Como aumentar a produtividade com a automação do fluxo de trabalho

As organizações funcionam com base em acordos, e eles realmente estão em toda a parte.

Seja a contratação de funcionários, venda de produtos ou assinatura de uma política corporativa, os acordos formalizam todos os tipos de transações de negócios. E uma vez que os acordos constituem a base de processos de negócios e de relacionamentos com clientes, funcionários e parceiros, eles afetam significativamente os resultados financeiros.

No entanto, muitos fluxos de trabalho de acordos são altamente complexos e manuais. Pense nas etapas necessárias para concluir um importante acordo de vendas. Primeiro, você precisa preparar e elaborar uma revisão do contrato, negociar os termos dele e, em seguida, obter diversas aprovações internas e externas – tudo isso antes de assinar o acordo. Quaisquer atrasos trazem frustração e podem colocar a negociação em risco.

Trata-se de um grande problema. De acordo com a Forrester Consulting, 9 a cada 10 organizações enfrentam dificuldades com processos de contratos manuais. A pesquisa descobriu que 48% dos entrevistados enfrentavam atrasos devido a erros e ausência de informações, 42% identificavam que a experiência do cliente no processo era ruim e 39% tinham atrasos no encaminhamento e na obtenção de assinaturas na ordem correta.

Como essas estatísticas mostram, ao negligenciar a automação de seus processos de acordos manuais, as organizações estão sacrificando custos, eficiência e qualidade. É verdade que muitas organizações começaram a modernizar seus processos de acordos adotando a assinatura eletrônica. Esse é um grande primeiro passo, mas o processo de contratos vai além da assinatura. Ele pode ser dividido em três estágios principais: preparar, assinar a atuar.

As organizações devem analisar o ciclo total do acordo, de ponta a ponta, em vez de olhá-lo como um processo desconectado. A digitalização, otimização e integração de todo o fluxo de trabalho pode ajudar a promover a produtividade, cortar custos desnecessários e mitigar riscos.

Digitalizando seu fluxo de trabalho de acordos em três atos

Para ilustrar o poder da digitalização de todo o fluxo de trabalho de acordos, vamos usar um exemplo de uma organização de RH e acompanhá-la ao longo dos três principais estágios.

1. Preparar

Ao iniciar o estágio de elaboração de acordos, as equipes de RH podem economizar tempo e criar experiências melhores para signatários e funcionários com a ajuda de poderosos aplicativos e funcionalidades da Docusign, como Geração de documentos, Envio em lote e Acesso compartilhado.

Um dos documentos mais frequentemente usados por equipes de RH são cartas de oferta. Embora grande parte do conteúdo desses acordos seja padronizada, antes de enviar os documentos para assinatura, os recrutadores precisam inserir detalhes personalizados, como nome do candidato, cargo e data de início. Ocasionalmente, elas também devem inserir cláusulas personalizadas, como termos de bônus, que diferem bastante entre si dependendo do cargo.

A inserção manual desses detalhes em cada documento é demorada, especialmente durante períodos de alto volume de trabalho. O uso de campos pré-preenchidos para inserção dessas informações pode causar erros inesperados de formatação, resultando em uma imagem menos profissional e atrasos custosos.

Com a Geração de documentos, os recrutadores podem gerar acordos personalizados e profissionais diretamente no Docusign eSignature. O remetente pode oferecer as informações obrigatórias para cada acordo dentro do fluxo de trabalho de envio, em seguida, elas são inseridas dinamicamente no documento original. Os usuários também podem configurar regras condicionais dentro do modelo para ocultar ou exibir conteúdo com base nos dados inseridos.

Nos casos em que uma equipe de RH precisa enviar centenas de acordos simultaneamente, a funcionalidade Envio em lote permite inserir dinamicamente informações personalizadas em cada acordo e enviá-las com boa formatação e de forma profissional.

O uso da funcionalidade Envio em lote com Geração de documentos ajuda as equipes de RH a diminuir o tempo necessário para criar e enviar documentos para vários destinatários, reduzindo ineficiências administrativas e erros e aprimorando a experiência do usuário para destinatários e remetentes.

