Coface transforme ses processus avec la signature électronique

Avec 75 ans d’expérience et un vaste réseau international, Coface compte parmi les leaders de l’assurance-crédit et des services spécialisés adjacents : l’Affacturage, le Recouvrement, l’Assurance Single Risk, la Caution et les services d’Information. L’entreprise compte aujourd’hui près de 4 500 collaborateurs et est présente dans 100 pays.

Isabelle Letac est directrice de projets informatiques au sein de l’entité Business Technology, une équipe responsable des projets IT pour l'ensemble du Groupe. C’est à ce titre qu’elle a été chargée de la mise en place de Docusign à Coface.

Avant la signature électronique : un autre monde

Isabelle Letac se souvient des délais nécessaires à la signature d’un contrat il y a encore quelques années.

“Avant, il n'y avait pas de processus de signature électronique. Tout était manuel. Les contrats étaient envoyés chez les clients par courrier ; ils les signaient et les renvoyaient par courrier. Nous le signions à notre tour avant de le renvoyer. Puis les documents étaient numérisés et stockés dans des systèmes de gestion documentaire”.

Il s’agissait ici de processus entièrement manuels et chronophages auxquels les solutions digitales notamment celle de Docusign ont permis de mettre fin. Mais si aujourd'hui la signature électronique peut être utilisée au sein de tous les services, la montée en puissance a été graduelle.

En 2020, l’explosion des usages

C’est en 2020 lors de la mise en place des premiers confinements liés au Covid que l’utilisation de la signature électronique s’est radicalement accélérée.

“Il a fallu déployer la signature électronique partout. Nous avions de l’avance parce que les processus et les outils étaient déjà en place. Mais début 2020, il y a eu une vraie accélération” indique Isabelle Letac.

Le consommation de 250 enveloppes mensuelle est montée en quelques semaines à 1800 enveloppes par mois et l'accélération se poursuit aujourd’hui sur le même rythme :

“C'est évidemment parti des équipes commerciales, pour la signature des contrats avec les clients. Puis tout doucement, d’autres processus externes et internes ont rejoint le mouvement. Les équipes nous demandaient de trouver des solutions rapides et efficaces et nous en avions une prête à l’emploi”.

Un accompagnement clé dans la réussite du projet

Aujourd’hui, d’autres projets d'extension sont à l’étude, en particulier pour l'international. Les équipes Customer Success de Docusign accompagnent Isabelle et ses équipes dans plusieurs projets.

“ L'interaction avec les équipes Customer Success est rassurante et apporte de nouvelles connaissances sur l'application. Nous avons fait des présentations conjointes et leur présence a apporté une légitimité à de nombreux sujets comme par exemple la signature qualifiée.”, commente Isabelle.

Et pour l’avenir, d’autres projets encore...

En plus du déploiement à l’international, Isabelle travaille également sur de nombreux projets comme l’intégration de la signature électronique à des logiciels développés en interne grâce aux API Docusign.

À l'heure du bilan, Isabelle Letac est enthousiaste : “ Je pense que c'était une évolution indispensable à nos métiers. Aujourd'hui, 60% de nos contrats sont signés en deux jours, ce qui est assez remarquable.”