FAQ signature électronique

L’éducation autour du marché de la signature électronique progresse et la confiance à son égard avance également. Cependant, souvent les mêmes questions sont adressées. Découvrez les questions les plus posées.

1. Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique, encore appelée signature digitale ou signature numérique, est tout simplement le fait de permettre de valider, approuver le contenu d’un document tout en étant capable d’en authentifier le signataire. Contrairement à la croyance collective, il ne s’agit pas forcément de tracer une signature manuscrite sur une tablette.

La signature électronique peut prendre la forme d’un nom saisi, d’une signature scannée, d’une signature manuscrite réalisée sur tablette, d’une suite de caractères ou encore de critères d’identifications digitaux tels que l’empreinte digitale, la rétine, la voix…

1. Quels sont les avantages de la signature électronique Docusign ? 

• Rapidité pour des délais de transaction réduits ;

• Revenus accrus par l’automatisation des tâches manuelles et la réduction des coûts d’exécution pour un maximum d’efficacité ;

• Précision en sachant qui a signé et quand ;

• Sécurité grâce à un niveau de sécurité bancaire.

1. Quand utiliser la signature électronique ?

C’est simple : la signature électronique peut être utilisée dans tous les cas. A la fois dans le cadre personnel ou dans le cadre professionnel, elle peut servir pour tout type de document et de transactions. Qu’il s’agisse de contrats de ventes, de règlements, d’accords de confidentialité, de documents RH, de formulaires... La signature électronique n’a quasiment aucune limite d’application.

1. La signature électronique est-elle légale ?

Bien sûr ! La signature Docusign est 100% légale en France. Nos signatures électroniques sont conformes au règlement de l'Union européenne No 910/2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS) et ont une valeur probante pour toutes les transactions commerciales en France, en Europe et dans le monde entier.

Pas tout à fait convaincu? Sachez que Docusign vous accompagne lors de contentieux juridiques. Nous nous tenons à la disposition de nos clients pour témoigner au tribunal afin de soutenir la validité des documents signés électroniquement avec Docusign. 100% des contentieux concernant la valeur légale de la signature électronique de Docusign – en France et dans le monde entier - ont été gagnés. Si vous souhaitez approfondir le sujet de la légalité, vous pouvez lire notre ebook : Le guide sur la légalité de la signature électronique.

1. Comment puis-je faire confiance à la signature électronique Docusign ?

En plus d’être légale, la signature électronique Docusign est:

• Sécurisée: Docusign respecte les meilleures pratiques existantes concernant la sécurisation de vos données et de vos transactions. Chaque signature numérique est unique, documentable, chiffrée et infalsifiable. Docusign garantit la confidentialité de toutes les transactions et la protection des données clients.

• Auditée: Nous disposons de plusieurs centres de données distants certifiés ISO 27001 et SSAE 16 pour une conservation et une sécurité optimales de vos documents. Tous les documents sont chiffrés selon la norme AES-256 et la transmission de documents SSL 256 bits afin d'empêcher leur falsification et d'assurer leur validité dès leur entrée dans notre système.

1. En quoi la signature électronique est-elle plus intéressante que la signature papier ?

Il existe de très nombreuses raisons pour lesquelles tout le monde devrait passer à la signature électronique. En voici quelques raisons principales:

• Les économies: les coûts associés à l’impression et au fax de documents (consommables, machines et maintenances) sont évidemment incomparables avec ceux associés à des processus 100% digitaux, puisque la seule chose dont vous avez besoin est une connexion internet.

• La productivité: Le temps perdu par les collaborateurs à imprimer, signer, scanner, envoyer les documents vous est précieux! Une signature en 2-3 clics représente un gain conséquent en termes de productivité à l’échelle d'une l’entreprise . Ajoutez donc à ce processus le temps de relance pour obtenir toutes les signatures.

• La sécurité: Il est malheureusement aisé d’altérer une signature papier, de perdre un document ou ne pas réussir à le retrouver. La signature électronique est quant à elle inaltérable.

