Synch leidt nieuw tijdperk van digitale juridische dienstverlening in

Het Scandinavische advocatenkantoor Synch vertegenwoordigt een nieuw type juridische dienstverlener. De oprichters van Synch zagen dat het huidige model voor het inschakelen van een advocaat te ingewikkeld en te afhankelijk van papier was. Daarom hebben ze een nieuw model ontwikkeld dat beter aansluit op het digitale tijdperk.

Synch is vijf jaar geleden opgericht en sindsdien is het bedrijf bezig om juridische dienstverlening te moderniseren. Zo zijn ze afgestapt van uurtarieven en rekenen ze in plaats daarvan een vast tarief voor opdrachten. Hierdoor krijgen klanten vooraf meer inzicht in de kosten.

Synch heeft geen partners, maar medewerkers die in de winst delen. Bovendien heeft Synch net als grote ondernemingen afdelingen in plaats van deskundigheidsgebieden. Een van deze afdelingen is Digital Services – en deze zul je niet snel bij een gemiddeld advocatenkantoor vinden. Magnus Sundqvist staat er aan het hoofd en hij legt uit wat deze afdeling zo uniek maakt:

“Bij sommige kantoren is digitaal contact met een consultant mogelijk en soms is er een groep die zich bezighoudt met digitale consultancy. Wij hebben een hele afdeling gericht op het leveren van digitale dienstverlening.”

Doordat digitalisering hoog op de agenda staat, is het bedrijf een aantrekkelijke carrièrekeuze voor wie zowel in recht als technologie geïnteresseerd is: “Wij hebben vijf advocaten in dienst die ook softwareontwikkelaar zijn,” vertelt Sundqvist.

Zijn bijzondere team heeft verschillende tools om de interne efficiëntie te vergroten en de samenwerking met klanten te verbeteren.

Knelpunten in het contractproces wegnemen

De eerste stap was om afscheid te nemen van papieren formulieren, aangezien dat bij veel advocatenkantoren een flink knelpunt is. Synch opteerde eerst voor een afzonderlijke oplossing voor e-handtekeningen, maar de integratie van eSignature met het HighQ-platform bood grote voordelen: het stelde de medewerkers in staat om vanuit een centrale plek met elkaar te overleggen en samen te werken met de klant. Dankzij de API-gerichte opzet en de mogelijkheid om de software makkelijk te integreren met andere systemen wordt Docusign nu in het hele bedrijf gebruikt voor elektronische handtekeningen.

De advocaten van Synch kunnen nu online opdrachtbevestigingen verwerken, zodat deze binnen een paar uur klaar zijn in plaats van enkele dagen.

Ook op het gebied van personeelswerving viel er veel winst te behalen. eSignature werd gebruikt om baanaanbiedingen, arbeidscontracten en geheimhoudingsverklaringen te ondertekenen, waardoor Docusign een belangrijk onderdeel werd van de onboarding van nieuwe HRmedewerkers. Dit gestroomlijnde proces zorgde voor een vernieuwende en aangename samenwerking tussen Synch en de nieuwe medewerkers.

Daarna ging het team van Sundqvist aan de slag om andere gebieden efficiënter te maken door het gebruik van formulieren, zoals contractmanagement en het maken van de notulen van de jaarlijkse algemene vergadering.

Elektronische ID-verificatie

In Scandinavië wordt vooral BankID gebruikt voor persoonlijke identificatie bij online interacties. Mensen gebruiken BankID om hun identiteit te verifiëren voor bijvoorbeeld transacties zoals online betalingen of het verzenden van overheidsdocumenten. Volgens de Zweedse wet is BankID in combinatie met een geavanceerde elektronische handtekening juridisch bindend. In sommige gevallen is deze zeer veilige vorm van identiteitsverificatie verplicht, maar vaak wordt er om een BankID gevraagd puur omdat het betrouwbaar is en extra gemoedsrust biedt.

