Como usar a tecnologia para coletar a aceitação dos termos e condições

Sua empresa tem página de aceite dos termos e condições para utilização de seus produtos ou serviços? Sabia que muitas ações judiciais (ligadas à defesa do consumidor) poderiam ser evitadas com a implementação de um simples formulário como esse? “Termos e condições” são avisos legais sobre a correta utilização de determinado produto/serviço. Geralmente, também contêm esclarecimentos sobre uso de dados do cliente (por exemplo, geração de cookies ou captura de localização), bem como direitos e deveres básicos de cada uma das partes envolvidas no negócio.

Concisos e passíveis apenas da concordância ou não do usuário, esses documentos são pequenos contratos eletrônicos que têm apenas a função de limitar a responsabilidade da empresa, sinalizando uma transparência que pode evitar controvérsias judiciais futuras.

Apesar da importância desse recurso, algumas empresas protelam o seu uso por acreditarem ser necessário investir alto na implementação dessas páginas de consentimento. Neste post, vamos mostrar que, com a assinatura eletrônica, proteger-se judicialmente é bem mais fácil do que parece!

Como automatizar o processo de aceite dos termos e condições?

Até alguns anos atrás, a inserção de termos de responsabilidade, condições de uso, termos de serviço, políticas de privacidade e contratos de licenciamento (os chamados clickwraps) passava, necessariamente, por mudanças nos códigos de programação do site. Isso envolvia formulários que, além de caros, pouco ou nada agregavam em matéria de segurança da informação.

Para piorar, muitas soluções não traziam nenhum recurso de rastreamento, não criptografavam os dados anuídos (o que poderia ensejar alterações no conteúdo posteriores à concordância), entre diversos outros problemas.

Porém, quando falamos de centenas (milhares e até milhões) de usuários, não há como pensar no envio de formulários (um a um) para assinatura à caneta, digitalização e envio via e-mail. Esse gap de eficiência e segurança jurídica foi solucionado com soluções como o Docusign Click.

O Click é parte integrante de uma suíte de produtos da Docusign chamado Docusign Agreement Cloud, referência mundial em transformação digital e que já conta com mais de 200 milhões de usuários no planeta e mais de 500 mil clientes.

A solução desenvolvida pela Docusign permite gerar termos de consentimento no site das empresas de forma rápida, descomplicada e barata, agregando rastreabilidade e várias camadas de segurança de dados. Com apenas um clique no checkbox (condição indispensável para continuar a navegação), seu cliente ratificará o aceite dos seus termos e condições.

De que forma o Docusign Click pode ajudar as empresas nessa questão?

Os processos de geração do termo de anuência, do registro da assinatura e do rastreamento da concordância são extremamente simples com o Docusign Click. Veja na sequência como você faria o processo.

Inicialmente, basta acessar a plataforma e fazer o upload do documento. Em seguida, deverão ser preenchidos os dados solicitados para descrever o documento que será visto pelo usuário ao entrar no site. Clique “em salvar e fechar”.

Você será redirecionado a uma tela na qual é possível copiar e colar um código em seu site, gerando o formulário. Esse mesmo diretório também apresenta a opção “exibir respostas”, onde serão listados todos os usuários que já deram sua concordância, data e horário de anuência, entre outros itens.

Veja que, em menos de 2 minutos, você consegue tanto entregar uma nova política de privacidade para consentimento dos consumidores quanto prover aos clientes uma área segura de aceite de termos e condições, tudo sem custos com desenvolvedores de softwares.

Mais do que isso, o Docusign Click permite que todos os contratos de clickwrap sejam gerenciados de forma centralizada. Há, inclusive, a possibilidade de selecionar apenas parte de sua base de clientes. Ou seja, estamos falando de praticidade, rapidez, baixo custo e segurança jurídica. Veja o vídeo abaixo e entenda melhor como o produto funciona:

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O aceite digital tem validade jurídica plena?

Os contratos de adesão do modelo clickwrap são respaldados pela Medida Provisória 2.200-2/2001 (que regulamenta a assinatura eletrônica), bem como pelo próprio art. 104 do Código Civil. Dessa forma, a ratificação mediante clique em botões como “eu aceito” configura declaração expressa de vontade e para todos os efeitos legais.

Nesse sentido, já existem diversos julgados nos tribunais brasileiros confirmando esse entendimento, como é o caso do TJ-DF 0739518-88.2017.8.07.0001:

Quais são os benefícios do Docusign Click?

Gerenciar o aceite dos termos e condições por meio do Docusign Click mostra respeito ao consumidor, acelera seus processos de vendas e garante segurança plena das informações assinadas (uma vez anuído, o conteúdo não pode ser alterado por conta dos recursos de criptografia). Além de ser muito simples de ser implementado, evitando horas e horas de um desenvolvedor para criar algo parecido. Na plataforma do click você gera automaticamente o código que será copiado e colado em seu site ou app.

Por meio de uma interface intuitiva e personalizável, a solução entrega uma trilha de auditoria completa, o que é crucial para minimizar riscos futuros de conflitos judiciais. Optar por soluções que envolvem desenvolvimento de novas páginas dentro do site, mas que não dispõem de rastreamento, resulta em problemas como os que você vê no trecho retirado da Apelação Cível TJ-SP 1001858-16.2018.8.26.0100, de 1/10/2019:

Compreendeu agora por que uma solução de alta tecnologia para consentimento digital — com recursos de verificação de assinatura — é imprescindível para resguardar sua empresa?

Outro benefício dessa ferramenta é a mobilidade, já que o cliente pode dar o aceite dos termos e condições a partir de poucos cliques em seu smartphone, ainda que esteja no trânsito, no trabalho ou no aeroporto, por exemplo.

Se, por um lado, isso representa conforto ao cliente, por outro, traz também mais agilidade à empresa no fechamento de novos negócios.

Em resumo, as vantagens de implementar o aceite digital por meio de uma ferramenta como o Docusign Click são:

• desburocratização no processo de coleta de anuência dos clientes;

• rapidez no fechamento de negócios;

• proteção jurídica contra eventuais queixas de desconhecimento de obrigações;

• centralização de todos os contratos, com a rastreabilidade das respectivas anuências;

• sinalização de transparência ao cliente;

• mobilidade e flexibilidade;

• redução de custos administrativos na gestão de contratos.

Quer ver, na prática, o quanto uma ferramenta de assinatura eletrônica pode facilitar seu processo de gerenciamento de aceite dos termos e condições? Então, entre agora em contato conosco e mude o ritmo de seus negócios!