Arquivar documentos e acordos assinados

Uma concepção errônea e comum sobre a gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) é que o processo termina quando todas as partes assinam o acordo. No entanto, a assinatura é o início do processo: depois de assinado, o contrato deve ser arquivado e executado.

Tradicionalmente, o arquivamento de documentos consistia em guardar uma cópia em papel dos contratos assinados em uma das várias - e enormes - gavetas de armários. Esse método era eficaz, mas ineficiente, pois exigia que alguém sempre procurasse fisicamente cada documento para ser consultado e, em seguida, devolvesse o documento ao arquivo quando não fosse mais necessário.

Algumas empresas ainda usam as cópias impressas e os armários para gerenciar contratos assinados, mas muitas estão adotando um sistema digital de CLM para guardar todos os documentos. A seguir saiba porque e como o CLM digital ajuda no arquivamento dos seus contratos. 

Vantagens do arquivamento digital 

Depois de assinados, os documentos e acordos devem ser arquivados em um sistema digital de armazenamento, que deve ser pesquisável - para que sejam encontrados com facilidade. Sem o acesso ao documento assinado, os termos não podem ser consultados, não é possível concluir as auditorias e é mais difícil cumprir os acordos.

No arquivamento dos documentos, o uso de uma solução digital de CLM traz várias vantagens em relação aos métodos tradicionais (como cópias impressas guardadas nas gavetas).

• Em um CLM digital, os usuários arquivam todos os contratos, acordos e outros documentos assinados em um local centralizado, que oferece uma única fonte confiável para os documentos jurídicos em toda a organização. 

• As funcionalidades de segurança digital e física, como selos invioláveis, trilhas de auditoria e outras proteções líderes do setor, garantem que seus documentos estejam sempre seguros. 

• Com o uso do CLM digital no arquivamento dos documentos, os usuários procuram um acordo por data, palavras-chave, metadados ou qualquer outro conteúdo relevante. 

• Com todos os seus acordos armazenados em um só local, o CLM digital pode analisar todo o conjunto de documentos. As ferramentas avançadas de Inteligência Artificial (IA) podem revelar insights que, de outra forma, a análise humana não encontraria.

Benefícios da solução digital em CLM no arquivamento dos documentos

Uma solução digital de CLM traz diversas funcionalidades que garantem uma trilha de auditoria completa, a confirmação da identidade do signatário e muitos outros métodos para comprovar a autenticidade do documento. 

Arquivamento de e-mails

É possível que haja informações valiosas sobre um documento nos e-mails associados a ele. Um CLM digital pode arquivar todos os e-mails associados a uma transação para você ter um registro comprovável de todas as comunicações. Isso é importante, em especial, nos setores altamente regulamentados, como serviços financeiros.

Políticas para retenção de documentos 

O arquivamento dos documentos é altamente sensível e a maioria das empresas possui normas rígidas sobre quais informações precisam ser salvas ou apagadas permanentemente. Com um CLM digital, os usuários definem um cronograma para os documentos que serão automaticamente expurgados. Ela também alerta, com antecedência, os usuários apropriados sobre a exclusão de um documento do arquivo digital. 

Cópia legítima

Uma das principais vantagens de um arquivo centralizado é o uso de uma só cópia autorizada de cada documento. Isso elimina qualquer confusão sobre qual documento é o mais recente, e todas as atualizações são vistas imediatamente por todos os usuários.

Ações do acordo

As tarefas comuns após a assinatura - como o arquivamento, a exportação das informações e o início de outros fluxos de trabalho - podem ser automatizadas com um CLM digital. Essas ações do acordo podem ser configuradas com base em regras definidas pelo usuário e personalizadas por assinatura. 

Garanta arquivamento dos contratos com o Docusign CLM

No processo de contratação, o arquivamento dos documentos é tão importante quanto sua a geração, negociação e assinatura. Com o Docusign CLM, o arquivamento de documentos assinados é incorporado ao fluxo de trabalho e você pode confiar na melhor plataforma para guardar seus documentos com segurança e garantir que eles sejam facilmente acessíveis. 

Saiba mais no nosso guia: Como funciona o Docusign CLM?