TIP geeft verouderd contractproces opnieuw vorm met Docusign eSignature

TIP is een vooraanstaande serviceprovider en verhuurt trailers, tankwagens en andere voertuigen. Het bedrijf heeft meer dan 100 kantoren in 18 landen en is altijd op zoek naar nieuwe manieren om de klantervaring te verbeteren. Bij TIP staat de digitale transformatie hoog in het vaandel en dus was het bedrijf op zoek naar een manier om zijn handmatige en verouderde ondertekenprocessen te moderniseren. 

De voorheen atechnische juridische en nalevingsafdelingen gingen in het verleden gebukt onder de vele papierafhankelijke processen, maar staan nu aan het voorfront van deze transformatie. Dankzij Docusign eSignature heeft het bedrijf tijdens het eerste jaar flink kunnen besparen. Daarnaast slaagde TIP erin om beter in te spelen op de behoeften van hun klanten en de zaak draaiende te houden tijdens de pandemie, ook al lag de reisindustrie plat en was in levenden lijve ondertekenen onmogelijk geworden. 

Met elektronische handtekeningen bespaar je geld, tijd en moeite

Voordat TIP het ondertekenproces had getransformeerd, moesten medewerkers vaak naar een ander land vliegen om persoonlijk een deal te sluiten en tientallen documenten met pen te laten ondertekenen. Curt Fall, Senior Corporate Counsel and Compliance Leader bij TIP, wist dat er een betere manier was om zaken te doen en digitale innovatie binnen de juridische afdeling te stimuleren. Hij was vastberaden om te voorkomen dat TIP werd tegengehouden door verouderde processen.

Dankzij Docusign eSignature kon het team van Curt overeenkomsten digitaal opstellen, uitvoeren en opslaan. Curt zegt zelfs dat het niet mogelijk was om TIP draaiende te houden tijdens de COVID-19-pandemie als ze Docusign eSignature niet hadden geïmplementeerd. Nu zijn medewerkers thuiswerkten, waren elektronische handtekeningen onmisbaar om deals te sluiten.

Na een evaluatie van de belangrijkste technologieën voor e-handtekeningen koos TIP voor Docusign vanwege de moeiteloze implementatie en gebruiksvriendelijkheid. TIP wilde het ondertekenproces digitaliseren om tijd en geld te besparen. En dat was gelukt: na het eerste jaar had het bedrijf alleen al op verzendkosten € 40.000 bespaard. Het bedrijf is erin geslaagd een ROI van € 100.000 op de jaarlijkse kosten te behalen.

 Bovendien bespaart TIP dankzij Docusign nu ook tijd en moeite. Deals worden nu binnen enkele dagen gesloten, in plaats van weken. Bovendien worden de documenten zelf opgeslagen en zijn ze gemakkelijk doorzoekbaar. Dankzij de naadloze compatibiliteit van Docusign met Salesforce kon TIP eSignature integreren met hun Salesforce CRM-programma, zodat documenten beheerd konden worden vanuit een centrale locatie. Wat houdt dat in voor TIP? Geen verloren of rondslingerende contracten meer. 

eSignature voor financiële en salesafdelingen 

Voordat Curt de digitale transformatie in gang kon zetten, was het van cruciaal belang dat het management en de belangrijkste belanghebbenden hem steunden en dat hij ze van begin af aan hierbij betrok. De implementatie van eSignature was oorspronkelijk bedoeld voor managementteams en directeuren om juridische documenten zoals aandeelhoudersovereenkomsten en bestuursbesluiten te ondertekenen. Maar toen deze belanghebbenden een voorproefje kregen van het gemak, de bruikbaarheid en de waarde van deze oplossing, werd Docusign eSignature binnen het hele bedrijf geïntroduceerd.

De financieel directeur kreeg van de juridische afdeling namelijk digitale documenten om elektronisch te ondertekenen, maar op zijn eigen afdeling werd nog gewerkt met stapels papier. Toen wist hij dat het tijd was voor verandering. Het resultaat: eSignature werd ook gebruikt voor de workflows van de financiële afdeling. In 2019 werden elektronische handtekeningen eveneens geïmplementeerd op de afdeling Commercial Sales. Daar wordt nu 90–95% van de commerciële contracten afgehandeld met Docusign. Zelfs de meest atechnische directeuren willen er niet aan denken om weer met pen overeenkomsten te moeten ondertekenen.

Een moderne, maatschappelijk verantwoorde manier van werken conform alle normen

Bedrijven die vandaag de dag succes willen boeken, kunnen niet om digitalisering heen. Dankzij de digitale transformatie kan TIP zijn klanten beter helpen en zijn organisatie maatschappelijk verantwoord beheren. Het bedrijf heeft na de implementatie van elektronische handtekeningen flink kunnen besparen op papier- en transportkosten.

Voor TIP is naleving ook erg belangrijk. En ook op dat gebied is Docusign van waarde gebleken:

• Het waarborgen van een geünificeerde uitvoering van documenten en het bieden van een volledige audittrail, zodat altijd duidelijk is wie welk contract heeft ondertekend en wanneer dat is gebeurd.

• Het opslaan van ondertekende overeenkomsten in de cloud in plaats van in een bureau of archiefkast, zodat er geen documenten verloren gaan.

Minder papier, meer digitalisering

Een digitale transformatie is een doorlopend proces. Naarmate ondernemingen groeien, gaan ze op zoek naar nieuwe manieren om hun klanten beter van dienst te zijn. Zo ook TIP, dat een volledig digitale contractcyclus wil implementeren.