Het gebruik van de Docusign Identify-oplossing voor BankID-verificatie van contracten met klanten leverde voor Synch een duidelijk en waardevol voordeel op: “Met de combinatie van Docusign Sign en Docusign Identify zitten we een benijdenswaardige positie waarin we snel, gemakkelijk en zeer veilig juridische dienstverlening kunnen aanbieden,” zegt Sundqvist.

Overheidsformulieren eenvoudiger maken

Bij Synch was er in het verleden een bepaald knelpunt, waarbij een geavanceerde elektronische handtekening van grote waarde blijkt te zijn, namelijk het registreren van nieuwe bedrijven bij Bolagsverket, het Zweedse equivalent van de Kamer van Koophandel. Deze organisatie verplicht BankID-verificatie als je je bedrijf elektronisch wilt registreren. En nu kan Synch deze verificatie elektronisch uitvoeren, waardoor dit arbeidsintensieve proces aanzienlijk eenvoudiger wordt. Synch heeft klanten in vrijwel elke zakelijke sector, waaronder een flink aantal start-ups dat deze gemakkelijke manier van registreren zeer op prijs stelt.

Een ander fantastisch voorbeeld is maken en delen van de notulen van de jaarlijkse algemene vergadering met aandeelhouders. Deze uitgebreide documenten moeten in het geval van Synch door 52 personen worden geverifieerd en ondertekend. Voorheen kon dit proces dagen en soms zelfs weken duren.

“De laatste keer was het in één dag voor elkaar,” zegt Sundqvist. Dit is deels te danken aan het feit dat men zelf documenten kan verifiëren en ondertekenen, waar dan ook. Op de vraag wat de vreemdste plekken zijn waar mensen een contract digitaal hebben ondertekend, geeft Sundqvist toe dat het regelmatig voorkomt dat iemand op een ongebruikelijke locatie zijn of haar handtekening zet.

Zo herinnert hij zich een klant die op 9 kilometer hoogte een contract ondertekende. Deze klant maakte waarschijnlijk gebruik van de wifi-verbinding in het vliegtuig om met Docusign een overeenkomst te ondertekenen. Het verbaasde Synch dat hij tijdens vlucht probleemloos het contract kon doorlezen, goedkeuren, verifiëren en ondertekenen.

Over Docusign Identify

Docusign Identify maakt deel uit van Docusign Agreement Cloud, een suite van 12 producten en 350 integratiemodules voor een modern system of agreement, en automatiseert de identiteitsverificatie als onderdeel van het ondertekenproces. De technologie biedt een waterdichte garantie dat de identiteit van de ondertekenaar overeenkomt met de beoogde ontvanger. Voor eID’s kan de ondertekenaar ook zelf dit naadloze proces doorlopen om zichzelf te verifiëren, bijvoorbeeld met BankID. Daarna kan hij of zij het document openen en met eSignature ondertekenen. Synch was wereldwijd een van de eerste bedrijven die deze oplossing gebruikte. 

Sterker nog, het Agreement Cloud-platform was precies wat Synch voor ogen had voor hun klanten en het bedrijf was zo overtuigd van de waarde dat het twee dagen na de officiële introductie door Docusign al begon met de implementatie ervan. “Bij 85 procent van onze salesovereenkomsten komt er nu geen mens meer aan te pas,” vertelt Atkinson. “Dit betekent dat ze veel sneller, goedkoper en met minder fouten worden afgehandeld.”

De toekomst Op de afdeling Digital Services van Synch is er geen sprake van vertragingen. Het advocatenkantoor wordt met de dag succesvoller en zag de eerste vijf jaar de omzet verdrievoudigen, van 22 miljoen naar 80 miljoen Zweedse kroon. Daarnaast groeide het personeelsbestand van 10 naar 60 medewerkers in Scandinavië.

Het bedrijf is zich steeds meer gaan richten op kunstmatige intelligentie, vooral sinds het de opdracht heeft gekregen van de Zweedse overheid om een AI-tool te maken voor naleving van de AVG. Synch is blij dat het in de zoektocht naar toekomstgerichte klanten Docusign heeft gevonden.

Docusign heeft dezelfde visie op digitale transformatie en is daarmee de ideale match voor een bedrijf dat de juridische dienstverlening voor altijd heeft veranderd.