1. Quels sont les documents acceptés par la plateforme ?

Tout comme vous pourriez imprimer n’importe quel type de document pour le signer, la signature électronique Docusign prend en charge les types de fichiers suivants :

• Document .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .htm, .html, .msg, .pdf, .rtf, .txt, .wpd, .xps

• Image .bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff

• Présentation .pot, .potx, .pps, .ppt, .pptm, .pptx

• Feuille de calcul .csv, .xls, .xlsm, .xlsx

Qui plus est, les solutions de nos partenaires Salesforce, Microsoft, Dropbox, Google, SAP, Apple… intègrent nativement notre signature électronique. Vous pouvez également bénéficier de nos applications mobiles disponibles sur iOS, Android et Windows.

1. Les signatures électroniques de Docusign sont-elles disponibles et valides en dehors de France ?

Docusign constitue la norme mondiale en matière de gestion des transactions numériques avec plus de 85 millions d'utilisateurs dans 188 pays répartis dans le monde entier. Vous pouvez signer vos documents là où vous conduisent vos activités, tout en étant sûrs que vos signatures sont légales et valides dans le temps.

1. Qui utilise la signature électronique ?

Comme vous pouvez l’imaginer, les entreprises gérants de grandes quantités de papiers d’un point de vu administrative ont été parmi les premières à aborder leur transformation digitale. Depuis, on retrouve parmi nos utilisateurs toutes les tailles d’entreprises, de la plus petite à la plus grande, ainsi que tous les départements et secteurs d’activités.

Nous comptons aujourd’hui plus de 5****00 millions d’utilisateurs à travers le monde, répartis dans 188 pays. Chaque jour, 85 000 nouveaux utilisateurs nous rejoignent !

1. Comment signer un document PDF électroniquement ?

Pour les documents professionnels, il est fréquent de faire appel au format PDF afin d'éviter que d’autres puissent les modifier ou les altérer. Pour signer un PDF, vous vous dites certainement qu’il faut imprimer, signer, numériser et renvoyer le document. Il n’en est rien. Docusign simplifie la signature numérique des PDF tout en préservant la sécurité du document. Comment ? Lisez notre article qui vous guide étape par étape pour signer un PDF gratuitement et simplement.

1. Comment utiliser votre webcam pour créer une signature électronique ?

Pour créer une signature électronique avec votre webcam, commencez par tracer votre signature à l’encre noire sur une feuille de papier (sans lignes) blanche. Sur un Mac, utilisez la fonctionnalité d’aperçu de la signature intégrée pour créer une signature numérique à l’aide de la caméra FaceTime. Dans Windows 8 ou version supérieure, dans Démarrer > Exécuter, saisissez Appareil photo puis sélectionnez l’application d’appareil photo de votre ordinateur. Prendre une photo de votre signature. Ensuite, identifiez‑vous à votre compte Docusign. Sélectionnez Modifier à côté de Mon ID Docusign. Sous Signatures, sélectionnez Nouveau puis téléchargez la photo que vous avez prise. Vous pouvez maintenant utiliser cette signature pour signer tous les documents en ligne avec Docusign.

1. Comment créer et envoyer un document à une autre personne qui doit le signer électroniquement ?

Vous pouvez utiliser des outils gratuits, comme Docusign, pour envoyer des documents à d’autres personnes afin qu’elles les signent électroniquement. Par exemple, vous pouvez utiliser l’essai gratuit de Docusign pour charger un PDF ou un autre document, puis saisir le nom et l’adresse e-mail des personnes qui doivent le signer. Vous pouvez ensuite écrire un e-mail dans l’outil et l’utiliser pour envoyer le document pour signature électronique. Docusign envoie automatiquement le document à chaque personne qui doit le signer électroniquement et vous permet de surveiller l’état de signature du document au cours de son acheminement.

1. Comment ajouter une signature électronique Docusign le plus rapidement possible ?

Docusign simplifie énormément l’ajout d’une signature électronique à un contrat, un accord ou encore un bon de commande. Vous pouvez signer et envoyer virtuellement n’importe quel document en quelques minutes, où que vous soyez. Les signatures numériques de Docusign constituent un standard en termes de signatures électroniques sûres et sécurisées. La technologie d’infrastructure à clés publiques (PKI) garantit la sûreté de votre signature en ligne.

