Duurzaamheid en overeenkomsten gaan hand in hand

• In september 2020 kondigde het World Economic Forum in samenwerking met de vier grootste accountantskantoren het eerste gemeenschappelijke rapportagekader voor ESG-normen (Environmental, Social en Governance) ter wereld aan. Hierdoor komen de VN-doelstellingen voor duurzame ontwikkeling in een aanzienlijke stroomversnelling.

• Tegen deze achtergrond spelen moderne systems of agreement (die papierloos werken al lange tijd mogelijk maken) een belangrijke rol bij de verschuiving naar virtuele werkomgevingen en gedistribueerde ondernemingen, en dus een lagere CO2-uitstoot.

• Maar dat is zeker niet alles: net zoals het bedrijfsleven kan ook duurzaamheid niet zonder overeenkomsten. Moderne systems of agreement stellen organisaties in staat om hun duurzaamheidsagenda te verankeren in contracten en de naleving ervan te monitoren, zodat ze verantwoordelijk kunnen worden gehouden.

• Dit noemen we een duurzamere afhandeling van overeenkomsten en het sluiten van duurzamere overeenkomsten.

Een oproep tot actie

In september 2020 kondigde de International Business Council (IBC) van het World Economic Forum in samenwerking met de vier grootste accountantskantoren (Deloitte, EY, KPMG en PwC) het eerste gemeenschappelijke rapportagekader voor ESG-normen (Environmental, Social en Governance) ter wereld aan, waarbij alle leden werden opgeroepen om hun ESG-prestaties openbaar te maken in hun jaarverslagen.

Het kader, waarin een aantal belangrijke 'Stakeholder Capitalism Metrics' worden gedefinieerd, consolideert de toezeggingen die de IBC in 2017 ontving van honderdveertig van de grootste bedrijven ter wereld om hun bedrijfswaarden en -strategieën af te stemmen op de VN-doelstellingen voor duurzame ontwikkeling. Met nog minder dan tien jaar te gaan om deze doelstellingen te realiseren en een zwaard van Damocles in de vorm van de huidige gezondheids-, economische en milieucrises, stellen zakelijke leiders niet alleen steeds ambitieuzere targets op het gebied van duurzaamheid, maar leggen ze daar ook publiekelijk verantwoording voor af.

De rol van digitale overeenkomsten

Verandering blijkt voor velen een behoorlijk struikelblok. Uit een rapport van Bain & Company blijkt dat slechts 2% van de duurzaamheidsprogramma's het gestelde doel behaalt of overtreft, waarbij 81% "genoegen neemt met afzwakking en middelmatige prestaties." 16% faalt zelfs totaal en levert minder dan 50% van de verwachte resultaten.

Wat is er nodig om hier verandering in te brengen? Volgens Bain is "het doen van duidelijke publieke toezeggingen met kwantitatieve doelstellingen" de belangrijkste stap. Maar dit is slechts het begin. Om daadwerkelijk verandering tot stand te brengen moeten duurzame organisaties zorgen voor duurzaamheid in hun:

• Processen

• Verantwoordingssystemen

• Incentives

Dit betekent dat ESG-criteria moeten worden meegenomen bij investeringsbeslissingen en worden gekoppeld aan de beloning voor directieleden – en uiteraard dat ze moeten worden vastgelegd in overeenkomsten.

Het bedrijfsleven kan niet zonder overeenkomsten. Steeds meer bedrijven leggen hun duurzaamheidsbeloftes daarom op dezelfde manier vast als hun commerciële toezeggingen: in contracten. EcoVadis, 's werelds grootste aanbieder van duurzaamheidsbeoordelingen voor bedrijven, constateert dat 70% van de kopers en 80% van de leveranciers al eens een contract met een ESG-clausule heeft ondertekend. 41% van deze laatste groep heeft als gevolg daarvan ESG-knelpunten onder de aandacht gebracht, terwijl nog eens 38% concrete actie heeft ondernomen. Dit laat zien dat er nog voldoende ruimte voor verbetering is. Veel 'groene' overeenkomsten kampen echter nog steeds met uitdagingen op het gebied van verificatie en handhaving.

Digitalisering helpt deze uitdagingen te overwinnen. Een modern system of agreement omvat alle benodigde technologieën voor het voorbereiden, ondertekenen en beheren van overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop. Dankzij cloudoplossingen kunnen bedrijven verspillende werkwijzen vervangen door meer praktische digitale alternatieven (een duurzamere afhandeling van overeenkomsten). Daarnaast profiteren organisaties van meer transparantie en betere naleving in de hele toeleveringsketen (duurzamere overeenkomsten).

Papierloos, gedistribueerd, verantwoordelijk

Moderne systems of agreement vormen de basis voor papierloze, gedistribueerde en verantwoordelijke organisaties.

Technologie voor e-handtekeningen fungeert al lange tijd als aanjager van het papierloze kantoor. Sinds 2003 heeft Docusign meer dan 20 miljard vellen papier bespaard, waardoor naar schatting 2,5 miljoen bomen, 9,5 miljard liter water, 0,9 miljard kilogram CO2 en 64 miljoen kilogram afval zijn voorkomen. Nu COVID-19 de verschuiving naar virtuele werkomgevingen heeft versneld, zorgen moderne systems of agreement voor een verschuiving naar gedistribueerde ondernemingen.

Wat is een gedistribueerde onderneming?

