Comment écrire une facture professionnelle ?

Entrepreneurs et petites entreprises manquent parfois de connaissances quand il s'agit de la création d'une facture professionnelle… Mais rassurez-vous, cette situation n'est pas une fatalité. Et c'est précisément là que cet article intervient ! En effet, ce dernier a été pensé pour ceux qui souhaitent apprendre à rédiger une facture professionnelle de manière efficace et conforme aux normes. Comment ? En résumant les étapes nécessaires pour rédiger une facture complète et en mettant l'accent sur les erreurs les plus courantes. Facturer deviendra bientôt un jeu d'enfant !

Qu’est-ce qu’une facture professionnelle ?

Une facture est un document financier au rôle vital pour votre tenue de livre. Pour cause, elle fournit un justificatif comptable et légal indispensable pour le suivi des transactions. Il existe alors différents types de factures, chacune ayant une fonction particulière selon le contexte :

• Proforma : la facture proforma est un document préparatoire qui présente un résumé des frais avant la conclusion de la transaction. Elle n'a pas de valeur comptable ou fiscale et ne constitue pas un devis qui engage le client. Son rôle est purement informatif.

• Acompte : la facture d'acompte est délivrée avant la prestation du service ou la livraison du produit. Elle sollicite un paiement partiel (habituellement 30 % du montant total) pour protéger les deux parties avant l'engagement complet.

• De situation et d'avancement : ces factures sont utilisées pour des projets à long terme. Elles permettent de facturer progressivement le client.

• De solde : la facture de solde ou de clôture est émise après la prestation du service ou la livraison du produit et la réception de tous les paiements mentionnés auparavant. Elle représente le paiement final, après déduction des acomptes déjà versés.

• Avoir : la facture d'avoir est émise lorsque vous devez rembourser un client. Elle sert à "annuler" en partie ou en totalité la facture originale.

Pour des services ou produits réguliers, on parle de facture récurrente. Elle est générée et envoyée automatiquement par un logiciel de facturation. La facture de régularisation est alors utilisée pour ajuster le montant facturé et le montant effectivement dû à la fin d'une période spécifiée, si nécessaire.

Pourquoi rédiger une facture professionnelle ?

Écrire une facture professionnelle n’est pas une simple obligation légale ou administrative. C'est aussi une manière valorisante de représenter votre entreprise. Pour cause, une facture soignée reflète votre sérieux, votre considération et votre engagement envers vos clients. Par ailleurs, une facture claire et détaillée contribue à l'expérience client, vous aidant ainsi à augmenter votre taux de conversion. 

Une facture réglementaire

En France, l'émission d'une facture est obligatoire pour les ventes de biens et prestations de services entre professionnels, ainsi que pour certaines ventes à des particuliers. Elle permet de tracer les transactions. Autrement dit, la facture permet de justifier les revenus de l’entreprise qui émet la facture et les dépenses de l'entreprise cliente. En ce sens, ces informations s’avèrent essentielles lors des contrôles fiscaux.

Le non-respect des dispositions de l’article L441-3 du Code du Commerce constitue un délit. L'entreprise s'expose alors à des sanctions administratives et pénales :

• Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Attention, le montant de l'amende ne peut excéder un quart du montant total de la facture.

• Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique (dirigeant) ou de 375 000 € pour une personne morale (entreprise). Cette amende peut être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans.

Une facture soignée

La mise en page des factures joue un rôle crucial dans votre image de marque. En effet, une facture propre et bien organisée donne l'impression d'une entreprise structurée et sérieuse. L’ajout d'un logo professionnel est également un moyen de renforcer la reconnaissance de votre marque. Il est le symbole visuel de votre entreprise et sa présence sur la facture renforce votre identité.

En somme, une facture professionnelle soignée va bien au-delà d’un document nécessaire à la comptabilité de votre entreprise. Ça devient un outil de communication puissant qui peut valoriser votre image de marque auprès de vos clients.

Une facture convaincante

Des éléments disposés de manière logique, avec une typographie lisible et un espace adéquat entre les lignes, facilitent la lecture de votre facture. Par ailleurs, une description détaillée des produits ou services vendus évite tout quiproquo et la génération de questions supplémentaires. Dans tous les cas, vous améliorez l’expérience client. De quoi convertir vite et bien !

Comment établir une facture professionnelle ?

Les mentions obligatoires

Une facture professionnelle doit toujours être rédigée en langue française et établie en deux exemplaires. Par ailleurs, elle doit comporter un certain nombre d’indications.

Informations générales

• Mention "Facture" : Elle doit figurer en évidence sur le document.

• Date de la facture : La date à laquelle la facture a été émise doit être clairement indiquée.

• Numéro de facturation : Chaque facture doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.

• Informations sur le vendeur : Cela comprend la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), l'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente), le numéro de SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti à la TVA). Si non assujetti à la TVA, précisez-le.

• Informations sur le client : Cela comprend la dénomination sociale (ou nom et prénom si particulier) ainsi que l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier) et l’adresse de facturation (si différente). Si le client est un professionnel, son numéro de SIRET et de TVA intracommunautaire doivent également figurer sur la facture.

