契約プロセスを一気通貫でデジタル化。Docusign + Salesforceで紙のないオフィスへ

北陸・信越地区を中心に、催事や展示会、コンサート会場の設営撤去や案内・運営業務、オフィス移転に伴う搬入出作業、商環境施工、そして出荷倉庫内における在庫管理や梱包、出荷など、アウトソーシング業務を総合的に請け負うソレスト株式会社。親しみのある雰囲気で、自主性を重んじる社風であると語るのは、同社情報戦略室の中川清有輝氏。電子署名ソリューションの導入にあたっては、現場の声が大きく反映されたと話します。

「電子署名を導入した一番の目的は、契約書のペーパーレス化です。社内で利用しているシステムの入れ替えを機に、全社的にペーパーレスへと舵を切りました。電子署名の導入を検討し始めたのも同じタイミングです。また、郵送でのやり取りの場合、契約書を送って、返送してもらって、と最低でも数日はかかるので、電子署名を利用して契約をもっとスピーディーに行いたいと考えていました。紙代や印刷トナー代、送料などの経費を削減したり、ファイリングや書類を探す手間を減らし、また紛失のリスクがないことも電子署名を導入した理由です」。

Salesforceとの連携で契約プロセスをデジタル化

「各種イベントのサポートやオフィス移転などの業務を請け負う際、新規のお客様との契約でドキュサインを利用しています。申し込みから契約締結までの流れは、まずお客様に弊社ホームページ上にある依頼フォームに必要事項を入力していただきます。それらの情報は自動で Salesforce に反映され、契約担当のスタッフが内容を確認します。問題がなければ、ドキュサインで契約書を送り、お客様に電子署名をしていただき、署名と同時に契約が締結します」。

ドキュサインは Salesforce との連携ソリューションを独自開発しており、Docusign eSginature for Salesforce をはじめとした複数の製品を展開しています。この連携ソリューションを利用することで、Salesforce から離れることなく、署名を取得するために契約書を送信したり、ステータスの確認や署名済み文書の保存ができ、日常的に Salesforce を利用している多くの組織・団体から選ばれています。発注番号や企業名、担当者名、さらには契約書のステータス等のデータは、ドキュサインと Salesforce 間で同期されるので、Salesforce から契約書へ、逆に締結済みの契約書から Salesforce へマニュアルでデータを転記する必要はありません。

ドキュサイン＋ Salesforce により、それぞれが切り離された状態にあった「準備」「署名・捺印」「実行」「管理」といった各プロセスが接続し、契約プロセス全体を自動化することが可能です。その結果、納期の短縮やコスト削減、さらには顧客体験の向上につながります。

中川氏は続けます。「他には、発注システムを刷新した際、変更に伴う契約書の送信にもドキュサインを利用しました。以前のように紙や FAX を使っていたら、お客様ごとに手作業で契約書を印刷して、郵送して、ファイリングする必要があったので、電子署名の利用によりかなりの時間を節約できたと思います」。

今回のケースのように契約書を一斉送信する場合は、“一括送信機能”が便利です。紙の契約書の場合、1通ずつ印刷・製本、封筒に宛名を記入、切手を貼付、ポストに投函する等、非常に多くの作業が発生します。送信数が多くなればなるほど、誰が署名をしたのかといった管理も複雑になり、また署名済みの文書が返送されたら、ファイリングも必要です。しかし、ドキュサインの“一括送信機能”を活用すれば、これらの作業を省略または簡略化することができ、誰が文書を開封し、誰が署名を完了したか等のステータスを管理画面でリアルタイムに確認することができます。

なお、“一括送信機能”は簡単に使用できる機能ですが、一度で多数の関係者に送信されるため、実際に送信する前にテストを行い内容に問題がないか、正しく設定されているか等の事前確認を推奨しています。

電子署名の導入による＋αのメリット

中川氏は、電子署名の導入によって、導入理由としても挙げられている「ペーパーレス化」や「業務効率化」を実現することができたと語ります。「紙の書類が随分と減り、システム入れ替え時に弊社が掲げていた“ペーパーレス化”という目標を達成することができました。今まで書類の保管に使っていたキャビネットは他の用途で使えるようになり、オフィスもすっきりしたように思います」。

「スピード面では全体的に契約締結までの時間が短縮し、早ければ 1 時間で完了してしまいます。間際の申し込みや緊急で対応して欲しいといった依頼も中にはありますが、こういったケースにも対応することができるようになり、お客様のエクスペリエンスも向上していると思います。あとは、紙の契約書で必要だった印刷、製本、郵送、データの転記、ファイリングなど数えきれない業務が不要、または自動化できたことによって、社内からは残業が減ったという声もあがっています」。