Três dicas para orientar uma transformação digital bem-sucedida

Os últimos 18 meses mostraram como é importante que as pessoas se juntem para resolver problemas. Muitas organizações enfrentaram desafios internos e externos, como mudar para forças de trabalho remotas, dominar as comunicações virtuais e transações totalmente digitais.

Como diretor de tecnologia da Docusign, testemunhei como as pessoas podem ser incrivelmente resilientes quando suas vidas pessoais e profissionais são viradas de cabeça para baixo e a importância de ter sistemas e processos igualmente resilientes.

Embora estejamos todos ansiosos para seguir em frente, é importante analisar o que aprendemos com este tempo de incertezas e mudanças repentinas. Agora, mais do que nunca, estou convencido de que o mundo depende dos contratos: entre organizações e consumidores, prestadores de serviços, funcionários etc. E, infelizmente, muitas vezes eles são apoiados por sistemas legados e processos manuais que aumentam a frustração e o atrito, corroendo a segurança e a confiança.

A automação de processos é um fator importante para o sucesso de empresas que adotaram a transformação digital, abandonando operações em papel desatualizadas e sujeitas a erros. Não importa onde esteja em sua jornada de transformação digital, você deveria considerar as três dicas de automação de processo abaixo.

1. Pense em todo o processo do contrato

Inovações como assinatura eletrônica transformam digitalmente o momento do contrato. Mas o processo de contrato é muito mais do que isso. Analisando o assunto de forma holística, existem várias etapas do fluxo de trabalho antes e depois da assinatura que geralmente dependem de informações e suporte de funcionários, parceiros e fornecedores. Você deve levar em conta todo o ecossistema ao automatizar processos.

Com a tecnologia certa implementada, as organizações agora são capazes de automatizar todo o processo de contrato, incluindo como elas preparam, assinam, armazenam e analisam contratos.

2. Faça seus contratos trabalharem por você

As organizações podem desperdiçar incontáveis horas pesquisando manualmente em contratos para responder a questões jurídicas e de conformidade. Com a tecnologia de análise de contratos baseada em inteligência artificial, você pode obter insights valiosos dos seus contratos. A capacidade de pesquisar cláusulas específicas em milhares de contratos com apenas alguns cliques economiza muito tempo, ao mesmo tempo em que reduz o erro humano.

Aproveitar a IA também oferece muitos outros benefícios, como ajudá-lo a entender onde você negociou bem para que possa replicar esse sucesso em contratos futuros. No geral, a maior visibilidade dos riscos e oportunidades reduz o esforço manual e pode diminuir drasticamente os custos.

3. Concentre-se na segurança e na confiança

A confiança é uma via de mão dupla. É um relacionamento contínuo que você constrói com seus clientes, parceiros e fornecedores e que exige transparência e comunicação honesta. Levando em conta todos os participantes do ecossistema de contratos de uma organização (e as informações confidenciais compartilhadas entre eles) a segurança e a confiança não podem ser negligenciadas de forma nenhuma.

Fortes mecanismos de segurança e processos operacionais robustos que cumpram ou ultrapassem as mais elevadas normas internacionais protegerão seus documentos e dados. A conformidade dos contratos com as jurisdições de direito europeu e inglês é vital para conduzir negócios em âmbito regional e internacional. Uma infraestrutura robusta fornecerá alta disponibilidade consistente para oferecer garantia de que os serviços estarão disponíveis sempre que necessário.

Mesmo com todas essas medidas de segurança em vigor, para criar e desenvolver confiança dentro do seu ecossistema, todos devem operar em igualdade de condições, o que significa que todos compartilham informações e mantêm a sua palavra. Sua segurança é tão boa quanto a de todas as outras pessoas no seu ecossistema de contrato.

Fazer negócios on-line pode ser uma proposta assustadora. E onde há computadores conectados, há um risco maior de ameaças cibernéticas. Em última análise, é preciso que os clientes confiem que você está protegendo suas informações e que entregará o que prometeu. Não é diferente com seus funcionários, parceiros e fornecedores. Avalie seus processos de contrato de dentro para fora, abordando primeiro qualquer dos seus próprios pontos fracos e, depois, trabalhando com quem está em seu ecossistema para fazerem o mesmo.

A transformação digital bem-sucedida exige uma abordagem holística, proativa e contínua, gerando melhores relacionamentos, maior eficiência e melhor resultado líquido.

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