7 melhores práticas para uma gestão de tempo eficiente

A adequada gestão de tempo vem se tornando uma necessidade cada vez mais importante. Com tantas tarefas para lidar no cotidiano, você já chegou a desejar que o dia tivesse mais que 24 horas? Como essa simplesmente não é uma possibilidade, o jeito é se organizar para otimizar o uso desse recurso finito pra lá de precioso. Se você normalmente encontra dificuldades para cumprir todos os seus compromissos ou às vezes até se esquece de alguma tarefa, o post de hoje certamente vai ajudar! Então confira a seguir as 7 melhores práticas para uma gestão de tempo realmente eficaz e se prepare para a organização total!

Coloque a agenda em ordem

O primeiro passo para se fazer um uso racional e eficiente do tempo é organizar suas atividades. Acredite você ou não, é fato: não é nada raro que o gestor vá para o trabalho sem sequer saber o que fará durante o dia, praticamente ficando à disposição para apagar incêndios. O ideal é que você reserve um tempo durante a semana para listar as tarefas que precisará fazer dentro de certo período. Ao montar a sua própria agenda, sozinho ou com a ajuda de um colaborador, você planeja o uso do seu tempo. Lembrando que essa programação também serve para evitar, com a devida antecedência, o choque de horários entre atividades. Assim você previne a concentração de vários compromissos em uma mesma faixa de tempo, otimizando períodos que, eventualmente, pudessem estar vagos.

Priorize atividades

Além de listar suas tarefas, outro passo indispensável para uma gestão de tempo eficaz é priorizar as atividades. Você pode classificar seus compromissos em importantes e urgentes, por exemplo. Dessa maneira, você primeiramente acaba com o estoque de tarefas que demandam urgência, podendo depois se dedicar às atividades importantes da sua rotina. O objetivo da aplicação das práticas de gestão de tempo é ir reduzindo o grau de urgência dos seus compromissos. Lembre-se de que a pressa pode ser condição para uma tarefa ser feita com baixa qualidade. Por isso, ao agir com antecipação, de forma planejada, você favorece a excelência no seu desempenho profissional. E para acompanhar o cumprimento de suas tarefas, é válido ter uma checklist de suas atividades diárias, obrigando-o mentalmente a realizar o que foi previamente marcado.

Conte com a ajuda da tecnologia

Não tem como fugir: o tempo é mesmo limitado. Com isso em mente, você precisa aumentar sua produtividade para fazer com que esse recurso renda mais. Uma maneira fácil e rápida de fazer isso é usando a tecnologia a seu favor. Hoje em dia há, por exemplo, vários aplicativos que ajudam as pessoas a organizarem suas agendas. Isso sem contar que você pode usar a tecnologia para tornar o fluxo de trabalho mais ágil. É o caso da Docusign, que possibilita a assinatura de documentos de forma eletrônica em poucos minutos. Assim, esteja em casa, no escritório ou mesmo viajando, você não precisa se deslocar (e, consequentemente, gastar tempo) para fazer cumprir esse tipo de tarefa.

Delegue tarefas

Querer abraçar o mundo com os próprios braços, mantendo-se por dentro de todas as tarefas realizadas no seu departamento ou mesmo na empresa toda pode ser uma atitude cansativa e, de fato, pouco produtiva. Um gestor deve se ocupar das questões estratégicas do negócio ou, no máximo, dos aspectos táticos. Assim, em vez de colocar a mão na massa para realizar o trabalho operacional, você deve delegar esse tipo de atividade. Dessa maneira, evita o desperdício de tempo com questões que vão impactar menos nos seus resultados. Você deve sim ensinar seus colaboradores e avaliar os serviços quando necessário, mas não fazer o trabalho por eles.

Evite interrupções e distrações

Se por um lado a tecnologia trazida pelos smartphones pode ser útil para uma gestão de tempo eficiente, pode, por outro, significar distração. Parar a cada 5 minutos para checar as notificações de aplicativos de mensagens instantâneas, por exemplo, é um ato sabotador para qualquer estratégia de uso racional do tempo. Além disso, conversas ao telefone ou o constante entra e sai de pessoas no escritório também podem ser fontes de distração. Sabendo disso, busque se policiar para completar suas atividades do começo ao fim. Para tanto, há quem estipule prazos para cada atividade, usando até um cronômetro para executar o previsto. Desse jeito fica mais fácil manter o foco e conseguir ter uma maior qualidade no trabalho realizado. Sabia que 30 minutos trabalhados com atenção total podem ser bem mais produtivos que 2 horas de atuação distraída? Faça o teste!

Respeite pausas

Na prática, a gestão de tempo eficiente também abrange os períodos de parada. Afinal, nenhum ser humano é de ferro! Isso sem contar que, depois de horas e horas de trabalho contínuo, chega um momento em que a produtividade e a qualidade começam a cair. Nessa situação, insistir com o trabalho é dar sinal verde para o aparecimento de falhas e a consequente ocorrência de retrabalhos depois. O mais recomendado é tentar estabelecer na agenda algumas pausas para descansar entre as atividades do dia a dia e efetivamente cumprir esses períodos. Pode ser útil levantar, caminhar pelo escritório, tomar uma água ou comer algo, bater um papo descontraído rápido ou o que melhor funcionar para você. Com isso, você recarrega as energias e volta com força total para um novo período de atividades!

Aprenda a dizer não

Profissionais extremamente dispostos a atender a todas as demandas no trabalho podem acabar se prejudicando no longo prazo. Quem diz sim a todas as solicitações pode, no fim das contas, ter que levar tarefa para casa. Não se trata de se omitir das responsabilidades, mas sim de deixar de lado alguns tipos de compromissos ao contar com uma delegação bem feita e com o devido treinamento da equipe. Junte a lista de prioridades, os objetivos estratégicos do negócio e o tempo que tem disponível para avaliar o que deve fazer de fato e o que pode ser delegado a um colaborador.

Agora comente aqui e nos conte como você faz sua gestão de tempo no dia a dia! Compartilhe conosco aqui nos comentários as estratégias que usa para ser mais produtivo e participe da conversa! Ou realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da Docusign.