ドキュサイン導入で作業工数を1/5まで削減。RPA＋ペーパーレスで業務プロセスの真の自動化を実現

RPA（ロボテック・プロセス・オートメーション）という言葉が一般的になる前の2008年に発足した、オープンアソシエイツ株式会社のビズロボ事業部が前身となるRPAテクノロジーズ株式会社。金融機関からメーカーまで2,200社以上（2020年5月末時点）が導入している同社製品「BizRobo!」は、ソフトウェア型ロボットによりルーチン作業の自動化を可能にし、同社では豊かな生活や創造性の高い仕事に多くの時間を充てることができる、そんな「楽しい時代」に進化することをミッションとして掲げています。国内 No.1 のRPA事業実績を持ち、コンサルティングサービスを軸に新規事業やサービス開発を行う同社は、RPA を普及させることで誰もがデジタルレイバー（仮想知的労働者）と協業できる環境を目指しています。

BizRobo! とドキュサインの連携で実現する新たなソリューション

同社の強みであるRPAとは、人間がコンピュター上で行っているルーチン作業、例えばルール化されている定型業務（大量データのダウンロード/ アップロード、一斉メールの送信など）やパソコンのみで完了する作業（毎月の請求書の作成/ 印刷、各社員へのメール配信など）をロボットが代行する概念、またはそれを実現するためのツールのことです。RPAにより、定型業務の効率化、コストの削減、売上の向上などが期待できます。そこに、ドキュサインの電子署名を連携させることで、RPAの対象外である“紙が必要な業務”のデジタル化が可能となり、業務プロセスの真の自動化を実現します。

テクノロジーの力で働き方に変革をもたらすソリューションを提供する同社では、まずは自らの環境から変えていく、そして新しいことにチャレンジしていく、というカルチャーからドキュサインの導入に至りました。そして、ドキュサインと「BizRobo!」と連携させることで、非生産的な業務を削減し、今まで以上に従業員が創造的な業務に集中できる環境を築いています。

当時ドキュサインの導入を担当した営業本部パートナーセールス部 高橋陽氏は、ドキュサインの活用方法や効果について次のように述べています。

「ドキュサインは弊社RPA 製品の BizRobo! mini と新サービスの Paper-free の申込書で利用しています。以前は、Excel で作成した申込書を印刷してお客様に郵送し、押印したものを紙またはスキャンしたPDFで送り返してもらっていました。その後、お客様の情報をシステムに手入力し、アカウントが発行されるという流れです。また、代理店経由の申し込みですと、更に工数が増え、申込みからサービスの提供まで5営業日ほどの時間を要していました。ドキュサイン導入後は、お客様が申込みフォームに入力すると自動連携している Kintone にデータが保存されると同時にドキュサインに転送、自動生成された申込書をメールで送信し、お客様はオンライン上で押印していただくことができます。印刷が不要になるのはもちろん、今まで手作業で行っていた作業が自動化されることにより、ターンアラウンドタイムを最短1日まで短縮することができました。また、データの手入力が不要になったことから、打ち間違いなどのエラーも削減できました。」

「あとは検収書ですね。毎月 150 枚ほどの検収書を発行・送信していますが、今までは検収書を印刷して、郵送、そして押印されたものを回収する必要があり、全工程でだいたい1 週間くらいかかっていました。しかし、BizRobo! で検収書を発行し、その後の押印の手続きについてはドキュサインを使うことで、経理担当者は宛先と請求内容を確認するだけで、作業工程は1/5程度まで削減できたと思います。また、全て電子的にやりとりが完了するので回収率が上がり、追跡できるので監査対策にもなります。」

ルーチン作業はロボットに任せ、『毎日自由にチャレンジできる新しい習慣・環境』を体現している同社は、ドキュサインの導入により、さらなるデジタル・トランスフォーメーションを推し進めています。今まで手作業で行ってきた作業をデジタル化することで、それにかかっていた人的作業を削減し、コストの削減、リードタイムの短縮を実現しています。それらに加え、ペーパーレス化や手作業であるが故に生じていたエラーの減少にもつながっています。

また、ドキュサインと「BizRobo!」の連携に際し、ロボットの作成を担当したカスタマーサクセス部ダイレクトサポートグループの木村勇斗氏は「（申込書の情報がそのままシステムに転記されるので）デジタル化によりいつでもデータの取得が容易になり、効果的にデータを活用できるようになりました」と話します。

スムーズな導入、効果的な活用、そして次のステップへ

グローバルで実績がある、Salesforce や Box など他システムとの連携が豊富、などの理由からドキュサインを導入した同社。

「ドキュサインは操作性がよく簡単に導入することができ、弊社製品の BizRobo! と連携させたプロセスの全体設計とシステム化までの時間を含め、契約締結から1 ヶ月ほどで利用を開始することができました」と高橋氏は語り、ドキュサインのコンサルタントがスムーズに導入していただくためにアドバイスを行うアダプションプログラムについても評価しています。

同社では、現在、製品の申込書および検収書にてドキュサインを利用していますが、今後はより広い範囲での活用を考えていると高橋氏は話します。「ドキュサインを活用できる場面は多くあると思います。現状は、弊社製品の申込書と検収書で利用していますが、いずれは発注書やNDA、パートナー契約書など、適用可能なあらゆる部分で活用していきたいと思います。」さらに、木村氏は次のように付け加えます。「社内でドキュサインを使えるユーザーを増やしていきたいと思っています。社内でどのように運用していくのかを決めて、どんどん活用していきたいです。」

ドキュサインの電子署名は、様々な業界や職種のあらゆる同意・契約文書で利用することができます。例えば、営業部門では販売契約書、提案書や見積書、販売代理店契約書など、経理部門では精算書の処理や経費精算、監査の承認などです。また、電子署名が普及している欧米では、玩具のレンタルやキッズキャンプの申込みなどで保護者の同意と年齢確認に使用されるケースもあります。

昨今、BCP（事業継続計画）の策定が推奨されており、出社できない状況や十分な人的リソースが確保できなくても、事業を止めずに継続させていくことが企業にとって喫緊の課題になっています。その中で、BizRobo!とドキュサインの電子署名のようなソリューションを連携することで、無駄のないシームレスな業務プロセスを構築し、業務効率と生産性を向上させることができます。