Autenticação de assinatura: entenda como funciona na prática

A rotina das empresas é repleta de processos burocráticos que exigem certos cuidados para que a segurança do negócio não seja comprometida. Um desses processos é a autenticação de assinatura, um procedimento que serve para garantir a veracidade e a integridade desse registro indispensável em tantos documentos.

Por isso, é fundamental entender como a checagem de assinatura pode ser feita e em quais situações é necessária, além de conhecer quais soluções a tecnologia oferece para agilizar sua realização. Essas informações ajudam a lidar com a burocracia de forma muito mais tranquila na empresa.

Então, continue a leitura e tire suas dúvidas sobre esse assunto!

O que é autenticação de assinatura?

A autenticação de assinatura é a ação de verificar que uma assinatura presente em um documento foi feita, de fato, por um determinado indivíduo. Tradicionalmente, esse procedimento é mais conhecido como reconhecimento ou verificação de firma e é realizado nos cartórios, com um tabelião atestando sua legitimidade.

Porém, com a evolução dos recursos tecnológicos, a validação da assinatura em um documento também já pode ser feita por meios eletrônicos. Dessa maneira, é possível evitar idas ao cartório, uso de documentos impressos e de assinatura feita à caneta em muitas situações. Reduzindo custos, poupando tempo e eliminando burocracias.

O que a legislação diz?

Em relação à autenticação de assinatura, a legislação brasileira já traz alguns avanços que merecem destaque. A Lei n.º 13.726, de outubro de 2018, também conhecida como Lei da Desburocratização, busca simplificar procedimentos administrativos, como a criação de cópias autenticadas e do reconhecimento de firma junto aos órgãos da administração pública.

Para as empresas, isso significa que não é mais obrigatório reconhecer firma ou criar cópias autenticadas quando tiver que apresentar documentos na prefeitura ou na junta comercial, por exemplo.

Como funciona a autenticação de assinatura?

Para realizar o reconhecimento de firma em documento físico, é preciso ir até um cartório e solicitar esse serviço. Caso o signatário já tenha ficha de firma arquivada no cartório, é só o tabelião fazer o reconhecimento. Se não tiver, é necessário fazer esse procedimento primeiro para só então prosseguir com a autenticação da assinatura.

Na prática, significa que o tabelião vai colocar um carimbo e um selo no documento, comprovando a autenticidade da assinatura. Um detalhe importante é que esses serviços têm um custo, assim, você tem que pagar uma taxa por cada autenticação necessária.

Quais documentos precisam ser autenticados?

Você já descobriu que, graças à Lei da Desburocratização, os documentos não precisam mais ser autenticados para órgãos públicos. Ainda assim, há alguns tipos de documentos em que a autenticação é importante, pois traz mais segurança para as partes. Esses são alguns exemplos:

• diploma;

• histórico escolar;

• certificado de conclusão;

• documento de identidade;

• certidões de nascimento e casamento;

• certidão negativa;

• contrato social;

• balanço;

• contratos de licitação, prestação de serviço e aquisição;

• empréstimo;

• financiamento;

• atas de condomínio;

• assinaturas de serviços;

• contrato de trabalho e outros documentos de Recursos Humanos.

Como usar os meios eletrônicos para validar um documento

No entanto, com o avanço da tecnologia e com o foco em desburocratizar os processos, a maioria dos acordos não requer passar pelo processo de reconhecimento de firma em cartório. As empresas podem usar os meios eletrônicos para dar validade da assinatura de um documento.

A Medida Provisória n.º 2.200-2, de agosto de 2001, estabelece que documentos assinados de forma eletrônica têm validade jurídica. Legalmente, eles têm o mesmo valor que aqueles que foram assinados à caneta e autenticados fisicamente. No dia a dia das empresas, isso facilita bastante a formalização dos contratos.

Com o uso de um software de assinatura eletrônica é possível verificar a identidade da parte que assina do documento. Um bom exemplo é o Docusign eSignature, que permite assinar em questão de minutos, a partir de qualquer lugar, de forma segura e com validade jurídica.

No caso das verificações por meio eletrônico, podem ser utilizados vários recursos e estratégias no processo de autenticação de assinatura, especialmente no caso dos documentos eletrônicos. Estes formatos buscam dar segurança ao processo ao mesmo passo que facilita e agiliza a assinatura dos documentos. A seguir, destacamos alguns deles.

Soluções eletrônicas

Uma solução como a assinatura eletrônica facilita a autenticação da assinatura nos documentos com o uso do digital. Isso simplifica muito o processo porque várias pessoas podem assinar em apenas alguns minutos, o que ajuda a economizar tempo e recursos financeiros.

Criptografia

A criptografia é um recurso tecnológico que protege os dados do documento contra acesso indevido. Desse modo, é possível garantir que ele só poderá ser assinado por determinadas pessoas.

Verificação de identidade

Assim como a autenticação de assinatura à caneta envolve apresentação de documento de identidade no cartório, a confirmação de assinatura eletrônica também exige uma verificação. Isso pode incluir verificação facial, impressão digital e documento de identidade oficial, entre outras possibilidades.

Notificações em tempo real

Os signatários podem receber notificações em tempo real por SMS e WhatsApp, por exemplo. Assim, têm acesso imediato ao link para acessar o documento e assiná-lo rapidamente, com toda a segurança.

Certificado digital

Alguns documentos podem exigir o uso de certificado digital como uma camada a mais de segurança. A autenticação ocorre, então, por meio de uma assinatura digital, que é um tipo de assinatura eletrônica.

Políticas de segurança claras

Já que a proteção dos dados é indispensável, ferramentas eletrônicas para certificação de assinatura precisam ter políticas de segurança muito bem definidas e disponibilizadas de modo transparente para os envolvidos. Isso é fundamental para se zelar pela confidencialidade e integridade das informações.

Revisão da política de segurança

Para se manter sempre atualizada em relação aos riscos de segurança da informação, a política de segurança também passa por revisões constantes. Com isso, as ferramentas utilizadas na autenticação de assinatura podem continuar cumprindo seu papel sem problemas.

Quais os tipos de autenticação?

Quando se trata de assinatura à caneta, existem dois tipos de autenticação física:

• por semelhança — é só fazer a comparação da assinatura que está no banco de dados do cartório com a assinatura presente no documento;

• por autenticidade — a pessoa assina o documento no cartório, diante do tabelião, e apresenta documentos pessoais para comprovar sua identidade.

Nos casos em que se usa a assinatura eletrônica, a autenticação do documento assinado é feita virtualmente. Para isso, são utilizados recursos como senha, token, e-mail, SMS, chave pública e privada, chave simétrica, biometria, identidade digital, pergunta-chave, geolocalização e certificado digital.

Como você viu, a autenticação de assinatura é um procedimento burocrático que traz mais segurança para a empresa, bem como para seus clientes, e que pode ser simplificado por meio de uma boa ferramenta de assinatura eletrônica. Assim, é interessante adotar esse tipo de recurso na rotina do negócio para ganhar mais agilidade e eficiência ao lidar com os documentos

Quer conhecer mais de perto as soluções da Docusign? Faça um teste gratuito do Docusign eSignature por 30 dias e aproveite todos os benefícios!