Secteur de l'industrie : comment la signature électronique peut vous aider

Le secteur de l’industrie est en plein changement et il a été confronté à de nombreux défis ces deux dernières années, à savoir : 

• la perturbation de la chaîne d'approvisionnement

• les pénuries de main-d'œuvre

• la pression à opérer une transformation numérique. 

Les équipes RH et les directeurs d'usine ont, eux-aussi, leurs propres défis à relever lorsqu'il s'agit de recruter, de retenir et de gérer une main-d'œuvre dans l'usine. Les syndicats et les grèves, la sécurité des travailleurs, les lacunes en matière de compétences, les difficultés de communication dans l'usine - ce ne sont là que quelques exemples des facettes auxquelles les RH dans l'industrie doivent faire face. Sans parler de la pénurie permanente de main-d'œuvre et du défi que représente le recrutement de nouvelle générations d'employés qui ont des attentes différentes vis-à-vis de leur employeur.

Si vous travaillez dans les RH, il est probable que vous soyez déjà familiarisé avec les outils de signature électronique qui peuvent soutenir vos processus RH. Cependant, si vous voulez relever ces défis avec succès, vous devrez tirer parti d'outils plus intelligents et de l'automatisation qui font passer les signatures électroniques au niveau supérieur. Nous avons établi cette liste des fonctionnalités de Docusign eSignature pour vous inciter à réfléchir à la manière dont vous pourrez relever les principaux défis auxquels vous serez sûrement confrontés cette année.

Attirer et retenir une main-d'œuvre qualifiée

Selon une étude récente de Deloitte et du Manufacturing Institute, 2,1 millions d'emplois ne seront pas pourvus d'ici 2030 dans l'industrie aux Etat-Unis. Il en est de même en France, selon Alexandre Saubot, le président de France Industrie : « la moitié des emplois en tension sont des métiers de l’industrie » Cette situation est due à un manque d'attrait ou d'intérêt pour l'industrie, au départ à la retraite des baby-boomers et aux nouveaux employés qui ont des attentes différentes en matière d'emploi et de carrière. Plus de 70 000 offres d’emplois sont actuellement à pourvoir dans le secteur industriel français. Dans le climat économique actuel, il est plus difficile que jamais de développer et de conserver la main-d'œuvre du secteur de l'industrie. Les entreprises du secteur industriel doivent créer une expérience moderne et transparente pour les candidats afin de les attirer mais aussi de les engager rapidement.

Voici quelques fonctionnalités de la signature électronique qui contribuent à créer une expérience transparente pour les candidats :

• Modèles préconstruits : Les recruteurs peuvent utiliser des modèles prédéfinis pour les documents courants des candidats, comme les lettres d'offre ou les formulaires. Les modèles peuvent vous faire gagner du temps et améliorer la précision en garantissant que certains champs soient marqués comme obligatoires afin de réduire les allers-retours avec les candidats sur des formulaires incomplets.

• Envoi de SMS : Dans de nombreuses usines de fabrication, les candidats aux postes d'ouvriers n'ont pas nécessairement un accès facile à un ordinateur de bureau ou portable. La livraison par SMS pour Docusign eSignature vous permet d'envoyer des notifications en temps réel pour que les candidats signent depuis leur appareil mobile. 

• Vérification d'identité :  Vérifiez automatiquement et numériquement les pièces d'identité délivrées par l'État pour faciliter l'intégration des employés à distance. 

• Signing Insights : Recruter un travailleur ce n'est que la moitié du chemin. De nombreux candidats abandonnent au cours du processus de recrutement en raison de documents d'accueil laborieux. Signing Insights est un outil de visualisation des données qui aide les administrateurs à comprendre le comportement des signataires et à déterminer où les candidats abandonnent au cours du processus de recrutement

Revenir aux usines en toute sécurité

Alors que le monde retourne au bureau, les travailleurs retournent également dans les usines de production. Les usines ont toujours dû se conformer strictement aux directives du Ministère du Travail, notamment en affichant des avis relatifs à la santé ou en tenant des registres des blessures et des maladies professionnelles, plus récemment, certaines ont également commencé à mettre en œuvre des protocoles liés au COVID, tels des questionnaires ou des dépistage pour déterminer si les employés peuvent se présenter au travail.

Ces fonctionnalités permettent de rationaliser les opérations RH autour des accords :

• Accords en un clic : Obtenir le consentement des travailleurs à des codes de sécurité nouveaux ou mis à jour sur le lieu de travail peut se faire en un seul clic tout en permettant au personnel RH de gérer la version de la politique. Non seulement cela offre une expérience utilisateur positive pour les employés, mais vous pouvez également garder la trace de ceux qui ont donné leur consentement.

• Envoi groupé : Partagez un document standardisé avec de nombreux destinataires en même temps grâce à l'envoi groupé dans Docusign eSignature. Lorsque les documents sont signés, ils sont automatiquement centralisés pour le suivi et le classement. 

• Pièces jointes du signataire : Si vous recueillez des fichiers auprès des employés, le signataire peut télécharger une pièce jointe dans le document qu'il signe. Toutes les informations sur les employés sont ainsi centralisées.

Gérer les employés dans le cadre de contrats syndicaux

Travailler avec des contrats syndicaux ajoute un autre niveau de complexité à la gestion des travailleurs, car les entreprises doivent se conformer à la convention collective de chaque syndicat. Vous trouverez ci-dessous quelques fonctionnalités qui peuvent faciliter la gestion des documents pour les employés syndiqués :

• PowerForms : Cette fonctionnalité vous permet de générer des documents à la demande, en libre-service, pour signature. Grâce à PowerForms, les employés peuvent facilement accéder à des formulaires et les signer sans que les RH aient à faire un travail supplémentaire, par exemple pour l'indemnisation des travailleurs, les procédures de règlement des griefs, les déclarations d'accident et les demandes de congé. 

• Acheminement conditionnel et flux de travail avancés : Les procédures de grief nécessitent souvent plusieurs étapes avec plusieurs examinateurs, dont le superviseur immédiat et le représentant syndical. Avec le routage conditionnel, vous pouvez utiliser des étapes et une logique intelligentes pour vous assurer qu'un formulaire de rapport de grief sera automatiquement acheminé vers les parties appropriées pour examen et approbation.

Docusign eSignature a été conçu en pensant aux équipes RH pour leur faciliter la tâche. Grâce à plus de 350 intégrations, les équipes peuvent travailler plus rapidement avec les logiciels qu'elles utilisent déjà, notamment Greenhouse, Workday et Microsoft. Les API Docusign permettent également aux développeurs et aux administrateurs de créer des intégrations personnalisées pour leurs solutions internes ou leurs besoins spécifiques, afin que tous les systèmes fonctionnent ensemble.

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