Le Groupement des Mousquetaires numérise l'ensemble de ses contrats d'approvisionnement

La STIME est la filiale informatique du Groupement des Mousquetaires, le géant français de la grande distribution qui regroupe une multitude de sociétés et réalise un chiffre d'affaires de plus de 45 milliards d’euros. La STIME n’a qu’un seul client, le groupe Intermarché et toutes ses entités qui sont multiples. Les points de vente sont évidemment concernés, mais aussi les différents services liés à la logistique, les banques, les unités de production, les fonctions d'achats, la comptabilité, les entités voyages, immobilier et bien d'autres entités qui composent le groupe.

Thomas Boddaert, responsable de pôle au sein de la STIME, est à l’initiative de ce projet de transformation numérique. Il gère un périmètre appelé IT for IT qui regroupe les applications ayant vocation à servir en transverse aux différents systèmes d’informations du groupe. Il raconte :

“J__e m'occupais déjà de la GED (Gestion électronique des documents), donc de la numérisation des factures principalement. Nous avons été amenés à référencer des contrats, des documents, tout ce qui tourne autour de la gestion commerciale”

Pour Thomas, c’était des piles de contrats qu’il fallait également numériser et intégrer à un processus de signature électronique.

Dans le cadre des projets de digitalisation, la mise en œuvre de signature électronique a été initiée en 2019. Elle concernait l'ensemble des fournisseurs qui approvisionnent le groupement Intermarché, soit environ 15 milliards d'euros en valeur de contrats tous les ans,

Thomas se souvient : “Chaque année les fournisseurs et les acheteurs se rencontrent. C’est une équipe de 300 acheteurs et un véritable marathon de négociations. Tout doit être conclu le dernier jour de février. Il fallait sortir du papier, le faire signer par le fournisseur puis attendre la contre signature du responsable des achats habilité chez Mousquetaire. C'était une grosse usine avec beaucoup de papier, beaucoup de cartouches d'encre. Il fallait cavaler dans tous les sens. Et tout ça, c'était avant la crise du Covid-19. Quand celle-ci est arrivée, tout le monde était ravi de voir que le processus était, par anticipation, dématérialisé”.

Ce sont donc les métiers de l’alimentaire, pour la gestion des contrats fournisseurs, et l’entité dédiée au développement durable, pour la gestion des mandats liés à la récupération des déchets en point de vente, qui ont sauté le pas les premiers.

Les solutions mises en œuvre s’appuient sur la gestion documentaire Laserfiche auquel Docusign s'intègre par un connecteur existant. L'intégration avec Laserfiche était un pré-requis et Docusign était un partenaire de confiance. Thomas se souvient : “Partir avec la solution leader du marché était particulièrement rassurant. Cela s'est fait naturellement !”

Il n’a fallu que trois mois pour l’implémentation des solutions après le choix de Laserfiche et de Docusign. Pour la gestion des contrats fournisseurs, une intégration complète aux outils de gestion et de négociation commerciale a ensuite pris 3 mois supplémentaires. Une équipe a par ailleurs été constituée pour l'accompagnement au changement, et a mis à disposition des utilisateurs des vidéos de démonstration et des fascicules.

Thomas se souvient d’une adoption rapide de la solution : “L'accompagnement de la partie Docusign a été rapide car la solution est intuitive, l'usage facile, il n’y a pas trop de questions à se poser. Mais il a fallu embarquer une population de 300 acheteurs sur de nouveaux processus et cela a demandé un peu de rigueur”.

Aujourd’hui, le bouche à oreille aidant, l’usage de Docusign n’a de cesse de s’étendre au sein du Groupement Les Mousquetaires. L’entité chargée de l’embauche des adhérents est également passée à la signature électronique.

Thomas Boddaert explique : “De fil en aiguille, l'entité développement durable qui communique beaucoup avec l'ensemble des métiers a convaincu beaucoup de monde. La banque Chabrières, le groupement bancaire du groupe, a numérisé la signature. Puis ce fut le tour des services juridiques et de Immo Mousquetaires qui gère l'immobilier, puis les unités de production... etc. Aujourd'hui nous avons embarqué une dizaine de sociétés du groupe”.

Il semblerait aussi que le mouvement ne soit pas près de s’arrêter. En 2020, le groupe a utilisé 45 000 enveloppes et en 2021 Thomas estime que la consommation dépassera largement les 60 000 enveloppes.