Comment ajouter une signature électronique à l’aide de Docusign :

1. Se connecter à Docusign.

2. Charger le document nécessitant une signature électronique.

3. Déposez votre signature sur le document.

1. Quels autres outils utiliser pour signer électroniquement des documents ?

Il existe une variété de programmes et d’outils en ligne que vous pouvez utiliser pour ajouter des signatures électroniques à vos documents. Si Adobe Reader est déjà installé sur votre ordinateur et si le fichier PDF que vous ouvrez contient des champs de signature, vous serez invité à le signer à l’aide de ce produit. Sinon, vous pouvez sélectionner Signer et faire glisser une signature pour placer votre signature dans Adobe Reader. Il existe d’autres produits similaires à Docusign qui vous permettent d’ajouter des signatures électroniques. Les utilisateurs de Mac avec OS X Lion ou une version ultérieure peuvent également utiliser sa fonctionnalité intégrée d’aperçu de signature pour créer une signature numérique avec la caméra FaceTime, et l’utiliser ensuite pour signer leurs documents électroniquement.

1. Quelle différence entre signature numérique et électronique ?

Les termes « signature numérique » et « signature électronique » sont souvent utilisés de façon interchangeable, mais en réalité ils ont une signification différente. Les signatures numériques sont un type de signature électronique. Les deux types peuvent être créés en ligne et appliqués à des documents en ligne. Dans la plupart des cas, les signatures électroniques standard suffisent. Au besoin, les signatures numériques peuvent offrir un niveau de sécurité supplémentaire à l’aide d’une technologie qui chiffre la signature et vérifie que la personne qui signe est bien celle qu’elle prétend être.

1. Comment créer une signature numérique ?

Alors comme ça, il vous a été demandé de signer numériquement un document ? Aucun problème. Il n’y a rien de plus simple que de créer des signatures numériques.

Les signatures numériques sont créées en ligne et s’appliquent aux documents en ligne, plutôt que d’utiliser un stylo pour écrire votre signature physique (également connue sous le nom « signature manuscrite »). Les signatures numériques offrent un niveau de sécurité supplémentaire grâce à la technologie de chiffrement de signature qui vérifie l’identité de la personne qui signe.

Lorsque vous recevez un e–mail contenant un lien vers le document que vous devez signer numériquement, voici ce que vous devez faire :

1. Cliquez sur le lien. Votre document s’ouvre dans un outil de signature électronique comme celui de Docusign.

2. Acceptez la signature électronique. Il peut vous être demandé d’accepter de signer. Après la confirmation d’acceptation et si le document a été envoyé par l’intermédiaire de Docusign, vous devriez voir les balises avec les instructions pour démarrer ou signer.

3. Cliquez sur chaque balise et suivez les instructions pour ajouter votre signature numérique.

4. Vérifiez votre identité et suivez les instructions pour ajouter votre signature numérique.

1. Comment créer une signature numérique dans une application Web avec Docusign ?

Mettez en œuvre et utilisez immédiatement Docusign, la meilleure application de signature électronique. Vous pouvez également vous connecter à vos systèmes existants grâce à plus de 300 intégrations préconfigurées. Grâce à notre API de signature électronique inégalée sur le marché, vous pouvez concevoir des flux de travail personnalisés complets.

Docusign est la plate-forme la plus sûre et la plus fiable à l’échelle mondiale pour l'ajout de formulaires, flux de travail de documents et signatures juridiquement reconnus à votre application ou service. Avec l’API Docusign, vous profitez de la flexibilité et du contrôle à l’échelle, des intégrations de signatures électroniques simples aux applications d’entreprise complexes.

Grâce aux API de Docusign, vous pouvez :

• demander des signatures juridiquement reconnues sur pratiquement tous types de documents ;

• intégrer le flux de travail de signature ou d'envoi dans votre interface utilisateur ;

• suivre des documents en temps réel ;

• récupérer des données de champs de formulaires ;

• mettre en application l'authentification à plusieurs facteurs.

Utilisation de l'API :

1. Créez votre sandbox de développeur et générez une clé d'intégration.

2. Intégrez et testez l'API de Docusign à votre application ou votre site Web.

3. Remplissez la certification API, souscrivez un forfait API et lancez‑vous.

Mais encore ?