Exemples de signature électronique par secteur d'activité

Cas d'usage et exemples de signature électronique

Depuis la crise sanitaire et le passage massif au télétravail, la signature électronique connaît une véritable croissance. Et pour cause, il a fallu trouver une solution pour permettre aux entreprises de continuer de fonctionner, même avec des échanges à distance. Mais cette nouvelle pratique transactionnelle a aussi apporté son lot de questionnements, comme "Quels documents signer électroniquement ?" Si dans les faits tous les documents peuvent être signés numériquement, nous allons vous partager plusieurs exemples de signature électronique.

Signature électronique définition

La signature électronique, aussi appelée signature numérique ou signature digitale, permet la signature de documents à distance et de manière totalement dématérialisée. Autrement dit, nul besoin d'imprimer ou de scanner un document pour le signer. Vous pouvez apposer votre signature d'un simple clic depuis n'importe quel support numérique (ordinateur fixe, ordinateur portable, téléphone mobile ou tablette).

Par ailleurs, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Et ce, depuis 2016 grâce au règlement eIDAS qui fournit un cadre légal à l'échelle de l'Union européenne. Ainsi, tout outil de signature numérique doit utiliser une technique de cryptographie, de chiffrement asymétrique ou de hachage pour garantir l'intégrité du document signé, l'identité du signataire et le consentement à la signature. En outre, ce contrôle permet d'éviter tout risque d'usurpation d'identité(pour plus de détails, lire notre définition complète de la signature électronique)

Types de signatures numériques

Il existe actuellement trois types de signatures électroniques : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. Toutes répondent à des contraintes légales et des niveaux de sécurité différents en fonction des transactions électroniques souhaitées. La valeur légale de chaque type de signature électronique est définie par la réglementation eIDAS.

Signature électronique simple

La signature simple est une signature de niveau 1. Autrement dit, le niveau de sécurité et d'authentification électronique des signataires le plus bas. Toutefois, ce type de signature reste très utilisé, car son emploi est facile et rapide. Voici des exemples de signature électronique simple :

• des conditions générales de vente (CGV) et conditions générales d'utilisation (CGU)

• une feuille de suivi de temps

• un état des lieux d'entrée et de sortie d'un logement

• une validation des jours de vacances

Signature électronique avancée

La signature électronique avancée est une signature de niveau de sécurité 2. Elle garantit ainsi l'identité numérique du signataire via le téléchargement de sa carte d'identité sur la solution de signature électronique sécurisée. Il s'agit de la signature numérique la plus utilisée actuellement. Voici des exemples de signature électronique avancée :

• devis

• facture

• bon de commande

• contrat de prestation de services

• contrat de partenariat

• compromis de vente immobilier

• contrat de distribution

• mandat SEPA

• contrat de bail

• contrat de travail

• promesse d'embauche

• avenant

• accord de confidentialité

• attestation de remise d'équipement

• renouvellement de période d'essai

• certificat de travail

• solde tout compte

• contrat d'ouverture de compte bancaire

• procès verbaux

• appels d'offres

Signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée est une signature de niveau 3. Autrement dit, le niveau de sécurité et d'authentification électronique le plus haut sur le marché actuel. Elle garantit ainsi l'identité numérique du signataire via la délivrance d'un certificat de signature électronique qualifiée. Son emploi s'impose lors de la signature de contrats pour lesquels la loi française exige une signature manuelle. Voici des exemples de signature électronique qualifiée :

• actes authentiques

• actes rédigés par des avocats

• contrats avec des organismes publics

Exemples de signature électronique

Secteur juridique

Une récente étude menée par Docusign révèle que 87 % des salariés du secteur juridique signent entre 100 et 1 000 contrats par mois. Pour les avocats et les notaires, la signature électronique s'avère donc une aide salvatrice. Cela concerne principalement la signature de procès-verbaux, d'actes authentiques (notaires, huissiers de justice, commissaires-priseurs…) et d'actes rédigés par des avocats (statuts de société, contrats de cession d'actions ou de parts sociales, contrats de vente d'un fonds de commerce…). Le processus de signature électronique simplifie grandement ces démarches juridiques.

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Secteur bancaire

Les conseillers bancaires sont les premiers à traiter des dizaines de contrats par jour. Pour gagner du temps et faciliter le processus de signature, bon nombre de banques sont alors munies d'un logiciel de signature électronique. Cela concerne principalement la signature des CGV et CGU, des mandats de prélèvement SEPA, de documents pour l'ouverture et la clôture de comptes en banque et de prêts bancaires.

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Secteur commercial

Selon une récente étude Docusign, 65 % des forces commerciales exécutent plus de 500 contrats par mois. Or, 71 % des équipes commerciales B2B estiment que les processus de contrats de vente sont complexes, voire très complexes. La signature électronique permet donc de simplifier ces processus de signature. Cela concerne principalement la signature de devis, de factures, de contrats de prestation de services, de contrats de partenariat, de compromis de vente ou encore d'appels d'offres. L'utilisation d'une solution de signature électronique peut considérablement améliorer l'efficacité des équipes commerciales.

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Secteur RH

Le secteur des ressources humaines opère de nombreuses démarches administratives qui demandent, par conséquent, beaucoup de signatures. Ce pourquoi, il s'agit d'un service avec une forte utilisation de la signature électronique. Cela concerne alors principalement les renouvellements de période d'essai, promesses d'embauche, contrats de travail (CDD, CDI, intérim…) et accords de confidentialité. L'ajout de signatures électroniques aux documents PDF est particulièrement utile dans ce secteur.

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Exemples de signature électronique, conclusion

Les exemples de signature électronique mentionnés précédemment montrent très clairement l'importance de la signature électronique pour tout type de document et de secteur. Vous souhaitez entamer une transformation digitale ? Faites appel à un tiers de confiance et testez gratuitement notre plateforme de signature électronique ! Créez votre compte gratuit pour commencer à signer et stocker vos documents en ligne dès aujourd'hui.