com isso, a integração de novos funcionários é uniforme e organizada. As equipes de RH também podem aplicar políticas consistentes com base em modelos automatizados de contrato, o que minimiza o risco de contestações legais e mantém uma base jurídica sólida para os acordos relacionados.

Jurídico

Para o departamento jurídico, a automação de contratos é uma ferramenta estratégica que otimiza a gestão dos documentos e libera recursos legais valiosos. O software de automação de contratos facilita a revisão automatizada e a aprovação dos fluxos de trabalho. Com isso, as equipes jurídicas revisam rapidamente os documentos, identificam potenciais riscos e asseguram que os contratos sigam as normas legais. A automação impõe o uso de uma linguagem pré-estabelecida e cláusulas pré-definidas, garantindo contratos padronizados, o que reduz a probabilidade de termos ambíguos ou contestações jurídicas.

Financeiro

Com a automação de contratos, o departamento financeiro gerencia os acordos financeiros, as condições de pagamento e os ciclos de cobrança. O software de automação gera automaticamente as faturas com base nos termos e marcos do contrato. Isso reduz cobranças erradas, elimina atrasos nos pagamentos e melhora a gestão do fluxo de caixa. As checagens automatizadas de conformidade asseguram que os acordos cumpram as normas e os controles internos, pois sinalizam possíveis problemas e garantem contratos financeiros alinhados às normas legais e regulatórias.

Gestão de imóveis e facilities

Na gestão de imóveis e instalações, a automação de contratos simplifica o processo de leasing e aluguel. Para gerarem um modelo personalizado, os gerentes das propriedades podem incorporar termos específicos a um tipo de propriedade e integrar com eficiência os novos inquilinos. Também podem usar o monitoramento automatizado dos pagamentos do aluguel e os lembretes para que o pagamento seja recebido prontamente. É possível criar um aviso automatizado para os inquilinos e reduzir a probabilidade de inadimplência ou multas por pagamento atrasado.

TI e tecnologia

Para os departamentos de TI, a automação de contratos é valiosa na gestão dos acordos de licenciamento de softwares, pois monitora o uso das licenças. Isso garante o cumprimento dos termos do licenciamento e evita auditorias e penalidades inesperadas. A automação também contribui para a gestão dos acordos de nível de serviço (SLAs, na sigla em inglês), pois as equipes monitoram as métricas em tempo real. A automação dispara automaticamente um alerta quando os limites dos serviços são atingidos e as equipes de TI conseguem identificar a origem do problema e tomar medidas para evitar violações futuras. 

Formas para automatizar os contratos

A automação da criação, negociação e aprovação dos contratos envolve a implementação estratégica e o uso das ferramentas certas, entre elas:

• Software de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM). A escolha da solução adequada de CLM é o primeiro passo na automatização dos contratos. Procure fornecedores que ofereçam personalização, integração com outros sistemas e recursos robustos para a geração de relatórios.

• Lógica condicional. Use a lógica condicional para criar contratos dinâmicos, que ajustam as cláusulas com base em variáveis pré-definidas para garantir flexibilidade e precisão.

• Assinaturas eletrônicas e ações nos acordos. Implemente a tecnologia de assinatura eletrônica para agilizar o processo de assinatura e automatizar as ações subsequentes, acionadas pela execução do acordo.

• Lembretes e vencimentos. Crie avisos automáticos para os marcos e vencimentos dos contratos, a fim de evitar a perda de oportunidades e garantir as renovações em tempo hábil.

Procure a Docusign e automatize seus contratos 

A automação de contratos é uma solução que transforma o modo das organizações lidarem com os contratos. Ao usarem a automação para simplificar os processos, reduzir erros e aprimorar a colaboração, as empresas ganham eficiência e precisão em vários departamentos.

As organizações podem contar com a Docusign para automatizar os processos de contratos. Saiba mais sobre o gestão do ciclo de vida de contratos Docusign (CLM) hoje mesmo.