9 maneiras de usar a assinatura eletrônica no seu negócio

Quando o assunto é assinatura eletrônica, a primeira impressão que você tem é de que se trata de um recurso destinado apenas a empresas com orçamento generoso e infraestrutura robusta? Pois saiba desde já: isso é um mito!

Na verdade, embora seja uma tecnologia moderna, a assinatura eletrônica está ao alcance de negócios de todos os portes e segmentos. Isso porque tem baixo custo. Para usufruir desse recurso e colher seus benefícios, basta que a empresa (ou algum de seus departamentos) gere contratos e busque uma gestão de documentos segura, eficiente e profissional. É seu caso?

Neste post, vamos enumerar exemplos de sucesso de empresas do mundo inteiro e de todos os tamanhos que usam a assinatura eletrônica como meio de prover agilidade ao processo de gestão de contratos e documentos. Acompanhe!

1. RE/MAX

Maior rede de franquias imobiliárias do planeta em volume de transações, a empresa logo notou a necessidade de agilizar o processo de assinatura eletrônica nos contratos de locação e nas modalidades Seguro-fiança e Garantia aluguel. O projeto inicial previu a implantação do serviço em 4 unidades da empresa em solo brasileiro.

Antes da adoção de uma plataforma especializada, um contrato levava de 7 a 15 dias para ser concretizado. Atualmente, tudo é resolvido em menos de 24 horas, gerando economia de tempo e do dinheiro que era aplicado em impressão e procedimentos cartorários. Satisfação para gestores, funcionários e clientes!

2. Yasuda Marítima

Atuando no ramo de seguros (corporativos, pessoais e de saúde), a Yasuda faz parte do grupo Sompo Holdings, um dos maiores aglomerados de seguradores do mundo. A empresa queria agilizar o processo de assinatura das apólices de seguro-garantia, além da resposta aos pedidos de recusa de risco. Para esse último caso, feito por meio de cartas registradas, eram necessários até 10 dias para a entrega dos documentos.

A partir da implantação de uma ferramenta especializada, além da agilidade e da tranquilidade para corretores e segurados, a companhia obteve uma economia de mais de 500 mil reais por ano referentes aos processos de envio e transporte de documentos. Isso sem contar o ganho ambiental com a redução do consumo de tinta, papel e outros materiais.

3. LinkedIn

Nem é preciso falar muito para descrever a maior rede social de contatos profissionais do mundo, com mais de 300 milhões de usuários em 200 países, certo? O problema da plataforma era o tempo excessivo gasto com o atraso de invoices (notas) nos contratos de venda, que podiam levar até 120 dias para conclusão. Além disso, o LinkedIn desejava ampliar o contato com seus clientes durante a fase de assinatura do contrato.

Para superar essas dificuldades, a empresa contratou soluções de Drawloop, Salesforce e Digital Transaction Management (DTM), bem como aprimorou sua estrutura de serviços profissionais. Como resultado, foi possível reduzir o tempo de invoice para 5 dias, além de aumentar o capital de giro anual do negócio em 1 milhão de dólares!

4. Hewlett Packard

Trata-se de outra organização que dispensa uma apresentação pormenorizada, já que é uma das gigantes da área de Tecnologia da Informação. Naturalmente, em função do próprio porte da empresa, o número de contratos gerados diariamente é imenso.

Estudos mostraram que a HP gastava, em média, 33 dólares para cada transação em papel. Pois esse custo foi eliminado com a adoção das soluções certas, o que resultou em uma economia superior a 10 milhões de dólares aos cofres da empresa em 2015.

5. Vindi

Aqui temos o exemplo de uma startup brasileira com sede em São Paulo que prova novamente que boas soluções de assinatura eletrônica estão ao alcance de empresas de vários portes e segmentos. A Vindi é uma plataforma de pagamentos que permite realizar diversas operações — como programação de cobranças e emissão de notas e boletos. Nesse contexto, rapidez, segurança e confiabilidade são requisitos primordiais.

Até 2015, o negócio levava até 3 dias para assinar um contrato com seus clientes. Agora, todos os contratos são assinados eletronicamente em apenas um dia! O tempo médio foi reduzido, portanto, em 67%! E esse é um número bastante significativo para uma empresa que trabalha com cobranças.

6. iFood

O iFood é o líder em delivery on-line no Brasil, oferecendo o serviço pelo site ou pelo aplicativo mobile. São mais de 3 milhões de pedidos mensais feitos pela plataforma. Depois de 5 anos no mercado, a empresa precisava eliminar o fluxo de papel nos seus contratos.

Depois da assinatura eletrônica (em ambiente integrado SalesForce), esse objetivo foi atingido. Além redução de tempo na negociação e na assinatura dos contratos, o negócio registrou um crescimento de 133% e aceitação total dos parceiros pela solução!

7. Utah State University

Fundada em 1888, a USU é uma universidade pública que conta atualmente com 28 mil alunos. O investimento anual da instituição gira em torno de 526 milhões de dólares. Além de contratos, a universidade precisava de uma melhor gestão de documentos em geral, a fim de reduzir o tempo gasto em atividades administrativas e também as despesas decorrentes desse processo.

Com a adoção do DTM, foram diversos os benefícios atingidos, como retorno de propostas de pesquisa e contratos em apenas um dia, maior controle dos débitos estudantis, redução do risco em todos os contratos e redistribuição do tempo de docentes e funcionários para darem mais atenção aos alunos.

8. Sparked

A Sparked é uma consultoria de soluções tecnológicas que, desde 2008, melhora a comunicação e a colaboração on-line das empresas. Com sede em Amsterdã, é uma das principais parceiras Microsoft no segmento Office 365 e SharePoint. Era preciso simplificar o processamento dos pedidos de vendas. Aí veio a assinatura eletrônica!

Originalmente, os contratos eram enviados por e-mail, com a solicitação para que os clientes imprimissem e assinassem. Depois, deviam digitalizar as peças e enviar novamente para a Sparked. Como é de se esperar, a assinatura eletrônica permitiu uma enorme redução no tempo despendido com essa atividade, já que o processo de vendas foi automatizado. Adicionalmente, proporcionou conforto aos clientes, reduzindo sua carga de tarefas e tornando o processo mais transparente para todos os envolvidos.

9. DuPont

Fundada em 1802, a DuPont cria soluções sustentáveis que são essenciais para aumentar a qualidade de vida. Nesse caso, a meta era agilizar o processo de vendas, com a consequente redução dos custos envolvidos.

Uma solução integrada permitiu que a empresa eliminasse mais de 500 horas de tempo administrativo não produtivo em menos de 10 meses. Mais que isso, aumentou o volume de vendas e praticamente eliminou a não conformidade com regulamentos de proteção ambiental a partir da redução dos erros operacionais. Impressionante, não?

Neste post, enumeramos casos de sucesso na utilização da assinatura eletrônica vindos de empresas de diversos segmentos. Ficou claro como as soluções estão ao alcance de qualquer organização? Então o que ainda está esperando para modernizar sua gestão de contratos e documentos? Faça um teste gratuito e conheça os benefícios da assinatura eletrônica!