Gedistribueerde ondernemingen verbinden hun systems of agreement met systems of record zoals CRM (Customer Relationship Management), HCM (Human Capital Management) en ERP (Enterprise Resource Management). Daarbij digitaliseren ze niet alleen hun overeenkomsten, maar zelfs complete processen: 

• niet enkel salescontracten, maar de hele accountinrichting 

• niet enkel arbeidsovereenkomsten, maar de volledige onboarding van medewerkers

De impact gaat verder dan 'gewoon' telewerken, waarmee alleen al 3,2 ton CO2 per medewerker per jaar kan worden bespaard. Gedistribueerde ondernemingen kunnen de noodzaak van allerlei soorten zakenreizen en kantoorruimte, locaties voor klantcontact en lokale datacenters (vaak ter verbetering van de klantervaring, zoals banken met digitale filialen hebben gedaan) drastisch verminderen.

Het gevolg: een lagere CO2-uitstoot, minder afval en zelfs gelijkere arbeidskansen. Bij een recent rondetafeloverleg van de Verenigde Naties onder leiding van Vala Afshar (Chief Digital Evangelist) en Karen Magia (VP of Customer & Market Insights) van Salesforce kwam naar voren dat de VN "gelooft dat 14 van de 17 doelstellingen voor duurzame ontwikkeling kunnen worden bereikt door middel van virtueel werken."

Tot zover een duurzamere afhandeling van overeenkomsten****, maar hoe zit het dan met duurzamere overeenkomsten****?

Moderne systems of agreement stellen organisaties in staat om hun duurzaamheidsagenda te verankeren in contracten en de naleving ervan niet alleen te monitoren, maar zelfs geautomatiseerd te controleren, zodat kopers, leveranciers en leveranciers van leveranciers verantwoordelijk kunnen worden gehouden.

Met een modern system of agreement kunnen bedrijven duurzaamheidsvereisten opnemen in sjablonen voor overeenkomsten, clausulebibliotheken en AI-gestuurde beoordelingsprotocollen. Ze kunnen rapportages automatiseren en incentives triggeren door verbonden objecten in de fysieke wereld te monitoren (wat als een partner CO2-sensoren in een gebouw kan monitoren en automatisch een contractuele sanctie kan opleggen als het CO2-niveau te hoog is?). En ze kunnen AI inzetten om duurzaamheidsverplichtingen uit te lezen, niet-naleving te registreren en best practices op stellen (zie dit artikel over koolstofafvang en contractanalyses door Ashley Norton, Customer Success Manager bij Docusign).

Met een modern system of agreement werkt het voorbereiden, ondertekenen en beheren van overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop bij 'groene' overeenkomsten kortom ongeveer hetzelfde als bij 'andere' overeenkomsten binnen een organisatie.

Het resultaat is mogelijk dat méér contracten duurzaamheidsclausules op basis van best practices bevatten, dat méér duurzaamheidsdoelstellingen worden behaald en dat er eindelijk een verbetering optreedt van belangrijke waarden zoals de koolstofproductiviteit – d.w.z. het volume koolstof dat wordt gebruikt per eenheid van het bruto binnenlands product (de particuliere sector is verantwoordelijk voor maar liefst 46% van de broeikasgasemissies in de VS, waarvan 50-70% afkomstig is uit de toeleveringsketens).

Sommige organisaties lopen al op de zaken vooruit. Zo is er een toonaangevende ruimtevaartfabrikant die streeft naar een afvalvrije toeleveringsketen voor turbines. De fabrikant koopt grondstoffen zoals titanium in en laat deze door tweedelijnsleveranciers verwerken tot turbinebladen die worden gebruikt bij de productie van motoren. Om de circulariteit te verbeteren, heeft de fabrikant incentives voor afvalvermindering opgenomen in zijn leverancierscontracten. Het bleek echter lastig om de contractuele verplichtingen bij te houden.

Dankzij Docusign AI profiteert de fabrikant nu van natuurlijke taalverwerking, waarmee honderden overeenkomsten automatisch kunnen worden geanalyseerd. Zo wordt gewaarborgd dat leverancierscontracten de gewenste ESG-formuleringen bevatten en de daaruit voortvloeiende verplichtingen nauwkeurig worden bijgehouden en beheerd. Ook vinden audits hierdoor volgens het afgesproken schema plaats en worden incentives correct toegekend of ingetrokken. Bovendien kon het inkoopteam, door contractgegevens gestructureerder en toegankelijker te maken, best practices uitwerken die ook voor andere inkoopgebieden konden worden gebruikt.

En deze fabrikant is zeker niet de enige. Inmiddels gebruiken tal van organisaties, uiteenlopend van energieproducenten tot meubelwinkels, Docusign om zelf verantwoording af te leggen inzake vereisten zoals verantwoorde inkoop, koolstofcompensatie en eerlijke arbeidspraktijken, en verwachten ze dit ook van hun partners.

Terwijl zakelijke leiders zich inspannen om het duurzaamheidsbeleid van de VN te implementeren, komen rapportagenormen, technologieën (zoals het CO2-boekhoudsysteem van SAP of de Sustainability Cloud van Salesforce) en bedrijfsmodellen (zoals de 'groene' kredietovereenkomst ter waarde van € 4 mld van Continental) steeds meer op één lijn te liggen om nog beter aan de duurzaamheidsverplichtingen te voldoen. Agreement clouds helpen de ESG-doelen te koppelen aan resultaten.