セキュリティの高さとSalesforce連携を評価。ドキュサインの電子署名を活用したLMIグループのDX施策

「DXの力を活用して、企業に成長と革新を起こすこと」を事業の柱とするLMIグループ株式会社。同社は、古き良きレガシーな産業に参入して、効率化やデジタル化を通して漸進的な成長を促し、レガシー企業によるイノベーションの創出を推進しています。「レガシーマーケットイノベーション」を企業理念に掲げる同社は、管理部門のDX推進のためにドキュサインの電子署名を導入し、自社だけではなく取引先も「アバンダンス（豊かさ）」を享受できるDXを実践しています。

自由な社風で主体性をもって業務に取り組める環境

同社 取締役 経営管理本部長 CFOの峯 拓也氏は、管理部門の最高責任者としてコンプライアンスとガバナンスの強化に取り組んでおり、「ITの最高責任者として更なるDXを進める、そしてファイナンスの戦略を考える役割を担っています。少数精鋭の組織なので、自ら考えて行動し、相談しながら意思決定して、責任を負って進めていく、という働き方に大きなやりがいがあります」と話します。

また、グループ会社全体のコーポレート業務、具体的には契約業務やコンプライアンス業務を統括している経営管理本部 法務総務部 シニアマネージャーの荒井 美希氏は、仕事のやりがいについて次のように述べます。「当社の社風の特徴として『とても自由』な点が挙げられます。周りのみんなと意見を戦わせながら、それを形にしていくことが、とても難しいなと思うとともに、すごく楽しいと感じています。」

月に何回も発生する検収書の電子化にドキュサインを活用

ドキュサインを導入したきっかけについて、峯氏は「利用頻度の高い紙の書類として、検収書がありました。検収書は、契約書と違い月に何回も発行します。それを毎回お客様にお送りして、押印をもらい、またスキャンしてお送りする ー この業務が非常に合理的ではないと感じており、win-winなシステムを必要としていました」と振り返ります。具体的な作業の負担について、荒井氏は「書類の準備や郵送、またハンコの押し忘れがあった際の対応など、ものすごい工数がかかっていました」と苦労を語ります。

経営管理本部ではこうした課題を解決するために、まだ日本では電子署名が一般的に認識されていなかった2018年に、いち早く検収書の電子化に取り組みました。その電子化を進める過程でドキュサインが選ばれた理由について、峯氏は「導入したポイントはいくつかあります。例えばセキュリティの高さです。世界中にさまざまな電子契約ソリューションがある中、ドキュサインは私の知る限り最も高いセキュリティを担保していると思ったからです。もう一つは、弊社ではセールスフォースを基幹システムとしているので、最もシームレスに繋ぐことができた点も導入のきっかけになりました」と話します。

しかし、電子署名の導入は、ただ一方的に提供するのではなく、取引先にも理解し、受け入れてもらう必要があります。「『電子署名？何それ？わからないからやりたくない』と消極的なお客様でも、『でも、印紙税はかからないですよ』というと『じゃあ、やってみようかな』となるところが、とても面白いなと思いました。 当事者全員にわかりやすいメリットがあることは有効だと思います」と、荒井氏は電子署名の利用が広がっていく様子を説明します。

電子署名がもたらす効果と広がる活用範囲

峯氏はドキュサインの電子署名を導入した効果について「一ヶ月に発生する検収書の90%以上の電子化に成功したことです。これによって業務コストが削減されて、大変助かっています」と評価します。また、CFOとして会社の経営にも責任を持つ峯氏にとって、“コンプライアンスとガバナンスに大きく貢献できること”は重要なポイントでした。「弊社では検収書は売り上げの重要な指標となっています。これを改ざんできないようにし、且つ証跡も残せるので、コンプライアンスとガバナンスを強化することができます」と話します。

一方、2018年の導入から約3年間、ドキュサインを使い込んできた荒井氏は「ドキュサインを使うことによって、契約業務にかかる工数が圧倒的に減りました。メンバーも書類の製本や捺印、郵送、スキャンといった雑務から解放されて、他のいろんなプロジェクトにもっと時間を使えるようになりました。また、『今日どうしてもハンコを押さなきゃいけないのに、子供が発熱してしまった』という状況でも、オフィス以外の場所からでも対処できます。これはもう働く母にとって、完全にマッチした製品です」と利点を語ります。さらに、「今までは早くても1週間はかかっていた契約の締結が数十秒とか数分で終わってしまい、簡単だからミスも減るという利点があります。時間が有効に使えるので、自分の、社員の、そして取引先の皆さんの人生が豊かになり、紙の使用量を減らすことで二酸化炭素の削減にも貢献、つまり地球にもやさしい、一言でドキュサインを表すとすると『アバンダンス（豊かさ）』だと思います」と話します。

他の業務システムとドキュサインを連携させることによって、書類の作成から契約の締結、その後の管理まで一気通貫で行えるようになった同社。現在、検収書や発注書など帳簿書類以外にも、秘密保持契約書や業務委託契約書、グループ会社の取締役会議事録や取締役決定に関する文書等にドキュサインを活用しています。