Uber automatiseert het controleproces en conceptbeheer van contracten met Docusign CLM.

Het start-upbedrijf Uber levert een taxidienst via een app waarmee gebruikers worden gekoppeld aan chauffeurs. Het bedrijf is de afgelopen jaren zeer populair geworden, vooral in stedelijke omgevingen. Naast deze dienst heeft het bedrijf ook diensten als Uber for Business en Uber Freight, waarmee het een nieuwe draai heeft gegeven aan transport.

Systemen implementeren om de bedrijfsgroei bij te houden

Uber is binnen twee jaar gegroeid van 2500 medewerkers naar 17.000. Een deel van die groei werd bereikt door het aanbod van nieuwe, innovatieve transportservices, die overigens wel gepaard gingen met extra contractuele vereisten. Het bedrijf moest een contractmanagementoplossing vinden waarmee ze een werklast die maar liefst tien keer groter was dan voorheen konden aanpakken.

De noodzaak voor Uber om de workflows efficiënter te maken

Sinds de oprichting beheerde Uber alle contracten nog handmatig in Google Docs en met e-mails. Naarmate Uber populairder werd en dus op grotere schaal ging werken, moesten ze steeds meer contracten opstellen. Uber kreeg te maken met verschillende obstakels in hun contractworkflow en niet alleen bij het opstellen van contracten. Het salespersoneel moest bijna vijf keer zo vaak contracten opvolgen om de status ervan te proberen te achterhalen.

Gebruiksvriendelijke opslagplaats voor contracten en geautomatiseerde workflows

Uber moest een hulpmiddel implementeren waarmee ze hun contractworkflows konden stroomlijnen. Het moest bovendien gebruiksvriendelijk genoeg zijn zodat het salespersoneel, de juridische afdeling, de aannemers en alle andere betrokkenen van Uber zonder gedoe hun taak in het contractproces konden voltooien, ongeacht of de gebruiker technologisch onderlegd was.

Uber had bovendien een oplossing nodig waarmee ze snel verschillende contractsjablonen kunnen genereren en ordenen om te voorkomen dat mensen gedurende het contractproces het verkeerde contract ontvangen of ondertekenen.

Uber begon met een gefaseerde implementatie van Docusign CLM en zag direct een verbetering in hun operationele efficiëntie.

Betere bedrijfsvoering, meer mogelijkheden

Snel contracten opstellen voor soepelere workflows en geen tijdsverspilling. Op de afdelingen die Docusign CLM al hebben geïmplementeerd, verlopen de workflows aanzienlijk soepeler. Er zijn geen contracten meer die naar de verkeerde personen worden gestuurd of die zoekraken tijdens het heen-en-weerverkeer tussen de verkoopafdeling en juridische afdeling. Contracten worden ter plekke gegenereerd en zijn veel sneller beschikbaar voor de betrokkenen. Het salespersoneel en de juridische afdeling hoeven dus niet meer achter contracten aan te gaan en kunnen hun tijd productiever – en winstgevender – besteden.

Uber is van plan Docusign CLM steeds meer te gebruiken. Eerst gaan vier nieuwe teams Docusign CLM toepassen, gevolgd door een bedrijfsbrede implementatie.