Le cabinet d’avocats d’affaires KARIMI.legal accélère les processus de signature et d’identification

KARIMI.legal est un cabinet d’avocats d’affaires basé à Berlin, spécialisé dans le droit des affaires, le droit de la concurrence et les procédures de masse en matière de technologies juridiques. Avec une équipe de onze collaborateurs, le cabinet se concentre en particulier sur la représentation des revendications des consommateurs contre les grandes entreprises.

Le fondateur du cabinet, Roosbeh Karimi, fait partie de cette nouvelle génération d’avocats qui souhaitent faire avancer la numérisation de manière ambitieuse. Son cabinet utilise déjà avec succès le dossier électronique depuis 2016 et n’a plus besoin d’une armoire de classement encombrante. Docusign eSignature et Docusign Identify permettent désormais une gestion numérique juridiquement sûre des signatures et des vérifications d’identité, par exemple pour les procurations et les contrats de cession.

Les solutions Docusign remplacent les processus papier fastidieux par des processus numériques efficaces

Dans le secteur juridique allemand, la transformation numérique ne progresse que lentement. De nombreux documents doivent encore être soumis sous forme papier. En particulier pour les procurations et les contrats de cession, le législateur exige encore souvent une signature manuscrite. En tant que précurseur en matière de numérisation, Karimi tente de rendre ces processus plus efficaces par voie électronique, mais n’a pas encore trouvé de solution juridiquement valable. Jusqu’à présent, l’équipe du cabinet n’a donc pas été épargnée par la lutte quotidienne avec le papier.

La charge de travail est énorme : dans le quotidien du cabinet, il faut parfois envoyer à l’étranger des centaines, voire des milliers de procurations pour signature manuscrite juridiquement contraignante. Pour cela, les documents doivent être imprimés et envoyés à de nombreux destinataires différents. Il n’est pas rare que le cabinet doive vérifier si les documents sont arrivés à bon port. Et ensuite, la procuration signée doit également trouver le chemin du retour. L’ensemble du processus est par conséquent très long, compliqué, nécessite beaucoup de personnel et coûte donc cher.

En outre, le législateur exige, dans le cadre de la loi sur le blanchiment d’argent, une identification sûre, par exemple pour les transactions immobilières ou même déjà pour la gestion (fiduciaire) d’argent, de titres ou d’autres valeurs patrimoniales. Jusqu’à présent, dans la plupart des cas, les clients s’identifiaient personnellement au cabinet en présentant leurs papiers d’identité.

Une charge de travail gênante pour toutes les parties : « Nous représentons également de nombreuses entreprises internationales, par exemple dans le secteur du voyage, et aucun membre de la direction n’a le temps ou l’envie de se rendre à Berlin juste pour une identification ou une signature. C’était pourtant le défi à relever pour obtenir une procuration juridiquement valable », explique Roosbeh Karimi, le fondateur du cabinet.

Les solutions Docusign sont connues, faciles à utiliser et minimisent les efforts.

L’avocat était donc à la recherche d’une solution numérique capable de garantir la signature qualifiée de l’UE dans son intégralité et au même titre que la signature manuscrite, c’est-à-dire la forme écrite légale. À partir de début 2023, des offres correspondantes sont soudainement apparues sur le marché.

Docusign eSignature réduit considérablement la charge de travail dans les procédures de masse

L’introduction de Docusign eSignature a permis d’alléger considérablement le travail du cabinet KARIMI.legal : grâce au classement numérique des documents dans le dossier, le scannage et la recherche fastidieuse de documents ne sont plus nécessaires. L’impression, l’envoi et l’attente sont également raccourcis. Enfin, le temps de réaction des clients est considérablement réduit, car ils peuvent signer numériquement les documents. 

En plus de cela, l’utilisation de Docusign permet d’améliorer le service à la clientèle : « Certes, il y aura toujours quelques clientes et clients qui insisteront pour que les documents soient envoyés par la poste, mais la plupart d’entre eux sont heureux de pouvoir effectuer leur part du processus rapidement et facilement par voie numérique. La possibilité de vérifier les documents en un coup d’œil et de les réduire numériquement assure une collaboration fluide et renforce la confiance dans le cabinet », explique Roosbeh Karimi.

Docusign Identify assure une identification conforme aux exigences de conformité

Docusign Identify réduit également de façon considérable la charge de travail pour le cabinet d’avocats : « Le déploiement de Docusign a considérablement simplifié la vérification de nos clients, notamment en ce qui concerne les exigences de conformité de la loi sur le blanchiment d’argent. Grâce à l’identification numérique sécurisée, nos clients peuvent effectuer le processus de vérification dans le confort de leur domicile, de leur bureau ou de tout autre endroit », explique le fondateur du cabinet. 

Grâce à la plateforme Docusign, les clients peuvent signer numériquement les documents requis et envoyer une notification au cabinet. Celui-ci peut alors classer le document dans son dossier en toute sécurité juridique, afin d’être prêt pour d’éventuels contrôles de blanchiment d’argent. Grâce à Docusign, KARIMI.legal peut prouver que le cabinet a effectué correctement toutes les étapes nécessaires et qu’il répond ainsi aux exigences légales.

Une mise en œuvre et une intégration sans faille des solutions Docusign

Karimi est également très satisfait de l’introduction de la solution : « L’équipe Customer Success de Docusign nous a apporté un excellent soutien tout au long du processus. Le déploiement a été rapide et sans heurts, et nous avons pu intégrer nos systèmes existants de manière transparente », explique Roosbeh Karimi. Ainsi, la solution s’intègre facilement à l’outil CRM Pipe Drive, utilisé par KARIMI.legal. 

L’interface via la Marketplace permet de personnaliser facilement les signatures pour le cabinet et ses clients. « Tout était parfaitement organisé, tant sur le plan personnel que technique, de sorte que nous avons pu nous familiariser rapidement avec la solution Docusign. Le menu est clair et nous avons pu effectuer sans problème les configurations souhaitées. »

Plus d’efficacité et de compétitivité grâce à Docusign

Peu de temps après l’introduction de Docusign, Roosbeh Karimi se réjouit déjà des avantages de la solution : « Si la vérification de l’identité permet soudain d’économiser trente minutes par dossier, cela peut ne pas représenter grand-chose pour des mandats individuels. Mais pour un plus grand nombre de mandats et de procédures de masse, ces économies peuvent atteindre des centaines d’heures, ce qui permet de réaliser des économies de temps et d’argent considérables. »

Cela améliore non seulement l’efficacité du cabinet, mais aussi sa compétitivité dans un environnement de marché dynamique. « Et un peu plus de tranquillité au travail rend aussi les collaborateurs plus heureux. »