Guia rápido sobre o processo de revisão de contratos

A maioria das empresas adota a assinatura eletrônica para agilizar a assinatura de contratos. Porém, a assinatura é apenas parte do ciclo de vida do contrato. Antes de ser assinado, o acordo precisa passar pelo processo de revisão e negociação.

O processo de aprovação, incluindo as etapas cruciais de revisão e negociação, é de longe a parte mais demorada do ciclo de vida do contrato. Continue lendo para saber mais sobre o processo de revisão de contratos e como uma solução digital para a gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) melhora o processo de revisão e negociação.

Processo de revisão de contratos

A revisão de contratos envolve a negociação interna e externa, e a avaliação e aprovação dos termos e condições do contrato. Nesse estágio, várias revisões podem ser feitas para garantir a precisão e a conformidade.

Durante a negociação, a colaboração facilita a comunicação eficaz e o consenso entre as partes interessadas. O processo de negociação e revisão geralmente consome muito tempo, mas é fundamental para que o contrato final atenda às demandas e às metas de todas as partes envolvidas.

Como funciona a negociação de um contrato?

A negociação de contratos envolve duas partes que tentam chegar a um acordo na forma de um contrato. São feitas discussões, propostas e modificações até se chegar aos termos mutuamente aceitáveis.

Durante a negociação, cada parte apresenta os termos e metas desejados, enquanto considera os interesses e as questões da outra parte. Ambos os lados fazem concessões até chegarem a um meio-termo.

Para ser bem-sucedida, a negociação de um contrato deve resultar em um acordo final que concilie os interesses de ambas as partes e crie uma base sólida para um relacionamento comercial mutuamente benéfico. Depois disso, representantes autorizados das duas partes assinam o contrato.

O processo de negociação leva mais tempo do que as demais etapas do ciclo de vida do contrato. Segundo nossa pesquisa, quase metade das empresas dedica mais de 20 horas à etapa de negociação, e 71% geram pelo menos três versões do contrato antes da assinatura.

Uso da gestão do ciclo de vida de contratos na revisão dos contratos

Para agilizar e otimizar o processo de negociação e revisão, as organizações podem usar uma solução de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM). As ferramentas de CLM digitalizam e centralizam as revisões e negociações, trazendo várias funcionalidades para deixar o processo de negociação e revisão mais eficaz.

Comentários e tarefas

Com funcionalidades para adicionar comentários e delegar tarefas, as plataformas de CLM agilizam a colaboração durante a negociação de um contrato. Assim, simplifica-se o processo de revisão, e as partes interessadas chegam mais rapidamente a um consenso e à aprovação.

Comparação de versões

Uma solução de CLM deve oferecer ferramentas de comparação de versões para que os usuários vejam as alterações feitas entre duas versões de um contrato. Dessa forma, fica fácil saber quem fez quais alterações e quando, mesmo ao se trabalhar com várias versões. Com isso, aumenta-se a transparência e se reduz a confusão durante o processo de revisão do contrato.

Envio para negociação

Após a conclusão do processo de aprovação interna, a plataforma de CLM pode enviar automaticamente o contrato para revisão das partes externas. Isso acelera o processo geral da negociação e garante uma colaboração eficiente entre todas as partes interessadas.

Biblioteca de cláusulas

Uma solução de CLM geralmente tem um repositório centralizado de cláusulas pré-aprovadas, que podem ser adicionadas automaticamente ao contrato. Os usuários não jurídicos podem acessar essa biblioteca durante a geração e a negociação do contrato e adicionar novas cláusulas conforme necessário. Assim, acelera-se o processo e se garante a conformidade com a linguagem aprovada.

Integração com o Slack

Um CLM de qualidade deve oferecer integração com plataformas de colaboração como o Slack. Com isso, todas as partes recebem avisos, concluem tarefas, aprovam edições ou podem sugerir alterações diretamente nas ferramentas que já utilizam. O resultado final é uma melhor colaboração e um processo tranquilo de negociação.

Vantagens de agilizar o processo de revisão de contratos

Ao implementarem uma solução de CLM, as empresas podem obter várias vantagens em todo o processo de revisão de contratos:

• Economia de tempo e de custos: o CLM automatiza os elementos do processo de revisão e negociação, reduzindo o tempo gasto nos processos manuais, o que economiza recursos valiosos e acelera o ciclo de vida geral do contrato.
• Aumento da eficiência e da produtividade: as ferramentas de CLM simplificam a colaboração, melhoram a gestão das tarefas e aprimoram a comunicação entre as partes interessadas de todos os lados.
• Conformidade simplificada: em um CLM, a comparação de versões e as opções de biblioteca de cláusulas centralizadas podem simplificar drasticamente a conformidade com a linguagem e as políticas aprovadas do contrato. As organizações podem usar essas ferramentas para garantir uma padronização e evitar erros dispendiosos que obriguem a redigir novamente partes do contrato.

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No Docusign CLM, as organizações digitalizam e centralizam as revisões dos contratos, aceleram a negociação e aprimoram a colaboração. Isso resulta em uma economia significativa de tempo e custo, mais eficiência e produtividade, conformidade simplificada e colaboração e comunicação aprimoradas.

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