IKEA s’associe à Docusign pour accélérer l’intégration de ses équipes mondiales

Toute personne en quête d’une chaise de bureau colorée, d’un canapé abordable ou d’un succulent plat de boulettes suédoises s’est forcément tournée un jour vers IKEA. Depuis ses débuts en 1943 en tant que petite entreprise de vente par correspondance, IKEA a évolué pour devenir un leader mondial de l’ameublement abordable et fonctionnel.

Outre ses designs novateurs, IKEA est une entreprise portée par ses équipes et ses valeurs : son engagement en faveur d’un avenir plus durable et d’un espace de travail ouvert et collaboratif s’étend à l’ensemble de ses opérations, y compris à la gestion de ses plus de 3 000 employés au Portugal.

« Chez IKEA, nous sommes tous égaux et travaillons main dans la main à la réalisation d’une mission commune », souligne Joana Lopes, responsable RH d’IKEA Portugal. Au cœur de cette mission ? La préservation de la planète, l’une des valeurs qui ont incité IKEA Portugal à repenser ses processus RH gourmands en papier.

Avec l’aide de Docusign, le géant a entièrement rationalisé et numérisé son processus contractuel afin de réduire les déchets, gagner du temps et proposer une expérience d’intégration harmonieuse. Dans le même temps, il a répondu ainsi à des normes de conformité européennes strictes, comme le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS).

Gagner du temps et de l’argent avec un processus RH durable et simplifié

Pour IKEA, réduire l’utilisation du papier représentait une manière simple, mais évocatrice d’assoir son engagement en faveur de la durabilité. Avant l’aide de Docusign, à chaque nouvelle embauche, les documents contractuels étaient imprimés, signés en présentiel, puis numérisés. En somme, un processus aussi chronophage qu’inefficace. Les contrats signés étaient ensuite stockés à cinq emplacements d’IKEA au Portugal, limitant l’accès par les équipes présentes au siège.

« Notre croissance est constante, affirme la responsable. Nous devions trouver une façon plus centralisée de gérer les signatures et l’archivage. »

Aujourd’hui, l’équipe RH a complètement délaissé les processus papier.

En matière de gain de temps, les résultats ont aussi été au rendez-vous. Aujourd’hui, les équipes ont besoin de seulement 2 jours, contre 4 autrefois, pour réaliser leurs tâches. En fait, certains contrats sont complétés en seulement quelques minutes.

Même pendant les périodes de forte activité, comme à Noël ou durant l’été, Docusign assure le bon fonctionnement du processus.

Grâce au workflow Docusign, d’autres étapes du processus ont aussi été simplifiées, comme la collecte des tailles d’uniforme et du nom à privilégier. Aujourd’hui, les nouvelles recrues sont prêtes à travailler, dès leur premier jour.

« Nous disposons de tout ce dont nous avons besoin, ce qui nous permet de nous concentrer sur la mise en place d’un environnement positif et accueillant », affirme Joana Lopes.

Avec moins de tâches administratives à gérer, IKEA Portugal peut prioriser l’accompagnement de ses employés et bâtir une culture d’entreprise forte. « Le temps gagné [avec Docusign] nous permet de mieux accompagner nos employés, de partager notre culture et d’offrir une plus grande valeur ajoutée. »

Simplifier la conformité

Gérer des équipes mondiales au Portugal peut s’avérer difficile en raison de la complexité juridique et bureaucratique qui règne dans le pays, notamment en matière de transactions numériques. Installée dans l’Union européenne, la filiale portugaise est tenue d’utiliser des solutions avancéesde signature électronique qualifiée (SEQ), considérées comme juridiquement équivalentes aux signatures manuscrites conformément au règlement eIDAS.

L’intégrité et la sécurité des contrats sont ainsi maintenues à l’échelle nationale, alors que les processus numériques, eux, sont optimisés.

La solution ID Verification pour les signatures européennes qualifiées de Docusign simplifie la conformité en confirmant les identités des employés à l’aide d’une carte de séjour, d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport (national ou étranger). De plus, elle stocke en toute sécurité les données clés conformément à la réglementation de l’UE sur la protection des données personnelles.

Pour les signataires récurrents, le portefeuille d’identité de Docusign permet de stocker les données personnelles vérifiées pour simplifier de futures actions, comme des formulaires de congé parental, des changements d’état civil ou encore des documents fiscaux. La gestion des besoins RH s’en trouve ainsi facilitée et optimisée.

« Les employés peuvent enregistrer leur signature dans leur portefeuille et l’ajouter simplement et rapidement dès qu’ils en ont besoin », ajoute la responsable.

Une solution pérenne pour une équipe en pleine croissance

L’atout de Docusign ? Suivre la croissance d’IKEA Portugal : l’équipe RH est désormais en mesure de traiter 800 documents chaque année, les solutions numériques de Docusign jouant un rôle prépondérant dans la faisabilité de ce résultat.

En transformant un processus d’intégration autrefois complexe en une expérience numérique fluide, Docusign permet aux équipes de se concentrer sur le plus important, à savoir l’intégration des nouvelles recrues dans la culture et la mission de l’entreprise, et ce, dès le premier jour.

« Docusign est, à nos yeux, un outil pratique qui simplifie nos tâches quotidiennes et nous permet d’être disponibles en tout temps, révèle Joana Lopes. L’efficacité tirée des solutions de signature numérique Docusign nous permet de mieux accompagner nos employés, de partager notre culture et d’offrir une plus grande valeur ajoutée. »