4 benefícios de documentos online e como investir nisso

A era digital já é uma realidade da qual ninguém pode fugir. E, por mais que traga mudanças que precisam ser assimiladas por todos, também gera inúmeras facilidades em todos os âmbitos da sociedade.

No universo administrativo, isso não é diferente, pois diversos recursos tecnológicos dinamizam a elaboração, o uso e a gestão documental. Os benefícios de documentos online são um importante exemplo dessas melhorias inovadoras.

Que tal saber mais sobre essa modalidade de registro de informações? Neste post, vamos abordar o cenário da transformação de documentos físicos em online e mostrar alguns dos principais documentos de identificação com versões digitais válidos no Brasil e suas principais vantagens. Prossiga com sua leitura e confira agora mesmo!

A transformação de documentos físicos em online

A digitalização de processos é uma das tendências mais influentes e em considerável expansão da sociedade contemporânea. Grande parte das atividades desenvolvidas pelas pessoas em seu cotidiano doméstico, profissional, educacional, comercial, de entretenimento, entre outros, pode ser feita por meio do uso de ferramentas digitais — em geral, acessíveis e fáceis de manusear.

Esse novo contexto está transformando as formas de criar, utilizar e armazenar os documentos dos mais variados tipos. Diante da democratização do acesso a recursos tecnológicos, como smartphones, tablets e notebooks, em conjunto ao desenvolvimento de sistemas informatizados altamente seguros, a digitalização documental vem se tornando uma realidade.

Para se ter uma ideia, os contratos online, as notas fiscais eletrônicas e os boletos digitais correspondem a apenas alguns dos tipos de documentos que são elaborados e circulam no ambiente virtual com frequência. Os formatos documentais que utilizam a inteligência artificial são múltiplos e devem, em um futuro bem próximo, não só alcançar todas as modalidades de registro possíveis, como se tornar de uso obrigatório.

Na esfera de atuação profissional, a área da medicina já conta com o recurso CRM digital, que, por meio da tecnologia de smartcard, virtualiza a cédula de identidade médica emitida pelos conselhos regionais de medicina.

No âmbito do direito, está disponível a carteira digital da OAB, documento eletrônico que, operando a partir de aplicativos para smartphone, reúne todos os dados presentes no registro físico da Ordem a respeito dos dados dos advogados.

Os documentos de identificação com versões digitais

A documentação virtual é produzida e usada para diversas finalidades de registro nos mais variados setores da sociedade, consistindo em uma metodologia organizacional altamente eficiente. Uma das áreas que vem se beneficiando de forma significativa dessa utilização é a identificação de usuários nos âmbitos pessoal, profissional e institucional, a qual já está em uso por alguns órgãos do governo.

Isso é possível porque o governo está usando diversas soluções tecnológicas para disponibilizar versões digitais de documentos de identificação pessoal, como a Carteira de Trabalho e Previdência Social, a Carteira Nacional de Habilitação e o Título de Eleitor.

Trata-se do desenvolvimento de aplicativos que, suportados pelos sistemas operacionais Android e IOS, permitem aos titulares usarem esses documentos no formato eletrônico via smartphone, com validade e segurança.

CNH Digital

A CNH Digital corresponde ao formato eletrônico da Carteira Nacional de Habilitação, contendo os mesmos dados do registro físico. A autenticidade dessa modalidade de documento, que pode ser consultada offline, é garantida pelo certificado digital e pela presença do QR Code, de modo a dispensar a apresentação da documentação impressa às autoridades de trânsito.

e-Título

O e-Título é a versão digital do documento utilizado pelos eleitores para exercerem seu direito a voto em eleições municipais, estaduais e federais, ou quando necessitarem de algum tipo de serviço eleitoral. A modalidade eletrônica pode substituir o Título de Eleitor sob o formato físico sempre que for necessária a sua apresentação.

CTPS Digital

Trata-se da Carteira de Trabalho e Previdência Social disponibilizada por meio de uma plataforma virtual. O aplicativo reúne informações sobre os contratos trabalhistas já firmados e o que está em vigência, permite a consulta do número do PIS/PASEP e possibilita a solicitação de uma nova via do documento impresso.

Os 4 benefícios de documentos online

Além de acompanhar as tendências da era digital, a digitalização de documentos pessoais gera uma série de vantagens tanto para os seus proprietários quanto para as instituições que utilizam esse tipo de documentação. Na sequência, vamos mostrar quais são alguns desses benefícios. Confira!

1. Acessibilidade

Os aplicativos que geram os documentos eletrônicos ficam em um só lugar: no smartphone do usuário. Logo, é preciso estar de posse apenas do celular para acessar os documentos. Essa característica faz com que as versões digitais possam ser fácil e rapidamente acessadas quando necessário, sem riscos de extravio documental.

2. Otimização de tempo

Com os documentos pessoais estando arquivados em um só local, o seu manuseio se torna muito mais ágil. Além disso, como boa parte dos procedimentos administrativos que envolvem o envio de documentação já é feita via internet, contar com versões eletrônicas permite ao usuário otimizar tempo, não precisando recorrer às digitalizações manuais.

3. Segurança

Se nunca aconteceu com você, certamente conhece alguém que já perdeu algum documento e gerou uma enorme dor de cabeça por conta disso. Fazendo uso dos documentos digitais, os seus proprietários ficam mais protegidos da utilização indevida de informações, como possíveis fraudes. Isso porque os aplicativos que suportam as versões eletrônicas exigem a autenticação do usuário.

4. Autenticidade

As plataformas que operacionalizam a geração de documentos pessoais digitais são todas criadas e geridas por órgãos do governo. Assim, os sistemas contam com recursos de criptografia que conferem e validam a identificação dos usuários, de modo a atribuírem as devidas autenticidades aos arquivos virtuais gerados.

Como você deve ter notado, são muitos os benefícios de documentos pessoais online, pois essa modalidade de registro já é uma realidade em todas as esferas da sociedade, substituindo os montantes de papéis. Os documentos digitais são especialmente importantes porque facilitam a vida das pessoas, conferindo segurança, acessibilidade e agilidade aos processos que envolvem a identificação dos usuários.

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