Sodexo Pass digitalise ses processus avec la signature électronique

Sodexo, est un géant français qui compte aujourd'hui plus de 400.000 collaborateurs dans le monde. Olivier Vergues est directeur commercial de Sodexo Pass, l'entité Avantages et Récompenses de Sodexo en France. 

Une offre 100% digitale pour les utilisateurs du Pass, mais qui restait largement analogique pour les équipes de Sodexo. La mise en place de la signature électronique a donc été une étape naturelle pour Olivier Vergues et ses collaborateurs. Il se souvient :

“Le besoin a démarré aux ressources humaines pour faire signer les promesses d’embauche. D’autres besoins au fil du temps ont émergé pour gagner en vitesse et en efficacité”.

Petit à petit, c’est l’ensemble des processus basés sur des email (et par conséquent, non engageant) ou sur une impression papier (souvent longs et peu fiables) qui ont été remplacées par la signature électronique.

C’est en utilisant la méthode Lean qu’Olivier et ses équipes ont identifié leurs besoins et les moyens d’y répondre. Il nous explique :

"Nous avons une part importante de clients qui sont des petites sociétés. Ils devaient imprimer un document de 14 pages et nous le renvoyer signé. Aujourd’hui pour ce processus les équipes génèrent un document PDF à faire signer par le client et sont informées une fois le processus terminé.”

Une accélération constante des usages

Les équipes commerciales de Sodexo Pass comptent aujourd'hui 45 utilisateurs qui ont généré plus de 1000 enveloppes entre mai 2021 et novembre 2021. La signature est aujourd’hui une composante incontournable pour le déploiement de l’offre. Olivier nous explique :

“Pour les grands comptes c’est un aspect essentiel. A titre d'exemple, nous avons déployé notre solution dans plus de 200 entités de la sécurité sociale cet été via Docusign. Cela aurait été impossible en processus papier.”

Si la question de la légalité de la signature électronique continue d’interroger les adeptes du papier, Olivier, n’y a vu aucun frein. Il s’en réjouit: “A ma grande surprise nous avons très peu de questions de la part de nos clients, ils voient le côté simple et rapide.”

Au moment du bilan, Olivier dresse une longue liste des gains parmi lesquels la sécurisation totale du processus, le cryptage des données, la trace d’audit et l’historique ainsi que l’archivage. Olivier y voit aussi un dernier avantage : “C’est un rajeunissement de l’image de Sodexo. Aujourd’hui ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui nous remontent les processus qu’ils veulent voir passer à la signature électronique”.