年間2,500を超える書類を電子化。Docusign X Salesforceで承認業務の迅速化を実現

「未来をえがき、笑顔をつなぐ」をブランドメッセージに掲げる中部テレコミュニケーション株式会社。同社は愛知・岐阜・三重・長野・静岡県下に19万kmにおよぶ光ファイバーを保有し、個人および法人向けに品質にこだわったネットワークサービスを提供しています。同社では、ドキュサインの電子署名とSalesforceの連携ソリューションを活用し、社内申請や承認業務、受発注業務を効率化し、生産性の向上とコスト削減を実現しました。

フリーアドレス化をきっかけに電子署名の導入を検討

中部テレコミュニケーション株式会社が電子署名の導入を検討したきっかけについて、ソリューション営業本部 営業推進部 統括グループの渡辺理紗 課長補佐は、次のように振り返ります。

「以前から、1つの書類を回して承認をもらうのに時間がかかるという課題がありましたが、（電子署名導入の）大きな要因は2019年のフリーアドレス導入でした。フリーアドレスになると自席に書類を積んでおくことができなくなり、また、承認をもらう際に誰がどこに座っているかわからないため、紙業務を電子化する必要に迫られました。」

紙を使う業務の弊害について、渡辺氏は「例えば、ベンダー向けの発注書は、承認者がいないと押印してもらえないので、1件1件にとても時間がかかっていました。また、保存場所も問題でした。中には、紙の書類をPDFにして先方に渡す、という二度手間になることもありました」と話します。

こうした課題を解決するために、電子署名の導入検討が進められました。

拡張性に優れたDocusign X Salesforceの連携ソリューションを高く評価

電子署名の選定、そして業務の電子化に取り組んできた渡辺氏は、その経緯について「まずは、電子署名サービスを提供する4社を比較検討しました。各社から製品の説明をしていただき、自分たちでも使い勝手を比べてみました。コスト面も重要でしたが、最も優先したのはすでに業務で利用していたSalesforceとの連携でした」と説明します。4社を比較検討した結果、「世界中で利用されているという信頼性に加えて、ドキュサインは連携ソリューションが充実しており、Salesforceとの連携にも優れている点を評価しました。また、ドラッグ＆ドロップ操作でフィールド配置ができるなどユーザーインターフェースも直感的でわかりやすく、使いやすいと感じました。選定にあたっては、実際に電子署名を利用する現場と一緒に決めました」とドキュサインを選定した理由について話します。

ドキュサインの電子署名は、180カ国以上の100万社を超える組織・団体に採用されています。また、世界標準のセキュリティ対策や実績稼働率99.99%といった信頼性を提供し、Salesforceなど350以上のアプリケーションと連携可能で、すでに利用しているアプリケーション上でシームレスに利用することができます。

年間2,500を超える書類を電子化し、業務効率化やコスト削減を実現

ドキュサインの導入は、Salesforceとの連携を含めて計画から利用開始まで3か月の短期間で完了しました。実際のユースケースおよび導入効果について、ソリューション営業本部 ICT推進部 ICTお客様サポートグループで主任を務める大久保沙耶氏は「（ICT推進部では）お客様から受注をいただくと、注文請書を発行します。その後、納品書、受領書を送付する際にドキュサインを使用しています。一方、対ベンダーの書類については、社内処理が完了した後、ドキュサインを利用して発注書と注文請書を送っています」と説明します。また、「押印が不要になり、決裁までの時間が大きく短縮されたのはもちろん、Salesforceと連携しているので、承認状況が簡単に追えるようになり、承認者への依頼もしやすくなりました」と評価します。

一方、ソリューション営業本部 ICT推進部 ICTお客様サポートグループ主任の橋本和氏は、次のように話します。「紙への押印を必要としていた頃は、社内承認に早くて2日、平均しても3営業日はかかっていました。しかし、ドキュサインを導入してからは、押印が不要になったため、早ければ当日中に承認手続きを完了できるようになりました。また、お客様やベンダーにお送りする書類もドキュサインで承認するだけなので、当日中にお戻しいただけることも増えました。」

さらに、渡辺氏は「覚書など一部の書類では収入印紙が必要で、印刷代や承認にかかる工数なども考慮すると、ドキュサインの導入によって4～500万円相当のコストを削減できたと思います。現在では、年間2,500を超える書類でドキュサインを利用しています」と話し、「コロナ禍で出社制限がある中でも業務を回すことができたことも、利点の一つだと思います」と補足します。

100%電子化に向けた取り組み

導入後は、マイナーチェンジを重ねながら使いやすさを向上し、ドキュサインの利用範囲を拡大している同社。

今後に向けた取り組みについて、渡辺氏は「現時点でのドキュサインの適用率は、おおよそ60～70%くらいだと思います。書類の中には、Salesforceで自動生成できない複雑なものもあるので、ドキュサインについての理解を深め、現場の負担を減らせるようさらに自動化を推進していきたいと考えています。また、回線サービスの申込書をお客様からいただく際に、ドキュサインを使えるように拡張していく計画もあります。将来的には、90%、できれば100%の業務でドキュサインを活用できるよう取り組んでいきます」と展望を語ります。