Ducati West Europe améliore l'expérience de ses clients sur la route avec eSignature

Le constructeur italien Ducati, propriété du constructeur automobile allemand Audi, est célèbre pour ses motos. Ducati a commencé à utiliser la signature électronique Docusign dans son département de développement du réseau en France car l'équipe avait besoin d'une solution rapide et numérique pour gérer les contrats annuels avec les concessionnaires Ducati. 

Au début de chaque année, les conditions et objectifs commerciaux devaient être signés, et à la fin de l'année, autant de signatures étaient nécessaires pour gérer le bonus de chaque concessionnaire en fonction de ses performances de vente. Avant Docusign, ces processus étaient réalisés sur papier et prenaient énormément de temps.

Rationaliser les tâches administratives pour améliorer l'expérience client

Lorsque Marielle Rouquette, directrice du marketing et de la communication de Ducati West Europe, a constaté les avantages que Docusign avait apportés à ses collègues, elle a vu l'opportunité d'améliorer les processus au sein de l'équipe marketing également.

La Ducati Track Experience offre aux clients la possibilité de passer une journée sur un circuit de course avec une moto Ducati. Ces événements d'une journée sont gérés par un fournisseur qui organise toutes les activités sur circuit avec Ducati West Europe et s'occupe également de la partie juridique. La préparation de la piste et la mise en place des assurances responsabilité civile sont des tâches administratives importantes. 

Avant Docusign, le fournisseur envoyait tous les contrats requis sous forme de documents PDF par e-mail à tous les clients qui s'inscrivaient à l'événement. Les personnes inscrites devaient imprimer et signer tous les contrats, puis les apporter à l'événement. Il fallait donc une heure pour traiter la file d'attente. Tous les documents devaient être vérifiés pour s'assurer que les signatures étaient bien apposées aux bons endroits. 

Avec une moyenne d'âge de 50 ans, ils étaient habitués à des processus papier fastidieux. Toutefois, Marielle Rouquette a vu une possibilité d'amélioration ! Elle a créé un compte Docusign pour le fournisseur et lui a demandé de numériser toutes les étapes d'enregistrement. Les organisateurs ont téléchargé sur Docusign la liste des clients qui s'étaient inscrits pour la prochaine journée de piste et ont envoyé tous les contrats via la solution.

"Docusign me fournit les informations dont j'ai besoin : Je dispose désormais d'une liste complète de tous les participants aux événements. Auparavant, je n'avais aucune visibilité sur les personnes inscrites à nos événements sur circuit. J'ai une meilleure idée de ce que fait notre fournisseur et de qui sont exactement les clients. Toutes les informations supplémentaires que je reçois sont intégrées dans notre CRM", explique Marielle. 

Docusign pour rendre les processus futurs plus faciles et plus fiables

Comme l'organisateur de l'événement envoie tous les contrats via Docusign avant l'événement, 80 % d'entre eux sont signés avant l'événement. Environ 20 % des clients se présentent encore à l'événement avec un papier signé, mais le traitement de leur inscription ne prend que 10 minutes au lieu d'une heure, car les files d'attente sont beaucoup plus courtes qu'auparavant.

Marielle pense déjà au prochain cas d’usage de la signature électronique. Chaque année, Ducati envoie un plan de marketing événementiel à ses concessionnaires. Ils peuvent choisir de participer et de soutenir les événements qui les intéressent. Pour chaque événement, Ducati envoie un formulaire de demande au format PDF et chaque formulaire rempli par un concessionnaire donne à Ducati la garantie de pouvoir organiser l'événement. "Il serait tellement mieux d'avoir toutes ces informations dans Docusign. Pour voir d'un coup d'œil quel concessionnaire s'est engagé pour cet événement. Cela rendrait notre planification marketing plus facile et plus fiable", explique-t-elle.