5 razões e uma solução para reduzir o consumo de papel na empresa

O mundo consome aproximadamente 400 milhões de toneladas de papel todos os anos. No Brasil, em um único mês, somos capazes de produzir cerca de 800 mil toneladas (o que significa a derrubada de mais de 15.000 árvores). Para piorar, as despesas com materiais de escritório (dentro das quais o consumo de papel e os gastos com impressões estão inclusos) podem abocanhar mais de 20% do faturamento, prejuízo silencioso que pode impedir as empresas de crescerem.

Ora, em meio a tantos prejuízos, por que alguns gestores protelam a implementação de uma mudança na gestão de custos que passe pela eliminação completa do papel como fonte de registro de dados empresariais? Para quem entende que já passou da hora de mudar essa cultura, mas não sabe por onde começar, vamos mostrar 5 razões para reduzir/eliminar o consumo de papel nas organizações, tornando o registro dos dados muito mais seguro, econômico e sustentável! Acompanhe-nos!

1. Desorganização

Uma pesquisa feita em 2013 pela Enterprise Content Managemente Maturity Model (ECM3) revelou que o Brasil ainda está entre o nível 1 e 2 na adoção das melhores práticas de gestão da informação (a escala vai até o nível 5), o que comprova a ineficiência na organização dos processos internos das empresas nacionais. O que isso tem a ver com consumo de papel? Tudo.

Estudos mostram que as empresas brasileiras perdem 1 documento a cada 12 segundos. Como se não bastasse, os funcionários perdem até 2 horas diárias procurando papeis extraviados, sendo que 90% das informações, uma vez arquivadas, jamais serão consultadas novamente. Será que vale mesmo a pena gastar tanto com impressões e compras de pilhas de resmas de papel, todos os meses? Seus dados empresariais estão realmente protegidos?

2. Alto custo com consumo de papel e impressões

Em uma organização, um parque com dezenas de impressoras implica, anualmente, em alto custo com energia elétrica, manutenção de equipamentos, compra de toneladas de toners/papel, além do arquivamento de documentos físicos (que custa, em média, R$ 50,00 por cópia!). Você, aliás, já sabe quanto de seu faturamento é consumido apenas com esses itens?

Se a resposta é negativa, é altamente recomendado calcular os custos mensais com papeis e impressões, uma vez que o descontrole na compra de materiais de escritório é um indicativo poderoso de que sua empresa não adota uma política de gestão de custos verdadeiramente eficiente.

• Papel

Imagine que uma empresa de grande porte faça 50 mil impressões durante o mês. Levando em conta que uma resma de papel (500 folhas) custa em torno de R$ 20,00, essa empresa gastaria cerca de R$ 2.000,00... só com papel.

Mas e com toners?

• Toner

Com muita “boa vontade”, um toner pode imprimir cerca de 3.000 folhas (o valor varia muito de acordo com cada fabricante, mas vamos adotar o melhor desempenho possível, para fins de simulação).

Nesses moldes, seria necessário comprar aproximadamente 16 toners por mês. Tomando por base um custo médio de R$ 300,00 por toner, seriam gastos R$ 4.800,00 apenas com tinta para impressão!

Veja que chegamos até agora a R$ 6.800,00 por mês, o que significa o nada desprezível valor de R$ 81.600,00 por ano. Há ainda que serem considerados as despesas com energia elétrica e o tempo de vida útil de cada impressora (que será reduzido em função da alta demanda de impressão mensal).

Quase R$ 100 mil ao ano sendo jogado fora, com tintas, papeis, etc. Não seria mais interessante, financeiramente falando, digitalizar as informações e tramitar todos os documentos no ambiente virtual?

Atualmente, existem soluções no mercado que permitem aos gestores assinar documentos de forma eletrônica, a partir de qualquer lugar, com qualquer dispositivo e em qualquer hora.

Isso torna desnecessária a realização de impressões, uma vez que o próprio arquivamento do e-documento se faz de forma digital, em diretórios especializados alocados em nuvem, com backups automáticos, etc. Ou seja, se uma empresa pode ter mais segurança no arquivamento de informações, maior rapidez e menor custo, por que continuar jogando fora parte significativa de seu faturamento?

3. Risco de perda de informações, por desgaste ou danos no manuseio dos arquivos

A degradação da celulose ocorre pelas mais diversas formas. Costuma-se iniciar com o ataque de agentes nocivos às ligações celulósicas, rompendo-as ou facilitando que sejam agregadas nelas novos componentes que, uma vez instalados na molécula, provocam complexas reações químicas que resultam na destruição das cadeias celulósicas.

É o caso da umidade que, facilmente absorvida pelo papel, causa a completa deterioração das folhas (e a perdas das informações registradas).

Além da acidez e a oxidação, o processo de deterioração da celulose ainda passa pela atuação de agentes físicos, como insetos, roedores e o próprio homem, em eventual imperícia na manipulação dos arquivos.

E tem quem diga que arquivar documentos físicos é muito mais seguro do que gravar arquivos digitais!

4. Insalubridade/alto custo com manutenção de salas de arquivos

A biologia cataloga a existência de mais de 100.000 tipos de fungos que atuam nos mais diversos ambientes e substratos. A muitos deles, a celulose é seu maior alimento, o que explica a mudança na coloração do papel e em seu aspecto físico durante os anos.

Além dos fungos, o papel sofre o ataque de outros microrganismos (como bactérias) e insetos, que também são nocivos ao homem. Alergias, doenças respiratórias e leptospirose são somente algumas das muitas doenças que emergem da falta de cuidado com sala de arquivo morto.

Perceba que o acúmulo de papeis não garante segurança das informações (pelo extravio constante e pelas dificuldades de busca), tem alto custo e ainda oferece riscos à saúde dos funcionários.

5. Incentivo ao desmatamento

Já parou para pensar qual o custo do papel que você usa em sua impressora? Para se ter uma ideia da seriedade da questão, o governo norte-americano divulgou um relatório em 2009, afirmando que gastava em torno de US$1,3 bilhão em impressões, sendo que quase 440 milhões desse seguiam para o lixo em até 1 ano. O problema que é para fabricar cada tonelada de papel, é necessário derrubar cerca de 11 árvores.

Imagine o quanto sua empresa “desmata” anualmente? Tudo para ampliar a nuvem de poeira de suas salas de arquivo, de difícil acesso, insalubres e que respondem por boa parte do tempo que seus funcionários perdem procurando documentos.

Será que, em plena era da Computação em Nuvem e em que quase a totalidade das transações são feitas pela Internet, vale ainda a pena manter esse nível de consumo de papel?

Quer saber mais sobre o futuro da gestão de documentos, apoiada em soluções como as citadas acima? Então entre em contato conosco e teremos o prazer de mostrar quanto sua empresa pode ganhar com essa mudança de cultura do abandono do consumo de papel! Até a próxima!