Pour le cabinet CMS Francis Lefebvre, la conformité avant tout

CMS Francis Lefebvre est l’un des principaux cabinets d’avocats d’affaires internationaux. Véritable institution en France disposant d’une force de frappe internationale de premier plan, le cabinet intervient dans tous les domaines du droit. Le cabinet est membre de CMS, un réseau de cabinet d’avocats international qui compte plus de 70 implantations dans le monde. En France, c'est près de 750 personnes qui composent l’entité CMS Francis Lefebvre.  Ses clients représentent tous les acteurs de l’économie : multinationales, groupes familiaux, acteurs institutionnels nationaux et internationaux, start-up et particuliers.  

Philippe Agazzi, directeur des systèmes d'information du cabinet depuis seize ans, est chargé de différentes missions liées à la transformation digitale de l’entreprise. La signature électronique a fait partie de ce programme et a été mise en place il y a plus de deux ans. Il se souvient : “Nous étions convaincus depuis longtemps que nos avocats avaient besoin de rester en contact avec leurs clients et que, dans le cadre de contrats internationaux, il était plus simple d’utiliser la signature électronique”. 

Une forte accélération en 2020 

Dès 2019, les équipes de CMS Francis Lefebvre se sont mises en recherche d’une solution de signature avec un défi majeur : respecter les contraintes juridiques particulièrement intenses pour assurer la sécurité de ses clients. Mais le premier confinement lié à la pandémie du Covid 19 a contraint à accélérer les choses : 

“Nous avons évalué les différentes solutions disponibles sur le marché avant de finalement choisir Docusign. Les autres solutions nous semblaient moins matures. Nous avons accéléré notre prise de décision au moment du COVID. Tout le monde était à distance et nous devions permettre à nos avocats de garder le contact avec leurs clients”. 

Les équipes de CMS Francis Lefebvre se sont surtout concentrées sur la conformité et la sécurité de la solution mise en place :

“Il y a eu beaucoup de prudence. En tant que cabinet d'avocats, ce qui est important, c'est la légalité de l’acte signé. C’est pourquoi nous avons traité le sujet juridique très en amont”, nous explique Philippe Agazzi. 

Les avocats du cabinet ont défini une charte à faire signer en amont par le client pour les informer que la signature serait désormais électronique.  Par ailleurs, les documents sont stockés chez Arkhineo, partenaire de Docusign et leader français pour la fourniture de solutions d’archivage électronique de données à valeur probatoire. 

Une adoption rapide 

L’adoption de la solution par les avocats et leurs assistantes a été extrêmement rapide. 

“Notre formatrice et le chef de projet ont organisé des webinaires et des formations individualisées sur l’usage de la signature électronique. En 45 minutes les équipes étaient indépendantes pour l’utilisation de la solution” se remémore Philippe Agazzi. 

Le contrat qui concernait initialement uniquement la France a été étendu à l’ensemble du réseau CMS dans le monde, soit plus de 40 pays qui sont en train d’être déployés. Et les cas d’usages se sont multipliés avec l’adoption de la signature électronique par les fonctions supports et RH et l’utilisation des différents types de signatures électroniques : “Pour tout ce qui est contrat de travail et devis, nous utilisons la signature simple. Mais dès que nos clients sont concernés, nous utilisons la signature avancée et dans un petit nombre de cas exigeant une sécurité accrue, nous utilisons la signature qualifiée. La majorité de nos signatures se font aujourd’hui en avancée” nous explique Philippe Agazzi. 

Et ce n’est que le début… 

Pour la suite, Philippe Agazzi a encore de nombreux projets concernant la signature électronique et la numérisation des processus contractuels. 

“Nous voulons passer à la prochaine étape d’automatisation de nos processus de commande ou de closing.” 

Les équipes de CMS Francis Lefebvre surveillent également les évolutions juridiques qui encadrent les processus contractuels et en particulier l’évolution de la législation européenne eIDAS, actuellement en préparation. “Nous pensons que ça permettra d'accélérer et d'améliorer la sécurité liée à l'utilisation de ces outils. Plus les processus seront normés, plus les acteurs devront parler le même langage et plus ce sera lisible par les clients et par les utilisateurs” nous explique Philippe Agazzi. 

À l'heure du bilan, Philippe Agazzi est enthousiaste :  “Nous recevons peu de retours, ce qui dans nos métiers est toujours positif” se réjouit-il. En plus des gains en productivité, cette solution s’inscrit complètement dans la démarche RSE de CMS Francis Lefebvre. Le fait de signer électroniquement permet d’éviter du transport et des milliers de pages de papier.