Como fazer a assinatura de contratos online?

A tecnologia evoluiu e, agora, muitos dos processos que antes eram físicos se tornaram inteiramente digitais! Prova disso é a assinatura de contratos online, que, além de agilizar diversos processos, facilita a vida de muita gente que trabalha com documentações diversas.

Neste post, vamos explicar como realizar a assinatura de documentos digitais para otimizar os procedimentos do seu dia a dia. Vamos lá?

O que são contratos online?

Assim como os impressos em papel, os contratos online têm como finalidade oficializar acordos firmados em uma negociação. Isso significa que carregam em seu conteúdo os termos acordados entre as partes, garantindo que tudo seja cumprido.

O que os diferenciam de outros tipos de contrato é a forma como eles são construídos. Como o próprio nome já diz, o contrato online é feito digitalmente. Isso permite que as partes assinem o documento via web, o que adianta o desenvolvimento da negociação.

Que tipos de contratos podem ser assinados online?

Apesar da facilidade que a assinatura de contratos online pode proporcionar, é importante estar atento aos tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente. Algumas das certidões que permitem assinatura eletrônica são:

• contratos de compra/venda relacionados a serviços;

• pedido de proposta ou cotação;

• contratos de venda;

• contratos de trabalho ou cartas de oferta;

• arrendamentos;

• ordens de compra;

• petições públicas;

• contratos de não divulgação;

• contratos de mestre de serviço;

• documentos financeiros.

Em todos esses documentos, a assinatura online é válida e pode ajudar a simplificar os processos, em especial aqueles que exigem vários signatários.

Qual assinatura escolher: eletrônica ou digital?

Mesmo que pareçam termos sinônimos, a assinatura eletrônica e a assinatura digital possuem algumas diferenças.

A assinatura eletrônica se refere a qualquer validação de identidade feita no ambiente online. Além de contribuir para a praticidade de diversos processos, ela também ajuda a aumentar a segurança das transações digitais.

Já a assinatura digital é um dos tipos de assinatura eletrônica existentes no mercado. Ela utiliza a criptografia para incrementar a segurança das documentações em que é aplicada.

Para isso, a assinatura digital necessita de outra tecnologia agregada: o certificado digital. Ele atesta a integridade do documento e a proteção da informação do signatário.

Como fazer a assinatura de contratos online?

O modo mais fácil para fazer uma assinatura de contratos online é contar com uma plataforma própria para isso. Além de mais segurança, esse tipo de ferramenta torna o processo muito mais simples e prático. É o caso da solução da Docusign, empresa especializada nesse tipo de serviço.

Nesse caso, o usuário deve acessar a plataforma e selecionar o arquivo do contrato em Word, PDF ou outro formato digital para upload. Em seguida, deve indicar o nome e o endereço de e-mail dos signatários, podendo escolher a ordem em que as assinaturas devem ser realizadas.

O usuário deve selecionar quais campos deverão ser preenchidos pelas partes do contrato e outras possíveis particularidades referentes à coleta das assinaturas. Depois disso, basta fazer o envio do documento pela própria plataforma.

Os signatários vão receber um link via e-mail ou SMS contendo as instruções necessárias para realizar a assinatura.

A assinatura de contratos online é, antes de mais nada, uma forma de otimizar o andamento de contratos, melhorando a produtividade das equipes.

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