5 problemas da assinatura de contratos no método tradicional via papel

Quem atua no mundo corporativo sabe bem que fechar um negócio não é uma tarefa das mais fáceis, uma vez que, em geral, demanda investimento de tempo e dinheiro, uso de habilidades técnicas, paciência e esforço da equipe de profissionais envolvidos. Todo esse trabalho pode ser ainda mais árduo se a assinatura de contratos no método tradicional em papel for a forma utilizada pela empresa para desenvolver e finalizar a transação que está sendo efetuada.

Tudo tende a se complicar porque a assinatura feita em papel gera um série de percalços administrativos e financeiros para a companhia, podendo levar à redução da produtividade e até à  baixa competitividade. Sabia disso? Nesse contexto, a adoção da assinatura eletrônica é chave para evitar entraves e otimizar o fluxo operacional do negócio, tornando-o compatível com a realidade tecnológica que caracteriza todos os segmentos de mercado na atualidade.

Foi levando em conta todos esses aspectos que preparamos o post de hoje. Nele, vamos mostrar quais os maiores problemas que a assinatura de contratos no método tradicional normalmente ocasiona para um funcionamento de um negócio. Além disso, iremos abordar como o uso da assinatura eletrônica, além de evitar essas complicações, tem tudo para impulsionar as atividades mercadológicas desenvolvidas pela empresa. Continue a leitura e fique informado!

O método tradicional via papel de assinatura de contratos

Quem assina um documento assume total responsabilidade pelo seu teor, ou seja, concorda integralmente com o que está escrito nele. Dessa maneira, em termos gerais, uma assinatura serve para confirmar que o seu proprietário está de acordo com um determinado conteúdo. Essa função tão importante da assinatura foi, por muito tempo, desempenhada somente de forma manuscrita em um papel, sendo, este, portanto, considerado o seu formato tradicional.

Assinaturas em papeis, feitas, principalmente, em textos impressos, já foram o principal meio de celebrar contratos — de compra, venda, aluguel, prestação de serviços etc. — no universo corporativo. No entanto, com o surgimento de tecnologias que possibilitaram a elaboração, a tramitação e a finalização desse tipo de documento sob a forma digital, a emissão de firma manuscrita acabou se tornando uma prática relativamente obsoleta.

Nesse contexto, por ser uma ferramenta que permite a uma pessoa — seja ela física ou jurídica — subscrever os mais variados tipos de documentos produzidos no ambiente virtual, a assinatura eletrônica vem se popularizando no cenário mercadológico. As empresas que optam por operarem apenas com a assinatura manuscrita não são capazes de acompanhar as inovações corporativas e, em consequência disso, tornam-se menos competitivas.

Problemas comuns da assinatura tradicional

Como apontamos, a utilização exclusiva da assinatura tradicional por uma companhia é um indicativo de que ela está desatualizada com relação à evolução das práticas administrativas de mercado. E, se não bastasse esse aspecto negativo, o uso de firma à mão traz diversos outros problemas, os quais podem ser evitados com a implantação da assinatura digital. A seguir, vamos destacar os principais deles.

1. Extravio

A utilização de assinatura manuscrita requer que os contratos sejam fisicamente levados aos seus signatários e, posteriormente, arquivados em um local seguro. A questão é que, por se tratarem de folhas de papel, esses documentos podem ser facilmente extraviados, o que tende a causar uma grande dor de cabeça para as partes envolvidas.

Com a adoção da assinatura digital, todo esse risco pode ser evitado. Uma vez que o documento é gerado e armazenado em meio eletrônico, não há a possibilidade de ele ser perdido. Como forma de precaução os signatários do contrato podem salvá-lo em diferentes locais, como mídias físicas e tecnologia de arquivamento em nuvem.

2. Dificuldade na coleta

Outro problema comum causado pelo uso da assinatura tradicional é a sua coleta. Tanto os clientes quanto os profissionais da companhia envolvidos na transação têm uma série de outras demandas que podem dificultar a realização de uma reunião para que as assinaturas sejam emitidas, o que acarreta atrasos para o fechamento do contrato.

Isso deixa de existir com a elaboração de contratos eletrônicos. Como as firmas atribuídas a esse tipo de documento são digitais, elas podem ser coletadas em qualquer hora e lugar, sem a necessidade da presença das partes envolvidas, o que torna o processo mais flexível, cômodo e dinâmico.

3. Alto custo de confecção e encaminhamento de documentos

A opção por contratos em papel gera custos com a sua confecção e envio ao cliente. Nesse formato documental será necessário imprimir o documento, que muitas vezes é extenso, assim como encaminhá-lo, via serviço de postagem ou de entrega, para o consumidor, cujo local de recebimento pode ser distante. Essas ações oneram a empresa.

Ao utilizar a assinatura digital, a companhia extingue esses gastos, o que, no final das contas, gera uma economia significativa. Isso acontece porque, como os contratos tramitam no ambiente virtual, não há a necessidade de impressões e nem de expedição.

4. Gasto excessivo de tempo

O uso da firma manuscrita faz com que o processo de tramitação do contrato seja muito mais demorado. Para se ter uma ideia do gasto excessivo de tempo, basta lembrar de que os contratos em papel deverão ser elaborados, impressos, encaminhados aos clientes para a leitura e aprovação, impressos novamente e, só então, enviados para receberem as assinaturas.

Todo esse tempo é drasticamente reduzido com a utilização da assinatura digital, já que as etapas do contrato são desenvolvidas virtualmente por ambas as partes. Essa otimização possibilita aos profissionais aproveitarem o seu expediente com outras atividades de maior relevância, de modo a tornarem-se mais produtivos.

5. Fraudes

Quando os documentos emitidos recebem assinaturas manuscritas, existem grandes chances de serem adulterados. Isso acontece porque ao mesmo tempo em que são praticadas poderosas técnicas para fraudar firmas em papel, não há formas totalmente seguras e acessíveis para efetuar a checagem da autenticidade documental.

As assinaturas eletrônicas, no entanto, são capazes de evitar ações fraudulentas. Isso porque os recursos que embasam o funcionamento dessa ferramenta, como a comprovação biométrica ou a exigência de senhas, impossibilitam que outros usuários alterem um contrato subscrito, o que mantém a privacidade e a autenticidade do documento.

Como mostramos, a assinatura de contratos no método tradicional, além de ser um meio já ultrapassado, causa uma série de problemas para as empresas que insistem em usá-la. Uma solução segura e eficiente na hora de subscrever documentos é a adoção da assinatura eletrônica, que vem transformando as formas de se fazer negócio em meio digital.

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