Mazars sécurise ses processus contractuels grâce à la signature électronique

Mazars est un groupe international spécialisé dans l’audit, la fiscalité et le conseil, présent dans plus de 90 pays et qui compte plus de 44 000 professionnels – plus de 28 000 au sein du partnership intégré et plus de 16 000 via « Mazars North America Alliance ». Fondé à Rouen en 1945, Mazars compte plus de 4 000 collaborateurs répartis dans plus de 40 bureaux en France.

La sécurité est au cœur des problématiques du cabinet. Pour Christophe Tallot, Directeur des Systèmes d’Information, c’est justement la nécessité d'accroître la sécurité des processus qui a conduit les équipes de Mazars aux solutions Docusign. Comment cette implémentation s’est-elle déroulée ? Quel impact a eu ce changement sur les contrats ? Quelles sont les perspectives d’avenir pour Mazars ? 

Christophe Tallot, DSI pour Mazars en France et Daniel Tadic, responsable de la mise en place des solutions Docusign au sein de Mazars en France, nous expliquent.

Un déploiement progressif… mais rapide

L'intégration avec Docusign s’est faite en plusieurs étapes. Tout commence en 2019 avec un premier contrat signé pour les juristes et les avocats, “qui ont très bien intégré la solution en interne” selon Daniel Tadic.

Depuis trois ans, du chemin a été parcouru, puisque aujourd’hui l’objectif de Christophe Tallot n'est plus de faire adhérer les différents départements français à la signature électronique mais bien les filiales internationales de Mazars. “L’objectif est surtout de faire monter le niveau de sécurité grâce au tarif attractif d'une offre globale.” Ainsi, la DSI préconise l'utilisation des enveloppes avancées ou qualifiées. La signature simple n’est utilisée qu’en interne. 

Au-delà de la sécurité, c’est la facilité d’utilisation des solutions Docusign qui a séduit le cabinet. 

Une solution simple à adopter pour tous

“Nous ne sommes plus du tout sur les mêmes temporalités de process. Nous voyons l'état d'avancement de l'enveloppe et nous pouvons faire des relances en fonction.”

La différence est particulièrement forte pour les documents qui doivent être signés d'un seul coup par plusieurs personnes. Le fait de créer une seule enveloppe avec plusieurs documents permet de l'envoyer directement et de suivre la validation, ce qui est vraiment intéressant en termes de visibilité pour Christophe Tallot.

Les contrats sont également signés plus rapidement puisque les destinataires peuvent signer depuis tous types d’appareils, que ce soit leur téléphone portable ou leur tablette. Christophe Tallot souligne cet élément déterminant selon lui : “C'est extrêmement pratique pour eux de pouvoir signer en toutes circonstances.”

Selon Christophe Tallot, l'expérience utilisateur se devait d’être la plus fluide possible. Les intégrations, que ce soit à Sharepoint ou même à l’annuaire de l’entreprise, ont joué un rôle clef dans la mise en place fluide de Docusign. 

Pour faciliter l'implémentation d’une solution, il est en effet nécessaire de s’accorder. Comme le rappelle, Christophe Tallot : “introduire un nouvel acteur dans la boucle n'est pas toujours simple”. Ainsi, “que Docusign soit un outil de référence parmi d'autres cabinets constituait aussi un élément important”. 

Les clefs du succès

La mise en place des outils Docusign a permis de formaliser, de structurer les processus selon les équipes de Mazars. Pour Christophe Tallot, la clef de ce succès réside dans la gestion du changement, avec une communication effective, et un accompagnement à la prise en main des outils par les collaborateurs. C’est un travail d'équipe mené de front par les équipes de Mazars et celle de Docusign.

Daniel Tadic et Christophe Tallot s'accordent à dire que “l'adoption [des solutions Docusign] se fait très bien en France”, et celle-ci est prise à cœur par tous les membres de Mazars. 

Une Associée a par exemple fait remonter l'idée d’une personnalisation de la plateforme de signature électronique avec le logo et la charte de l’entreprise. C’est aujourd’hui chose faite pour Mazars, qui dispose d’une plateforme contractuelle à son image. Selon le DSI de Mazars, c’est une preuve de succès : “Quand on voit des Associés et membres du Comité Exécutif qui utilisent les produits et font des remarques constructives, on se dit que ça commence à prendre.”

Pour ce qui est du futur, il est plein de projets pour la DSI, qui met la transformation numérique au service de ses collaborateurs et clients. Analyse de données, intelligence artificielle, nouvelles intégrations avec Docusign… sont autant de belles perspectives avec toujours les mêmes priorités : sécurité et simplicité.