Le problème du papier dans un monde numérique

Les entreprises qui choisissent de se passer de papier en mettant en œuvre des processus numériques présentent de nombreux avantages. Les avantages d'un bureau sans papier comprennent des gains de temps, des délais d'exécution plus rapides, une meilleure expérience client et des économies. De nombreux cabinets d'avocats ont accéléré leur adoption du numérique après la pandémie, mais des goulets d'étranglement persistent. Le papier, les processus manuels et répétitifs peuvent encore ralentir les progrès et entraîner une réduction de la productivité, des performances, de la satisfaction des clients, de la satisfaction des employés, de la conformité et des revenus. La pandémie de COVID-19 a forcé les équipes à regarder au-delà des processus papier et manuels et à les remplacer par des flux de travail numérisés de bout en bout. Cet article examine certains des problèmes que le papier peut causer et comment les équipes juridiques commencent à les résoudre. La pandémie pourrait-elle faire du cabinet d'avocats sans papier une réalité ?

Les défis du papier  

Une enquête mondiale menée auprès de 605 décideurs en matière de processus réalisée par Forrester Consulting et commandée par Docusign, a révélé que de nombreuses organisations avaient des processus manuels pour transférer les données du papier vers des systèmes hérités, des sites Web ou des feuilles de calcul excel. Il a constaté qu'en 2019, deux tiers des départements des grandes entreprises traitaient au moins 500 accords par mois, dont 84 % étaient générés manuellement, et 64 % de ces accords devaient être approuvés par le service juridique. Les processus analogiques peuvent avoir un impact significatif sur les performances globales de l'entreprise. 46 % des équipes juridiques ont déclaré que les processus manuels retardaient le démarrage des projets, et 45 % qu'ils étaient à l'origine de mauvaises expériences pour les clients. Même si chacun d'eux ne prenait que cinq minutes, cela équivaudrait à une semaine de travail complète pour un membre de l'équipe. En outre, 49 % des organisations n'ont pas la capacité de trouver et de gérer facilement leurs accords, et encore moins de s'assurer qu'ils sont sécurisés et exécutés conformément aux obligations légales ou réglementaires.

Dans la dernière enquête Forrester sur l'état des systèmes d'accord en 2020, commandée par Docusign, les résultats font encore état de processus manuels en place - 32 % des décideurs ont répondu que les processus d'accord manuels sont source d'inefficacité, et 54 % des répondants ont déclaré qu'ils font double emploi en réintroduisant les données des accords manuels dans des contrats qui existent déjà. 

Il existe de nombreux autres problèmes causés par le papier dans le monde numérique d'aujourd'hui. Les processus manuels peuvent entraîner des dépenses supplémentaires liées à l'impression et à l'affichage. Les classeurs ne sont pas accessibles à distance, et il peut être difficile de localiser les documents dont vous avez besoin. 

Ces processus papier ne sont plus nécessaires - les organisations peuvent supprimer les tâches manuelles en automatisant les flux de travail et en rationalisant les processus pour éviter les répétitions. Le traitement manuel des accords est lent et nécessite beaucoup de ressources, ce qui désavantage les entreprises face à une concurrence plus agile. L'automatisation peut améliorer la productivité et les performances des services juridiques et la pandémie a accéléré l'automatisation. Comme la vitesse des affaires et le besoin de travail fonctionnel à distance ont augmenté en 2020, il est devenu encore plus important de résoudre les problèmes causés par le papier et les processus manuels d'une manière qui prépare le terrain pour une transformation numérique durable et évolutive.

Mise en œuvre de la technologie du cloud et des outils numériques

Pour les avocats, le stockage de documents dans le cloud est devenu essentiel - il leur permet d'accéder aux fichiers en toute sécurité et de collaborer sur ces derniers depuis n'importe où dans le monde. En numérisant les documents et en transférant les processus dans le nuage pendant la pandémie - les services juridiques et les cabinets ont la possibilité de soulager une partie de cette charge de travail. Les outils numériques et la réduction des tâches manuelles et sur papier ont permis aux équipes juridiques de travailler à distance. De nombreuses équipes juridiques ont adopté des outils de gestion du cycle de vie des clients qui peuvent aider à automatiser les contrats juridiques de volume élevé et de faible complexité, comme les accords de non-divulgation. Une enquête de Thomson Reuters suggère que le travail à distance est là pour rester dans la profession juridique - leur enquête a révélé que 9 avocats sur 10 ne veulent pas retourner au bureau à temps plein.

Dans l'enquête de Forrester Consulting sur l'état des systèmes d'accord en 2021, commandée par Docusign, 96 % des décideurs ont déclaré qu'ils continueraient à utiliser les nouvelles technologies mises en œuvre pendant la pandémie. Docusign a également commandé une enquête auprès de plus de 800 juristes d'entreprise mondiaux pour se concentrer sur leurs responsabilités en matière de contrats et les outils qu'ils utilisent pour gérer leur travail. 

L'étude Tendances numériques pour les équipes juridiques en 2020 a révélé que les répondants se tournent vers la technologie pour réduire les erreurs (53 %), leur faire gagner du temps (51 %), automatiser les tâches (41 %) et accroître la collaboration (45 %). 43% des répondants ont déclaré que la numérisation des flux de travail juridiques était l'une des tendances les plus importantes affectant la fonction juridique, et 37% ont déclaré qu'il était important de soutenir un département juridique "travaillant de n'importe où". Parmi les principaux problèmes rencontrés par les répondants, citons le manque de visibilité sur l'état d'avancement d'un contrat dans le processus de signature (53 %), le caractère manuel de trop nombreuses parties du processus (54 %) et le manque d'accès facile aux contrats stockés (41 %).

Les types d'outils que les départements juridiques utilisent déjà pour les aider à résoudre le problème du papier sont les suivants :

• CLM - 30% ont déclaré avoir déjà mis en œuvre un logiciel CLM et 62% des personnes interrogées pensent que ce logiciel sera essentiel pour réussir dans leur rôle dans les cinq prochaines années.

• Signature électronique - 31 % ont mis en œuvre un logiciel de signature électronique, et 78 % pensent que ce logiciel sera essentiel pour réussir dans leur rôle dans les cinq prochaines années.

• CRM - 48% ont mis en œuvre un logiciel de CRM, et 67% pensent qu'il sera essentiel à leur réussite dans les cinq prochaines années.

Les niveaux de travail à distance qui ont grimpé en flèche pendant la pandémie devraient rester élevés pendant un certain temps. Les services juridiques sont en pleine transformation numérique, et de nombreux cabinets d'avocats réinventent rapidement des processus qui nécessitaient auparavant des documents physiques pour résoudre le problème du papier.

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