Zweeds advocatenkantoor Cederquist vertrouwt op technologie voor ID-verificatie

Cederquist is een van de meest vooraanstaande advocatenkantoren in Zweden. Zo hebben ze niet alleen ruim 100 advocaten in dienst en een klantenbestand waar je u tegen zegt, maar werken ze ook samen met Docusign om de juridische sector in Zweden naar de 21e eeuw te brengen. Cederquist wil de complexe afhandeling van overeenkomsten op de automatiseren door middel van online verificatie met het eID-programma BankID.

Achtergrond

De mogelijkheid om iemands identiteit te verifiëren is een belangrijk onderdeel van de manier waarop in Zweden en de rest van Scandinavië transacties worden gedaan. De populairste manier om jezelf te identificeren bij online transacties is BankID, een digitaal legitimatiebewijs waarbij de uitgevende bank garant staat. Volgens de Zweedse wet is er voor bepaalde transacties en processen een geavanceerde elektronische handtekening nodig om te voldoen aan de Europese eIDAS-verordening. Door een digitale handtekening te combineren met de Zweedse online BankID-verificatie, kan aan deze vereiste worden voldaan.

Helaas is dit in de praktijk niet de meest ideale oplossing in veel branches, waardoor papieren formulieren, schriftelijke aanvragen en persoonlijke verificatie nog altijd de scepter zwaaien. Dit is zeker ook het geval bij veel overheidsdepartementen. Het was ook een struikelblok voor Cederquist, dat voor zijn klanten vaak overheidsdocumenten moet indienen.

Cederquist koesterde de wens om tot de meest vooruitstrevende bedrijven in Zweden te horen. Het bedrijf wilde zijn klanten een moderne ervaring bieden, waarbij soepel, veilig en met name op afstand zaken gedaan kon worden. Ook duurzaamheid, een belangrijke pijler bij Cederquist, speelde een grote rol. De combinatie van deze factoren was aanleiding voor Cederquist om het gebruik van e-handtekeningen en digitale ID-verificatie te promoten voor officiële overheidsprocessen.

De uitdaging

Rome is niet in één dag gebouwd, luidt het gezegde. Dus met het veranderende juridische landschap in het achterhoofd, richtte Cederquist zijn aandacht op het tackelen van papierafhankelijke processen. Als early adopter van elektronische handtekeningen had het bedrijf al in 2014 Docusign eSignature geïntegreerd. Johannes Farje, Hoofd Digital Services & Innovation, bleef een gepassioneerde voorstander.

De volgende hindernis was om ervoor te zorgen dat deze technologie door de overheidsdepartementen geaccepteerd zou worden. Overheidsorganisaties zoals Bolagsverket (de Zweedse kamer van koophandel), Finansinspektionen (de financiële toezichthouder), en Lantmäteriet (het kadaster) erkenden e-handtekeningen nog niet en hielden nog vast aan afgedrukte documenten en originele kopieën. Cederquist wist dat het eerst deze overheidsinstanties moest overtuigen van de noodzaak om een digitale inhaalslag te maken.

Een andere stimulans was de toegenomen mobiliteit en internationale aanwezigheid van veel van Cederquists klanten. Zij waren meestal wel digitaal bereikbaar op hun mobiele telefoon, maar konden niet altijd fysiek aanwezig zijn vanwege hun drukke reisschema. Als Cederquist niet op afstand transacties kon uitvoeren, zouden ze het snelle tempo van de afgelopen jaren niet meer kunnen bijbenen.

Omdat de klanten van Cederquist vaak onderweg waren, hadden ze meestal geen toegang tot printers en scanners. Daardoor was het niet te doen om documenten te printen, ondertekenen, scannen en per post te versturen. Een groeiend milieubewustzijn was de doorslag om voor eSignature te kiezen. Op de website van Cederquist staat duidelijk dat duurzaamheid een van de vier bedrijfswaarden is: 

“Wij vinden het belangrijk om duurzaam te ondernemen, zodat we met innovatieve oplossingen en modern juridisch advies de hoogste kwaliteit en waarde kunnen bieden aan onze klanten. Duurzaamheid speelt een centrale rol bij alles wat we doen. Zowel op het gebied van onze juridische dienstverlening als in de manier waarop we te werk gaan.” Ouderwetse papierafhankelijke processen dwongen het bedrijf om stapels papier te printen, waardoor deze waarde werd ondermijnd.