À savoir : les numéros de TVA intracommunautaires ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant HT est inférieur ou égal à 150 € (source gouvernementale).

Informations produits et services

• Description des biens ou services : Chaque bien ou service facturé doit être clairement décrit (dénomination précise, référence produit, matériaux utilisés…), avec la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais.

• Date de la prestation ou de la livraison : La date à laquelle les biens ont été livrés ou le service a été rendu doit être indiquée sur la facture.

Informations financières

• Prix catalogue : Il s'agit du prix unitaire hors TVA.

• Références légales du taux de TVA : Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez indiquer le taux de TVA pour chaque bien ou service.

• Montant total à payer : Le total hors taxes, le montant de la TVA et le total toutes taxes comprises (TTC) doivent être indiqués clairement.

• Informations de paiement : La date à laquelle le paiement de la facture doit intervenir ou le délai de paiement, ainsi que les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé doivent obligatoirement figurer sur la facture. De même pour les pénalités de retard (des pénalités sont applicables de plein droit, mais le taux de ces pénalités doit être indiqué sur la facture) et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est due de plein droit, mais cette information doit figurer sur la facture).

Rédiger une facture : Les erreurs à éviter

Certaines erreurs peuvent être commises, surtout si vous n'êtes pas encore habitué à l'exercice. Voici une liste des erreurs les plus courantes à éviter quand on rédige une facture :

• Erreurs dans les informations relatives au client : Vérifiez toujours que vous avez correctement inscrit le nom et l'adresse du client. Pour les clients professionnels, vérifiez également leur numéro SIRET et leur numéro de TVA intracommunautaire sur Societe.com.

• Utilisation d'un mauvais taux de TVA : En France, il existe différents taux de TVA selon le type de biens ou de services vendus. Le taux normal est de 20%, mais il existe aussi des taux réduits pour certains biens et services (10%, 5.5% et 2.1%). Sans compter que certains produits et services sont exemptés de TVA, comme lors de collaborations à l’étranger, par exemple. Renseignez-vous !

• Absence d'accès à l'historique des factures : Pour les clients réguliers, fournir un accès à un historique des factures peut être un service très apprécié. Il permet une meilleure gestion de la facturation et un meilleur suivi des dépenses.

• Manque de précision sur le statut de la facture : Pensez à indiquer le statut de chaque facture (émise/due, payée ou annulée). Cela évite les confusions et les litiges.

• Omission des coordonnées bancaires : Si vous acceptez les virements bancaires, pensez à mentionner vos coordonnées bancaires au bas de la facture pour faciliter le paiement.

En évitant ces erreurs, vous assurerez non seulement la conformité de vos factures, mais vous améliorerez également la gestion financière de votre entreprise et la relation avec vos clients.

Les délais de conservation d’une facture

En tant qu’émetteur, vous devez conserver la facture pendant un minimum de 10 ans, en sa qualité de pièce comptable. Elle peut être conservée sous format papier, mais aussi sous format électronique. En effet, la dématérialisation des factures est autorisée. Vous pouvez donc opter pour un archivage électronique à condition que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de vos factures soient garanties pendant toute la durée de conservation.

Améliorez votre processus de facturation !

Comment fonctionnent les factures électroniques ?

À compter de 2024, la loi de finances édictée par l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 prendra effet. Cette ordonnance exige que les factures échangées entre assujettis à la TVA soient produites via un système de facturation électronique. Et ce, pour les factures émises (factures clients) comme pour les factures reçues (factures de fournisseurs et prestataires). On parle alors de généralisation de la facturation dématérialisée pour toutes les entreprises françaises soumises à la TVA, soit les petites et moyennes entreprises (PME), les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les grandes entreprises.

Pour que ces factures dématérialisées soient juridiquement valables, elles doivent respecter certaines règles et normes : format, mentions légales, stockage… Par ailleurs, elles doivent être lisibles, émises, transmises et reçues sous une forme dématérialisée et signées numériquement grâce à des solutions de signature électronique dématérialisées. Découvrez toutes les obligations légales en ce qui concerne la dématérialisation des factures !

Les outils et logiciels pour automatiser votre processus de facturation

Vous l’aurez compris, la loi française imposera prochainement l'utilisation de factures électroniques. Néanmoins, pour que ces factures aient une valeur juridique incontestable, elles doivent se conformer à certaines règles et normes spécifiques. Ainsi, pour garantir une parfaite conformité légale, l'usage de logiciels dédiés, tels qu'un logiciel de facturation numérique et un logiciel de signature électronique, est conseillé.

Pour ce faire, nous vous suggérons la solution Docusign eSignature. En qualité de leader mondial des signatures électroniques, le tiers de confiance Docusign vous assure une performance et une fiabilité optimales. Et ce, même face à des volumes de signatures importants. De plus, notre expérience de plus de 10 ans nous permet de vous fournir un accompagnement technique, réglementaire et opérationnel solide.