DLA Piper optimise ses processus juridiques avec Docusign

DLA Piper est un cabinet d’avocats international avec des bureaux et des collaborateurs répartis dans plus de 40 pays en Amérique, en Europe, en Asie-Pacifique, en Afrique et au Moyen-Orient. Le cabinet propose aux multinationales, gouvernements et particuliers un large éventail de services juridiques dans de nombreux domaines : droit des affaires, droit financier, litiges, propriété intellectuelle, immobilier, droit du travail, impôts et conformité réglementaire. La mission de DLA Piper ? Être le leader mondial des cabinets d’avocats d'affaires, et fournir les meilleurs services juridiques à ses clients, grâce à son esprit d’entreprise et d’innovation. En ce sens, l’intégration de Docusign eSignature s’est avérée une étape importante grâce à laquelle le cabinet a pu poursuivre sa transformation numérique en simplifiant son processus contractuel et de gestion des documents et en permettant à ses collaborateurs de prioriser les conseils juridiques plutôt que les tâches administratives.

Numériser les processus contractuels avec Docusign

Outre le fait d’adopter eSignature, le cabinet a également souhaité utiliser les solutions de signature numérique Docusign afin de faciliter l’obtention des signatures électroniques qualifiées (QES) et avancées (AES). Ces dernières offrent en effet de plus hauts niveaux de sécurité pour le signataire lors de transactions en ligne, en exigeant des clients qu’ils s’identifient électroniquement lors du processus de signature.

La profession juridique repose sur des méthodes de travail très anciennes et une exécution des tâches très traditionnelle. Par conséquent, le secteur demeure extrêmement dépendant des processus papier. C’est en tout cas ce qu’explique Heidi Harban, Senior Legal Technology Manager chez DLA Piper : « Bon nombre de mes pairs seront d’accord pour dire que la transformation numérique au sein de notre profession est un défi, simplement car nos métiers sont par nature très traditionnels, et nos parties prenantes manquent de temps. » Avant de travailler avec Docusign, les collaborateurs chez DLA Piper qui devaient faire signer les accords client et les documents juridiques, devaient les imprimer et les transmettre par courrier, par coursier ou, dans certains cas, les remettre eux-mêmes aux clients. Ils pouvaient aussi les numériser et les envoyer par e-mail. Qu’importe la méthode de livraison, les documents papier devaient être signés par le destinataire avant d’être renvoyés par la poste. Résultat, les collaborateurs dédiaient un temps considérable aux tâches administratives, délaissant leur rôle premier : conseiller leurs clients. L’adoption se faisait ainsi au ralenti, avec seulement 50 enveloppes créées en 2018 et en 2019.

Le principal moteur de changement ? La pandémie de COVID-19, qui a forcé les avocats à utiliser Docusign eSignature pour finaliser des transactions. Avec la fermeture des cabinets et la nécessité pour les employés de télétravailler, les avocats et assistants juridiques ont dû adapter leur façon de travailler pratiquement du jour au lendemain. Grâce à Docusign, le cabinet a pu poursuivre ses activités pendant une période incroyablement stressante.

Plutôt que de définir des critères de réussite lors du déploiement de Docusign eSignature, le cabinet a choisi de rationaliser ses processus et d’accélérer l’ensemble de la chaîne de valeur des accords pour ses clients et ses employés.

Cependant, l’impact de la pandémie sur les modes de travail se passe de mots. Avec seulement 50 enveloppes créées en 2018 et en 2019, DLA Piper a pu observer une incroyable augmentation avec Docusign eSignature, la pandémie ayant eu une très forte influence sur les workflows. Rien qu’en 2020, le cabinet a vu l’utilisation des enveloppes Docusign eSignature multipliée par 50. Une augmentation pour le moins stupéfiante. Aujourd’hui, Docusign eSignature fait partie intégrante des processus quotidiens de DLA Piper, comme le souligne Heidi Harban : « Maintenant que le monde est revenu à cette étrange nouvelle normalité, nous continuons d’utiliser Docusign eSignature. Nos collaborateurs se sont familiarisés avec l’outil et l’ont intégré dans leur quotidien. Aujourd’hui, les anciennes méthodes n’intéressent plus. »

Docusign eSignature définit de nouvelles méthodes de travail

Les valeurs sont l’essence même de DLA Piper, qui s’efforce de faire la différence pour ses clients. Le cabinet a su identifier la façon dont l’intégration de processus numériques à ses workflows pourrait améliorer les expériences client et accroître son efficacité. Pour y parvenir, le cabinet a créé un centre d’excellence Docusign, au sein duquel une équipe dédiée composée d’environ 40 assistants juridiques gère les tâches administratives liées à la préparation des documents et des accords en vue de leur signature. Outre le fait d’améliorer l’efficacité des workflows, par exemple en proposant une assistance 24h/24, 7j/7, cette intégration a permis aux avocats de se concentrer sur l’accompagnement de leurs clients.

Outre la rationalisation des processus et les avantages inhérents en termes de réduction des coûts, DLA Piper a également vu en quoi les solutions eSignature et de signature numérique de Docusign ont soutenu ses objectifs de durabilité. C’est ce qu’affirme Heidi Harban :

Docusign eSignature définit de nouvelles méthodes de travail

Aujourd’hui, DLA Piper utilise Docusign eSignature dans 12 de ses juridictions et prévoit d’étendre son intégration à l’ensemble de ses activités. La solution Docusign eSignature s’est révélée la plus avantageuse pour les projets de droit des affaires et des finances, domaines dans lesquels les outils sont le plus souvent utilisés.

Pour le cabinet, cela ne fait aucun doute : son parcours avec Docusign commence à peine. Mais déjà, des initiatives numériques germent, et DLA Piper étudie la façon d’intégrer Docusign à encore plus de systèmes et processus avec les outils de sa pile. Le cabinet s’intéresse notamment à l’intégration de Microsoft Teams ou Microsoft 365, et à comment elle pourrait contribuer à générer de meilleures données et informations analytiques, ainsi qu’à la façon dont l’intégration avec d’autres outils pourrait améliorer les initiatives de gestion des documents et des transactions.