De oplossing

Cederquist begon een lobbycampagne om de overheid te informeren en overtuigen om de processen digitaal te transformeren. Dit betekende wel dat honderden jaren oude tradities hervormd moesten worden. Het bedrijf werkte samen met Docusign om de belangrijkste instanties van de Zweedse overheid te overtuigen hun formulieren geschikt te maken voor eSignature. Cederquist en Docusign richtten hun pijlen eerst op Bolagsverket door samen een casus te presenteren over hoe verouderde procedures verbeterd konden worden met technologie. Dit nieuwe verbond liet zien hoe met Docusign Agreement Cloud een robuuste en veilige omgeving gecreëerd kon worden om bedrijfsprocessen te automatiseren. Daarnaast werden voordelen zoals betere beveiliging, enorme kostenbesparingen, hogere productiviteit en milieuwinst uitgelicht.

Het samenwerkingsverband slaagde erin de juridische integriteit van de eSignature-technologie aan te tonen. Bolagsverket erkende e-handtekeningen als rechtsgeldig en juridisch bindend. Cederquist heeft de bal aan het rollen gebracht voor digitalisering. De volgende stap was om de mogelijkheid om overheidsdocumenten elektronisch te ondertekenen te combineren met Cederquists mogelijkheid om ontvangers te verifiëren. 

Identiteitsverificatie met het Zweedse BankID was belangrijk voor overheidsinstanties zoals Bolagsverket om elektronisch ondertekende documenten, bijvoorbeeld voor het registreren van een nieuw bedrijf of het indienen van financiële documenten, te kunnen accepteren. Deze overheidsinstanties vereisten vaak een geavanceerde e-handtekening die door een vertrouwensdienstverlener zoals Docusign werd uitgegeven om een hoog vertrouwensniveau bij de transactie te garanderen.

Sinds de eerste casus accepteert Bolagsverket e-handtekeningen bij steeds meer processen, waardoor Cederquist sneller en naadlozer diensten kan aanbieden aan haar klanten. Cederquist gebruikt het HighQ-platform om elektronische diensten aan te bieden aan klanten. Met dit platform kunnen digitale transacties veilig en snel worden uitgevoerd, altijd en overal.

Ook intern heeft Docusign een zichtbare impact op de bedrijfsvoering van Cederquist. Het HR-team heeft Docusign Agreement Cloud geïntegreerd met de processen voor medewerkersbetrokkenheid. De traditionele onboarding van sollicitanten gaat sneller, maar er blijft wel persoonlijk contact tijdens het proces. Bovendien is er de mogelijkheid om documenten persoonlijk te komen ondertekenen. 

De elektronische onboarding van nieuwe medewerkers is niet alleen veel beter dan wat de concurrent biedt, maar laat ook zien dat Cederquist vooruitstrevend is en dat heeft een geweldige impact op de werving en het behoud van talentvolle medewerkers.

Het is duidelijk dat Cederquist met de combinatie van Docusign eSignature en online ID Verification van Docusign Agreement Cloud een voorsprong heeft behaald in de juridische sector. Hoewel concurrenten net zo goed kunnen profiteren van deze digitale revolutie, heeft de vooruitziende blik van Cederquist het bedrijf ook een grote voorsprong bezorgd.

Omdat Docusign volledig geschikt is voor mobiel gebruik, kunnen de klanten van Cederquist onderweg overeenkomsten ondertekenen en zichzelf gemakkelijk identificeren op een manier die aansluit op het huidige digitale tijdperk.

De toekomst

Maar dat is nog niet alles. Cederquist selecteerde een groep klanten die nauw samenwerkte met het R&D-team van Docusign om Docusign ID Verification op de markt te brengen. Naar de toekomst toe blijft het bedrijf alle registers opentrekken om innovatieve oplossingen te bieden en de verzamelde ID's van hun klanten veilig op te slaan, te beheren en toe te passen om de efficiëntie te verbeteren.