PME, comment améliorer la négociation des contrats clients ?

Le besoin de simplifier le processus de gestion des contrats est plus pressante que jamais. D’après le sondage sur l’état de la gestion des contrats effectué par Docusign, 44 % des répondants ont déclaré utiliser une solution de gestion des contrats en 2018, contre 32 % en 2017. Cependant, certains problèmes persistent. Pourquoi ? Pour faire simple, il existe un certain nombre d’étapes à réaliser avant de pouvoir finaliser un contrat. D'ailleurs, 83 % des personnes interrogées dans le cadre de ce même sondage ont indiqué que la finalisation de leurs contrats durait entre deux et six semaines en moyenne. Cela est dû au fait que la majorité des contrats nécessitent au moins trois versions avant d’atteindre la phase de signature.

Chez Docusign, nous savons à quel point il peut être frustrant de dépendre de systèmes obsolètes et décousus qui retardent le processus de gestion des contrats. Les entreprises d’aujourd’hui ont besoin d’une solution conçue pour gérer les tâches de négociation des contrats comme la gestion des révisions, des modifications, des versions et des approbations. C’est pourquoi nous avons lancé Docusign Negotiate, une gamme de produits Docusign pour les petites et moyennes entreprises, utilisables pour générer, négocier et approuver des contrats de vente de manière fluide et automatique.

Réduction des problèmes de gestion des contrats

Certains outils comme la signature électronique ont déjà permis de moderniser le processus de signature des contrats. Mais lorsqu’il s’agit de la préparation et de la négociation des documents, de nombreuses organisations sont confrontées à des retards d’approbation, simplement parce qu’elles dépendent de processus manuels et de systèmes déconnectés entre eux.

Les négociations des contrat prennent plus de temps que nécessaire, et les commerciaux perdent du temps à créer manuellement des contrats, à les envoyer pour révision interne et à faire des allers-retours entre les clients et les validateurs internes, le tout en utilisant divers e-mails et documents Word. Résultat ? Les clients potentiels attendent avec impatience et les contrats ne sont pas finalisés. Si vous êtes concerné par ce problème, Docusign Negotiate est là pour vous aider.

Facilitation des approbations

Docusign Negotiate vous permet de désigner les approbateurs qui peuvent rejeter, modifier ou approuver un contrat dans le cadre du workflow existant. Lorsqu’il est temps pour eux d'agir, ces approbateurs reçoivent des notifications. En tant que propriétaire du document, vous pouvez toujours consulter l’état du workflow pour savoir qui doit faire quoi. En outre, l’historique d’activités liées au document est automatiquement suivi. Ces fonctionnalités garantissent la conformité de votre processus d’approbation et permettent de l'auditer. Au lieu d’avoir à basculer entre différentes plateformes, tout est centralisé à un seul endroit. Ce processus élimine les étapes inutiles et augmente la visibilité de chaque action requise.

Suivi de toutes les modifications

Au lieu de compter sur le fait que les utilisateurs se servent correctement du suivi des modifications dans Google Docs ou Microsoft Word, les propriétaires de documents peuvent détecter automatiquement les modifications apportées aux différentes versions. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques de passer à côté de modifications majeures.

« Je peux vous dire, en connaissance de cause, que la détection des modifications est un différenciateur majeur, car les entreprises de plus grande envergure désactivent souvent le suivi des modifications, pour intimider la contrepartie, lors des négociations avec des PME », explique Dave Simon, vice-président des ventes commerciales chez Docusign. « Cela entraîne des heures, voire des jours de comparaison si le commercial ne parvient pas à convaincre le client de refaire sa version en activant le suivi des modifications. »

Simplicité de configuration, d’utilisation et de gestion

Si la plupart des PME n’ont toujours pas automatisé leur processus de négociation des contrats, c’est principalement en raison de la complexité des outils de gestion des contrats sur le marché. Ces outils nécessitent le recours à des ressources dédiées pour une implémentations personnalisée, un support client et une gestion continue. « Les PME nous ont expliqué que la génération de documents et la négociation des contrats manuelles leur faisaient perdre du temps et présentaient des risques », indique Mary McGuire, directrice du marketing produit chez Docusign. « Mais pour elles, l’automatisation n’était pas envisageable, car elle nécessitait de gros projets et des équipes informatiques dédiées. »

Pour répondre aux besoins des PME, Docusign Negotiate offre divers processus automatisés : génération de documents, workflow de négociation des contrats, suivi des modifications et contrôle des versions, le tout dans un produit facile à configurer et à utiliser. L’outil comprend des pré-intégrations à Salesforce Sales Cloud et Docusign eSignature (vendus séparément), ce qui vous évite de perdre du temps à tout intégrer. Vous pouvez ainsi utiliser ces fonctionnalités pour automatiser la manière de générer, négocier et signer vos contrats.

Avec Docusign Negotiate, vous gagnerez du temps, réduirez les risques et donnerez à votre équipe la possibilité de se concentrer sur la croissance de l’entreprise. Fini de chercher la 3e version (ou était-ce la 4e ?) que Marc a envoyée par e-mail au client après approbation de Julie, qui n’a peut-être pas repéré l’erreur commise par Marc en saisissant manuellement dans le contrat les données client issues de Salesforce… Vous voyez où l’on veut en venir ?

Découvrez comment Docusign Negotiate peut aider votre entreprise à générer, négocier et approuver automatiquement vos contrats.