Unilever verbetert de inkoopprocessen met de Docusign Agreement Cloud

Uitbreiding door innovatie

Elke dag gebruiken meer dan 2,5 miljard mensen in 190 landen producten van Unilever, dat ruim 400 merknamen heeft zoals Dove, Lipton en Ben & Jerry’s. Het bedrijf streeft ernaar producten te maken die niet alleen populair zijn bij consumenten over de hele wereld, maar ook milieuvriendelijker zijn.

Innovatie is onderdeel van de groeistrategie van Unilever en zorgt ervoor dat het bedrijf een toonaangevende speler blijft in het alsmaar veranderende wereldwijde bedrijfsklimaat. Een van de belangrijkste initiatieven van Unilever is de samenwerking met Docusign. Unilever gebruikt verschillende producten van Docusign Agreement Cloud en heeft deze geïntegreerd in hun andere systemen. Met het Docusign-platform kan Unilever allerlei processen binnen verschillende afdelingen automatiseren. In deze casestudy gaan we dieper in op het Smarter Contracting-initiatief van Unilever.

Unilever en het Smarter Contracting-initiatief – vernieuwing op het gebied van inkoop

Een efficiënte en kostenbesparende afhandeling van contracten is essentieel voor de toeleveringsketen van deze internationale onderneming. Voordat Unilever samenwerkte met Docusign, moesten de over de hele wereld verspreide teams overeenkomsten e-mailen, afdrukken, scannen, faxen en in een softwareprogramma invoeren. En dan moesten ze vaak nog via de telefoon de status ervan opvolgen. Aangezien Unilever een enorm bedrijf is dat wereldwijd zakendoet, kostte deze manier van werken enorm veel tijd en geld.

“De mensen waren hun inbox aan het doorspitten op zoek naar de e-mail met de juiste versie van het contract in de bijlage,” vertelt Wei Ling Lim, Global General Counsel for Global Supply Chain bij Unilever. “We zochten hulpprogramma’s en oplossingen om onze systemen te harmoniseren, te vereenvoudigen en efficiënter te maken.”

Unilever ging de samenwerking aan met Docusign om de afhandeling van inkoopcontracten te digitaliseren. Met Docusign CLM (Contract Lifecycle Management) kon Unilever inkoopportfolio’s integreren in een workflow voor contractmanagement en daarmee de contractafhandeling versnellen. Bijvoorbeeld:

• Als er een contract moet worden opgesteld, kan de aanvrager de belangrijkste punten snel in het contract invoeren.

•  Het contract wordt automatisch gegenereerd met de juiste clausules op basis van ingevoerde en opgehaalde gegevens. 

• Met de Docusign CLM-workflow kan Unilever het contract naar de juiste mensen sturen ter beoordeling en goedkeuring.

• Wanneer het contract klaar is voor ondertekening stuurt Unilever het via Docusign eSignature naar de juiste persoon op een efficiënte, gebruiksvriendelijke manier.

Docusign CLM en eSignature zijn essentieel in het Smarter Contractingprogramma, dat Unilever niet alleen heeft opgezet om de afhandeling van contracten sneller en efficiënter te maken, maar ook om het leven van hun medewerkers gemakkelijker te maken. De juiste informatie wordt nu automatisch in een contract ingevoegd, waar medewerkers dat eerst met de hand moesten doen.

Unilever gebruikt daarnaast Docusign Click om Clickwrapovereenkomsten te vereenvoudigen. Met Docusign Click kan Unilever gemakkelijk statische overeenkomsten, waarvan de inhoud niet verandert per ondertekenaar, standaardiseren. Deze oplossing zet Unilever nu al in voor hun NDA’s.

 “We hebben alles zo ingesteld om de gebruikerservaring zo goed mogelijk te maken,” vertelt Wei Ling.

Sinds de introductie van Smarter Contracting hebben ze al ruim 9000 contracten afgehandeld met het platform, waarvan er meer dan 4000 automatisch zijn gegenereerd met Docusign CLM. Het programma kan contracten in het Engels, Spaans, Portugees en Indonesisch opstellen. Het Smarter Contracting-initiatief is al in meer dan 70 landen geïmplementeerd. 

De gemiddelde afhandelingstijd van een contract is gehalveerd. Het bedrijf is in India een testproject gestart met het Smarter Contractingplatform en het opstellen van contracten gaat nu al 80% sneller.

Meer overeenkomsten, minder papierwerk

Maar de resultaten van Unilever met Smarter Contracting zijn niet het hele verhaal. Veel andere groepen binnen Unilever gebruiken Docusign Agreement Cloud om de afhandeling van overeenkomsten efficiënter te maken, waardoor ze sneller, eenvoudiger en doelgerichter zaken kunnen doen.