Vijf redenen waarom papierloos werken geld oplevert

Wat zijn de voordelen van papierloos werken? 

Als je kiest voor papierloos werken, levert dat diverse financiële voordelen op. Wereldwijd vervangen steeds meer organisaties hun papierafhankelijke processen door een digitale oplossing. Ze profiteren daarbij niet alleen van een flinke kostenbesparing, maar worden ook nog eens groener. 

Desondanks blijkt uit de afvalcijfers van de Britse overheid dat organisaties elk jaar nog altijd tonnen aan papier weggooien. 

In dit artikel bespreken we vijf redenen waarom papierloos werken je bedrijf kan helpen geld te besparen en zijn impact op onze planeet te beperken. Ook lees je waarom het een goed idee is om deze overstap nu te maken.

1. Klanten willen digitaal zakendoen

Klanten vinden papierafhankelijke transacties traag, onhandig en onbetrouwbaar. Ze verwachten een snelle, naadloze ervaring, ongeacht of ze op hun mobiele telefoon, hun tablet of hun pc contact hebben met je bedrijf. Als je klanten niet biedt wat ze willen, kan dat nadelig uitpakken voor je merk en je klandizie. Een tevreden klant wordt daarentegen juist een terugkerende klant, die je bovendien aanbeveelt bij anderen.

2. Klanten stappen niet over naar de concurrentie

Door te kiezen voor een papierloze werkwijze beperk je het risico dat je klanten verliest aan je concurrenten. Dit geldt voor verkoopovereenkomsten, facturen, aanmeldingen voor evenementen, werkorders, onderhoudscontracten of om het even welke andere formulieren je klanten nodig hebben.

3. Je bespaart tijd en dus geld

Hoeveel tijd verspillen je medewerkers aan het afdrukken, scannen, faxen en op de post doen van documenten? En hoeveel komt daar nog eens bij als ze ook werk moeten maken van documenten die 'niet in goede orde' zijn teruggekomen of waarop een cruciale handtekening ontbreekt? In The State of Systems of Agreement 2020, een onderzoek dat Forrester onlangs uitvoerde in opdracht van Docusign, valt te lezen dat veel processen nog steeds handmatig en op papier worden afgehandeld. 

Inefficiënte, handmatige processen zijn volgens het rapport nadelig voor klanten, interne procedures én de omzet. 32% van de respondenten gaf aan dat handmatige processen leiden tot stukgelopen deals en een lager voltooiingspercentage voor contracten. 

Door papierloos te werken kun je de productiviteit verbeteren en kan je team zich focussen op nuttigere taken, zoals klantbetrokkenheid en bedrijfsontwikkeling. En met een vlottere salescyclus kan je bedrijf ook sneller omzet genereren. 

4. Je hoeft minder te besteden aan kantoorartikelen

Hoeveel geeft je bedrijf jaarlijks uit aan papier, inktcartridges, printeronderhoud en portokosten? Wie regelmatig contracten en andere papieren documenten verzendt en ontvangt, weet dat de kosten hiervoor snel kunnen oplopen. Bij een overstap op papierloos werken komen de meeste van deze kostenposten te vervallen, waardoor er meer geld overblijft voor andere zaken.

5. Klantgegevens zijn veilig

Gevoelige klantgegevens in de cloud bewaren is veiliger dan op papier. De clouddiensten van Docusign voldoen niet alleen aan de strengste internationale veiligheidsnormen, maar overtreft deze zelfs. Ook zijn wij ISO 2700:2013- en SSAE 16-, SOC 1 Type 2-, SOC 2 Type 2-gecertificeerd en internationaal getoetst. Verder bieden we een in de rechtbank als bewijs toelaatbare audittrail die elke uitgevoerde actie voor een document inzichtelijk maakt, inclusief wie wat wanneer en waar heeft ondertekend. Wanneer je overstapt op papierloos werken, kun je makkelijker en voordeliger voldoen aan de strenge nalevingsvereisten van je branche.