Comment choisir une solution de gestion des contrats (CLM) ?

Un logiciel de gestion des contrats (contract lifecycle management - CLM) joue un rôle capital dans la productivité d’une organisation. Une gestion efficace des contrats peut améliorer la rentabilité en générant l’équivalent de 9 % du chiffre d’affaires annuel, d’après une étude récemment menées par l’International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), association internationale indépendante pour la gestion commerciale et contractuelle.

Les systèmes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) peuvent simplifier et automatiser la création d’un contrat, sa négociation, son exécution et son stockage. Ils constituent une alternative intelligente aux outils manuels fastidieux autrefois utilisés pour ces tâches, qui manquaient de visibilité quant aux blocages potentiels et aux étapes répétitives inutiles.

Cela dit, il est important de bien en comprendre les fonctionnalités afin de pouvoir choisir une solution adaptée à votre organisation.

Il existe aujourd’hui une nouvelle technologie CLM, avec des solutions plus faciles et plus économiques à intégrer au sein d’une organisation. Pour éviter les pièges et bénéficier des avantages d’une solution CLM moderne, il est important de rechercher certaines fonctionnalités adaptées aux besoins et à la taille de votre organisation.

Voici ce qu’il faut rechercher dans une solution CLM de gestion du cycle de vie des contrats :

Un workflow flexible et configurable

En standardisant la création et la révision des contrats en workflows configurables et flexibles, une organisation peut réduire les erreurs et le temps consacré aux processus manuels. Par exemple, certaines solutions offrent des outils de glisser-déposer qui aident les utilisateurs non techniques à concevoir et à automatiser même les processus contractuels les plus complexes entre plusieurs contributeurs, réviseurs et approbateurs.

Une organisation peut également réduire la confusion et les erreurs humaines en choisissant un système de gestion des contrats qui offre la possibilité d’utiliser des modèles de contrats pré-approuvés. Les administrateurs peuvent ainsi créer, configurer et adapter facilement ces modèles pour des documents courants, comme les accords de confidentialité ou des cahiers des charges.

En outre, un workflow contractuel véritablement flexible et complet doit inclure une sorte de bibliothèque de clauses juridiques contenant un langage juridique pré-approuvé. Au cours d’une négociation, les utilisateurs CLM tels que les commerciaux peuvent rechercher et insérer des clauses alternatives pour les points de négociation courants (par exemple, une clause d’indemnisation moins favorable, mais toujours acceptable). Dans ce genre de situations assez fréquentes, au lieu de faire appel à l’équipe juridique, les commerciaux ou leurs responsables peuvent utiliser la bibliothèque de clauses pour faire gagner du temps à tout le monde, tout en assurant la conformité.

Un référentiel central de contrats avec fonctionnalité de recherche

Les systèmes de gestion du cycle de vie des contrats visent à créer un référentiel central qui facilite la recherche d’un contrat spécifique. Recherchez donc un solution CLM qui va au-delà de la simple combinaison stockage/recherche pour inclure l’organisation et la recherche par métadonnées, comme des balises, la date de signature et de génération, le type de contrat et d’autres attributs clés. Cette simple fonctionnalité supplémentaire peut rendre la recherche d’un contrat plus rapide et plus précise.

Une intégration facile aux systèmes existants

La capacité d’intégration au reste des applications et des services existants d’une organisation peut déterminer la valeur réelle d’un système de gestion du cycle de vie des contrats. Le processus contractuel ne représente souvent qu’une étape au sein d’un processus opérationnel plus vaste. Un processus commercial typique, par exemple, implique la gestion de la relation client (CRM), des outils de configuration de devis (CPQ) et des outils de signature électronique. Avec un logiciel de gestion des contrats intégré, un commercial peut utiliser les informations clients provenant d’un système CRM et récupérer des données sur les produits et les prix dans un système CPQ afin de créer un contrat avec précision et rapidité.

Un système de gestion des contrats intégré peut également créer une connectivité à l’échelle de l’entreprise. Par exemple, lorsqu’une solution CLM est intégrée au système CRM d’une organisation, les équipes juridiques peuvent réviser les contrats via le système CLM, sans avoir besoin d’accéder au CRM. Il en va de même pour les équipes commerciales, qui devaient autrefois envoyer par e-mail les contrats signés à d’autres services pour révision et traitement. Lorsque les solutions CLM et CRM sont intégrées, les signatures, les données contractuelles et les approbations sont automatiquement acheminées vers les autres systèmes et les personnes dont l’action est nécessaire.

Les bonnes applications pour répondre aux besoins de gestion des contrats de votre organisation

Pour choisir le bon système de gestion des contrats, une organisation doit d’abord examiner ses flux de travail internes. Recherchez l’option qui s’intégrera le mieux aux systèmes de votre entreprise et qui résoudra au mieux les problèmes permanents. Si vos employés ne sont pas particulièrement experts en technologie, choisissez un logiciel de gestion des contrats moins technique et plus intuitif. Si votre organisation a été confrontée à des problèmes de sécurité lors de son évolution ou si elle est soumise à des réglementations telles que HIPAA ou SOC 2, optez pour un système de gestion des contrats qui automatise ces processus afin de faciliter la conformité.

La gestion des contrats selon Docusign : CLM

Docusign CLM répond à ces besoins grâce à des intégrations faciles, une interface simple, et une sécurité et une conformité éprouvées. Contrairement aux autres fournisseurs du marché, Docusign est certifié FedRAMP, ce qui signifie que la plateforme utilise des mécanismes de sécurité fiables et des processus opérationnels robustes qui respectent ou dépassent les normes de sécurité internationales les plus strictes et protègent vos documents et vos données.

Docusign CLM est facile à implémenter, à utiliser et à étendre à l’ensemble de l’organisation. En outre, en tant que composant intégré à l’Agreement Cloud de Docusign, cette solution CLM permet aux clients et aux employés d’exploiter également les autres applications et produits Docusign.

Par Austin Miller, Directeur du marketing produit CLM chez Docusign