Como assinar PDF pelo celular com segurança?

Transações online, armazenamento em nuvem, documentos e uma série de outros procedimentos comuns na rotina empresarial já são feitos no meio digital. Já que os smartphones são computadores na palma da mão, a necessidade de lidar com arquivos físicos é cada vez mais obsoleta.

No entanto, quando se trata da validação de contratos, aparecem muitas dúvidas. Como assinar PDF pelo celular? Onde fica salvo o arquivo? A validação é segura? Etc. Por isso, para te ajudar a entender como funciona a assinatura eletrônica e como seu smartphone pode tornar as suas validações de contrato mais eficientes, vamos explicar o que você precisa saber sobre esse assunto.

Neste texto, você vai entender o que é possível fazer para assinar os seus documentos com o celular. Continue!

É possível assinar um PDF pelo celular?

A resposta é: sim, é possível. Assim como várias atividades que migraram para o digital, a assinatura, ou melhor, a validação de documentos não poderia ficar para trás.

Para isso, existem aplicativos de assinatura eletrônica que abrem tanto arquivos em PDF quanto em vários outros formatos diretamente do celular, oferecendo a opção de assiná-los. O contrato pode ser salvo na memória do aparelho ou compartilhado para a nuvem, e-mail etc.

Há muitos benefícios em assinar um PDF pelo celular, os principais são:

• praticidade de assinar em qualquer lugar;

• não é preciso usar o computador;

• possibilidade de armazenar e transportar contratos e documentos de forma prática;

• mais agilidade para gerenciar os contratos.

Que tipo de plataforma é necessária?

Geralmente, existem plataformas específicas para gestão de contratos, como é o caso da plataforma mobile da Docusign. Ela vem com uma interface intuitiva para a assinatura eletrônica, permitindo importar e assinar documentos que estejam tanto no celular, quanto na nuvem.

Além disso, oferece a opção de compartilhamento direto para a outra parte, dando a alternativa para que assinem de onde estiverem. Tornando todo o processo rápido e seguro, sem a necessidade de enviar o documento físico e esperar dias para recebê-lo de volta. 

Como garantir a segurança do celular?

Apesar de ser um aparelho repleto de possibilidades, como qualquer dispositivo conectado a internet, os celulares são dispositivos que estão expostos aos perigos do mundo digital. Vírus, invasões, perda de dados, são apenas algumas das ameaças que um smartphone está exposto.

E, quando se utiliza como um instrumento de trabalho, é fundamental ter meios de se proteger. Até porque, informações importantes podem estar armazenadas e você não quer que qualquer um tenha acesso, não é?

Por isso, neste tópico, separamos algumas dicas que podem ajudar você a garantir a sua segurança ao assinar PDF pelo celular. Vamos lá?

Use senhas seguras

Pode parecer algo óbvio, mas com a biometria e até mesmo a possibilidade de não precisar de nenhuma confirmação para acesso, algumas pessoas deixam de utilizar um recurso básico que é a senha.

Porém, essa é uma das melhores formas de evitar que qualquer pessoa tenha acesso ao seu dispositivo, principalmente, para dificultar roubo de suas informações. No entanto, não pode ser qualquer senha, como a data do seu aniversário, número do seu CPF ou RG.

O melhor tipo é a que não tem combinações óbvias. Algo que misture de números e letras (maiúsculas e minúsculas) e até caracteres. Além disso, evite usar a mesma senha em vários lugares, o ideal é que em cada cadastro, você pense em uma diferente ou, pelo menos, tenha sempre mais de uma opção de senha se for repeti-la.

Proteja seus arquivos

Se o seu celular é o seu instrumento de trabalho, principalmente, é o local em que você armazena seus documentos, o cuidado redobrado é fundamental. Principalmente, em relação a quem terá acesso ao dispositivo.

Evite emprestá-lo para qualquer pessoa e, caso outra pessoa precise utilizá-lo, certifique que seus documentos estão em um lugar seguro e de difícil alcance.

Use plataformas em nuvem

Fotos, arquivos, textos e uma série de outros documentos estão em nossos computadores e telefones. Claro que isso é normal, até porque, o acesso é mais rápido do que deixar em um HD portátil, por exemplo. Porém, esses dispositivos podem estar expostos a uma série de riscos quando não acontece um gerenciamento adequado dos arquivos.

Então qual é a melhor solução? Existem plataformas de assinatura eletrônica que funcionam na nuvem, como é o caso da Docusign. As suites de soluções conseguem fornecer tudo o que você precisa para acompanhar os processos de gerenciamento de contratos. Desde a elaboração, negociação até a assinatura. 

Uma funcionalidade que não só traz mais agilidade no processo, como uma maior segurança para lidar com esses documentos. 

Como a assinatura eletrônica protege os documentos?

Para evitar os perigos de vazamento de dados vinculados aos seus contratos, é esencial gerenciá-los a partir de um aplicativo que reúna as técnicas e certificações apropriadas de segurança. Assim, além das medidas de proteção do celular ou dispositivo móvel, você conta com as proteções nativas do aplicativo.

Ao usar o aplicativo, seus documentos estarão protegido por camadas de criptografia, armazenado de maneira inteligente em datacenters distribuídos em diferentes continentes, usará métodos diversificados de verificação do usuário e, por fim, contam com certificações avançadas de segurança como ISO 27001:2013, SOC 1 Type 2 and SOC 2 Type 2, PCI DSS e Cloud Security Alliance (CSA) Security Trust Assurance and Risk (STAR) program.

Controle o fluxo de trabalho

Vale lembrar que conseguir acompanhar o fluxo de assinatura de contratos é essencial para garantir a segurança em todo o processo.

Com o Docusign eSignature, é possível ter muito mais controle do gerenciamento dos documentos e contratos para a sua empresa. Já imaginou definir o que cada destinatário faz no fluxo de trabalho? 

Assinar, solicitar anexos, editar ou simplesmente aprovar um documento pode ser determinado pelo usuário. Isso não só traz mais segurança ao assinar PDF pelo celular, como torna todo o processo mais focado e ágil.

Utilize a verificação em duas etapas

A segurança e a preservação de dados é uma questão muito importante para os processos tecnológicos atuais. Por isso, a verificação em duas etapas é uma ferramenta imprescindível quando o assunto é assinatura eletrônica.

Ela funciona assim: além do login, ainda é requisitada uma etapa de verificação adicional avançada. A Docusign conta com ferramentas de autenticação que garantem a proteção e segurança na assinatura de documentos, inclusive pelo celular.

Ao longo deste texto, mostramos como é possível assinar PDF pelo celular. Você viu que por meio de aplicativos como o Docusign Mobile é possível importar e enviar documentos para assinatura eletrônica com segurança. Além disso, também é possível gerenciar todo o processo pelo seu smartphone. Uma ótima alternativa para empresas que necessitam autenticar as suas negociações e querem a praticidade e rapidez do digital. 

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