Petites et moyennes entreprises : 10 façons de tirer le maximum de la signature électronique

Pour les PME et TPE, la signature électronique s'impose comme le meilleur moyen d'économiser des efforts et du temps par rapport aux processus papier. Hier encore peu répandue et acceptée, la signature électronique est désormais largement reconnue dans la plupart des secteurs d'activité. Vous pouvez consulter notre guide sur la valeur juridique en France des signatures électroniques.

Vous ne savez pas par où commencer ? Vous recherchez d'autres cas d'usage où vous pourriez utiliser la signature électronique pour gagner en efficacité ? Nous avons rassemblé dans cet article les 10 principaux cas d'utilisation de la signature électronique pour les PME et TPE, afin de vous aider à tirer le meilleur parti de l'outil le plus populaire de Docusign Agreement Cloud.

1. Contrats de vente

Les contrats de vente sont les piliers de l'entreprise. Leur importance est telle qu'il est souvent stressant de manquer de visibilité dessus. Dans le même temps, l'envoi électronique des contrats de vente accélère le processus de signature et améliore la traçabilité des actions de chaque signataire.

La signature électronique de contrats de vente est en train de se généraliser dans différents secteurs, aussi bien en B2B (vente de logiciel, consulting, prestations de service…) que B2C (contrats bancaires, contrats de téléphonie…). La valeur légale des signatures électroniques est désormais reconnue dans de nombreux pays.

Exemples : ventes B2B, bail de location, prestataires de services

2. Contrats fournisseurs

Les petites entreprises peuvent être en position de faiblesse dans les négociations avec leurs fournisseurs. C'est la raison pour laquelle il est important pour celles de fixer de façon ferme et définitive des éléments négociés tels que le prix et les conditions au plus vite. En agissant rapidement pour conclure un contrat fournisseur dès que les deux parties sont parvenues à un accord, les PME peuvent s'assurer un résultat plus favorable.

Exemples : vente au détail, services aux entreprises

3. Formulaires destinés aux nouveaux clients

Si vous demandez à vos nouveaux clients de remplir un formulaire ou d'autres types de documents, la signature électronique a toute sa place dans votre entreprise. La dématérialisation vous permettra non seulement de réduire les coûts liés au papier et à l'impression, mais aussi de gagner un temps précieux et d'éviter les erreurs, en éliminant la nécessité de saisir les données. Les fonctionnalités avancées de la signature électronique permettent d'optimiser ce processus.

Exemples : services à la personne, professionnels de santé, salons de beauté

4. Modification de commandes

Le changement fait partie du quotidien de la gestion de projet. Les objectifs peuvent évoluer, et la seule certitude est l'imprévisibilité. Les clients peuvent également changer d'avis. L'utilisation de la signature électronique pour les modifications de commandes vous permet de gérer facilement les changements en cours de projet et d'éviter les retards, tout en conservant une trace écrite complète et opposable, disponible dans le cloud à tout moment.

Exemples : architectes, web designers, construction

5. Validation client

Pour les entreprises qui proposent du sur-mesure, la validation finale avant production est indispensable, afin d'éviter de vous exposer à des risques de contestation du rendu final. Grâce aux signatures électroniques, vous pouvez capturer et stocker les validations en toute simplicité, pour un achèvement plus rapide de vos commandes.

Exemples : imprimeries, créations artistique, meubles sur mesure

6. Intégration des nouveaux employés

Les démarches administratives à effectuer lors de l'embauche d'un salarié sont nombreuses. Formulaires de contact, inscription à la mutuelle et à la prévoyance, information sur les avantages sociaux, informations de rémunération… la liste est longue. Il est facile de gérer ces documents rapidement et en toute sécurité grâce à la signature électronique. En outre, vos nouveaux collaborateurs auront une excellente première impression de votre entreprise – et c'est souvent la première impression qui compte.

Exemple : toute entreprise de plus d'un salarié

7. Licences de propriété intellectuelle et autres accords juridiques

Juridiquement contraignante et offrant un rapport d'audit recevable devant les tribunaux, la signature électronique de Docusign est idéale pour les documents juridiques courants, tels que les licences de propriété intellectuelle ou accords de franchise.

Exemples : magasins franchisés, entreprises technologiques

8. Accords de confidentialité

Dans un monde concurrentiel, les accords de confidentialité sont un gage de sécurité et de liberté dans les relations commerciales. Cependant, ils sont difficiles à gérer en version papier, se perdent facilement, se prêtent peu aux vérifications et sont souvent négligés. En revanche, avec la signature électronique ils peuvent être signés sur un appareil mobile, à distance ou en face à face, ce qui vous permet d'entamer les discussions en toute confiance.

Exemples : accords de confidentialité avec les employés, négociations de licences, protection de la propriété intellectuelle

9. Accords de distribution

Si la réussite de votre entreprise repose sur des partenariats avec des revendeurs, des distributeurs ou d'autres canaux de vente indirecte, optez pour la signature électronique afin de faciliter la conclusion d'accords de distribution et rendre votre entreprise plus attractive.

Exemples : entreprises technologiques, grossistes

10. Autorisation parentale et vérification d'âge

Que vous travailliez avec des enfants ou que vous deviez vérifier l'âge de vos employés pour vous conformer à des réglementations spécifiques, la signature électronique peut être intégrée avec des solutions de validation d'identité pour vous faciliter la tâche.

Exemples : colonies de vacances, sorties scolaires, formulaires d'autorisation

Cet article vous a donné envie de tester la signature électronique ? Inscrivez-vous pour un essai gratuit et découvrez-la par vous-même. Vous êtes déjà client ? Parcourez Docusign University pour découvrir de nouvelles façons d'utiliser la richesse de Docusign. Vous pouvez également créer un compte gratuit pour commencer à signer et stocker vos documents en ligne.