Pour Eramet, la sécurité avant tout

Eramet est un groupe minier et métallurgique français créé en 1985 mais dont les origines remontent à la fin du XIXe siècle. Le groupe, présent sur cinq continents et dans vingt pays, emploie plus de 12 000 salariés. Initialement très peu digitalisé, le groupe Eramet a su saisir les avantages de la transformation numérique dès 2016  en s’équipant notamment d’une direction entièrement dédiée au développement du digital. Aujourd’hui, le numérique s’inscrit véritablement dans l’ADN du groupe et est considéré comme un levier pour créer de la valeur.

En 2017, les processus manuels et basés sur le papier étaient encore omniprésents au sein du groupe. C’est alors que la première rencontre avec Docusign a lieu. Sébastien Bézirard, responsable juridique dans le domaine de la propriété intellectuelle et de l’informatique du groupe Eramet, nous explique : « L’objectif premier était d’adresser de nouveaux besoins et de faciliter la vie de nos équipes opérationnelles. En premier lieu sur des questions RH et plus particulièrement sur le travail à distance. Le démarrage a été modeste mais la demande n’a cessé d’augmenter ».

Pour Eramet, le choix de Docusign s’est établi sur des critères d’échelle, de simplicité et de rapidité. Mais le facteur déterminant pour motiver ce choix se résume en un mot : sécurité.

« La sécurité était particulièrement importante pour nous » raconte Sébastien Bézirard. « Eramet traite de nombreux sujets sensibles dans les domaines miniers mais aussi sur  la défense , l’énergie ou l’aéronautique et ce, partout dans le monde. Nous avions besoin d’un acteur dont les data centers sont situés en Europe, et qui répondait aux normes ISO. Par ailleurs, Docusign était référencé comme tiers de confiance auprès de l’ANSSI. »

Comme pour beaucoup d’entreprises à travers le monde, la pandémie et le confinement qui ont bouleversé l’année 2020 a été un véritable accélérateur de l’adoption de la signature électronique. « Depuis le début du confinement nous avons accéléré l’éducation interne. C’est le conseil primordial pour l’adoption de la solution. Il ne s’agit pas juste de mettre en place un nouvel outil informatique. Il faut se demander comment cela peut aider les équipes dans leurs contraintes quotidiennes et leurs travail au jour le jour».

Chez Eramet, de nombreux collaborateurs s’y sont très facilement habitués. Pour d’autres, cela a nécessité un peu plus de temps. Pour Sébastien Bézirard, il s’agit là d’un véritable révélateur de bonnes pratiques à mettre en œuvre pour l’adoption de la signature électronique ou d’autres outils numériques : « Si je revenais en arrière, je commencerais en mode projet en structurant la démarche, en faisant des appels aux besoins et en créant des formations. Nous aurions sans aucun doute gagné beaucoup de temps ».

Aujourd’hui, Docusign est intégré aux solutions RH du groupe Eramet et particulièrement à la solution SAP SuccessFactors. Docusign est également disponible en libre-service dans la totalité des départements et un projet plus ambitieux d’intégrer Docusign aux solutions ERP du groupe est en cours. Sébastien Bézirard ajoute : « La demande de nos équipes ventes et achats est très forte pour une solution intégrée de bout en bout ».

A l’heure du bilan, le retour en arrière semble impossible au sein du groupe Eramet.  Du côté RH, tous les nouveaux salariés signent la totalité de leurs contrats et avenants de manière électronique.  Pour le service qualité aussi, la différence a été importante. Sébastien Bézirard explique : « _Nous pouvions attendre les 500 pages de documents à tamponner et à envoyer à nos clients. C’est un gain de temps, d’argent mais c’est aussi extrêmement sécurisant. Nous avons désormais la certitude de signer la bonne version, d’éviter les erreurs et l’archivage des documents après signature est simplifi_é » Certains départements du groupe Eramet sont passés au zéro papier et le  temps passé aux tâches administratives est désormais consacré  au travail à plus forte valeur ajoutée. Sébastien Bézirard se réjouit : « 400 pages à parapher c’est un temps non négligeable. Ça pouvait être une matinée de travail. Il y a dans mes armoires des parapheurs qui sont vides depuis 6 mois. L’impact sur l'empreinte carbone et la consommation de papier est majeur pour une société comme la nôtre ».

Le temps gagné dans l’exécution d’un contrat continue d’impressionner Sébastien Bézirard : « Nous sommes passés de 10 ou 15 jours pour la signature d’un contrat à 5 ou 10 minutes seulement ».