Por fim, a funcionalidade Acesso compartilhado permite que representantes de RH ofereçam facilmente a outro usuário permissão para enviar e/ou gerenciar envelopes em seu nome, ajudando a remover gargalos no processo de contratos. Agora, com o mais recente aprimoramento ao Acesso compartilhado, os usuários podem enviar em nome de outras pessoas usando modelos integrados, incluindo aqueles compatíveis com a Geração de documentos.

2. Assinar

Embora alguns fluxos de trabalho do eSignature sejam muito simples, outros são mais complexos e envolvem múltiplos signatários, etapas de encaminhamento e aprovações.

Com o Encaminhamento condicional, as equipes de RH podem otimizar esses cenários de encaminhamento complexos configurando regras de negócios condicionais em um ambiente sem uso de codificação. Isso permite que um envelope seja encaminhado dinamicamente para diferentes usuários com base nos dados inseridos no campo.

Por exemplo, um recrutador pode configurar uma regra que envia automaticamente ofertas com termos de bônus superiores a 30% para o gerente de contratação, e ofertas com termos de bônus superiores a 50% para aprovação do vice-presidente.

Com o Encaminhamento condicional, as equipes de RH podem economizar tempo e acelerar a resposta do acordo.

E como garantia de conformidade, o Encaminhamento condicional registra todas as atividades de aprovação de encaminhamento e assinatura, criando assim uma trilha de auditoria.

3. Atuar

O ciclo de vida do acordo não termina no eSignature.

Assim que o acordo é assinado, as equipes de RH muitas vezes precisam realizar tarefas de acompanhamento, como armazenar o documento, fazer o upload dele no sistema de registros e iniciar ações posteriores, como envio de documentos de onboarding. Geralmente, essas ações são realizadas manualmente e podem ser demoradas, passíveis de erros ou depender de especialistas com expertise técnica.

Para facilitar o gerenciamento dessas ações pós-assinatura, as equipes de RH podem utilizar o Agreement Actions, uma ferramenta de automação sem código que ajuda a economizar tempo automatizando tarefas pós-assinatura com cliques, não código. 

O Agreement Actions automatiza uma série de ações pós-assinatura, incluindo:

• Arquivamento de acordos no provedor de armazenamento na nuvem de sua preferência, como SharePoint, Box ou Google Drive 

• Envio do próximo envelope assim que um acordo é preenchido

• Exportação de dados dos acordos para uma planilha, facilitando análises

• Acionamento de um fluxo de trabalho dentro do Docusign CLM (gerenciamento do ciclo de vida de contratos)

Por exemplo, uma equipe de recrutamento pode configurar o Agreement Actions de forma que, assim que uma carta de oferta é preenchida, ela é arquivada na pasta apropriada do Google Drive, e o envelope seguinte contendo o pacote de onboarding é enviado automaticamente para o candidato.

Conectando tudo

Para organizações que desejam dar o próximo passo em sua jornada de transformação digital, a API REST do eSignature é o ingresso. Essa poderosa ferramenta de integração reuniu as ações mais comuns dos usuários dentro do eSignature e as disponibilizou com acesso independente para os usuários.

Com a API, os usuários do eSignature podem aproveitar esses componentes e criar processos exclusivos que podem ser dimensionados para atender a necessidades futuras. Seja automatizando a coleta da documentação de onboarding de novos funcionários diretamente em um aplicativo móvel, ou coletando dados de aplicativos de terceiros críticos para os negócios e acionando fluxos de trabalho internos do eSignature, a APIs da Docusign possibilita que as organizações acelerem sua jornada de transformação digital.

As organizações realmente operam com base em acordos, mas muitas delas ainda dependem de personalização manual, múltiplos signatários ou tarefas paralelas posteriores. 

Pronto para começar? Saiba como a automação do fluxo de trabalho com o eSignature é capaz de eliminar o trabalho redundante para seus documentos mais complexos.