Comment accélérer les demandes de Prêts Garantis par l’Etat avec Docusign

Pour aider les entreprises à surmonter l'incertitude, le gouvernement français a mis en œuvre un dispositif exceptionnel de garanties – les prêts garantis par l’état (PGE) – en collaboration avec le groupe public Bpifrance, permettant de soutenir le financement bancaire des entreprises, à hauteur de 300 milliards d’euros. Les entreprises de toute taille, quelle que soit leur forme juridique, pourront demander à leur banque un PGE. Cela leur permettra de soutenir leur trésorerie – et ce jusqu’au 31 décembre 2020.

L'importance de traiter rapidement les demandes de prêts garantis

Selon les derniers chiffres publiés par l’INSEE, il existe 4,5 millions d’entreprises en France ayant potentiellement besoin d'accéder au dispositif exceptionnel de garanties. Depuis le début de la pandémie, les banques françaises auraient déjà accordé 93 milliards d'euros de prêts garantis par l'Etat. Ce sont donc 490.000 entreprises qui en ont bénéficié. Plaçant ainsi la France ainsi en tête des pays européens ayant mis en place un tel dispositif.

Les banques s’engagent non seulement à octroyer le plus largement possible et de la façon la plus simplifiée possible le PGE aux entreprises qui en ont besoin, mais également à leur apporter une réponse dans les meilleurs délais ; d’où l’importance de pouvoir traiter efficacement et très rapidement les demandes.

La liste des documents pour la demande de prêt peut varier d'un prêteur à l'autre. Le processus, en revanche, implique généralement plus que la simple collecte de documents. Il nécessite la saisie des informations relatives à la demande et la vérification de l'identité. Ces saisies étant généralement effectuées en personne dans une agence. Dans les conditions actuelles, quelques banques ont automatisé et rendu numériques les étapes nécessaires à la demande de PGE. Elles disposent donc d’un avantage sensible en termes de mise à disposition de fonds entreprises qui en ont tant besoin.

Traitement simplifié des demandes de prêts garantis

Docusign peut aider les organismes financiers à améliorer leur processus à différentes étapes. Par exemple, en remplaçant les tâches manuelles, basées sur le papier, par un processus plus automatisé, efficace et connecté. En mettant en place un système d'accord moderne, les prêteurs peuvent éliminer les goulets d'étranglement qui retardent le traitement des demandes, réduire le risque d’erreurs qui accompagnent la saisie manuelle des données, et assurer le respect des normes de sécurité.

Cette infrastructure numérique améliorée peut relier les outils, les processus et les documents impliqués dans le traitement des prêts. Cela permet alors d'effectuer des demandes plus rapides, plus précises et plus efficaces. Voici quelques moyens par lesquels nos solutions Docusign Agreement Cloud peuvent aider les banques à améliorer ce processus de demande de PGE, à chaque étape du cycle de vie du document :

• Préparer : automatiser la création de formulaires numériques, en pré-remplissant les informations pertinentes en fonction des intégrations avec d'autres systèmes.

• Signer : déployer la signature électronique Docusign pour rendre plus simple et plus sûr le fait de remplir et de signer les demandes de prêt, ou tout autre formulaire nécessaire.

• Exécuter : faciliter les étapes du processus de demande de prêt afin d'accélérer le traitement, de réduire les erreurs administratives et de diminuer le temps que le personnel doit consacrer au traitement et au remplissage manuels des formulaires.

• Gérer : Stocker dans le cloud les formulaires remplis pour faciliter la recherche et l'accès, ce qui réduit le coût et les tracas liés à la gestion des formulaires papier.

Comment Docusign peut aider

Dans le cadre de sa suite applicative Docusign Agreement Cloud, nous aidons les organismes financiers à accélérer et simplifier le traitement des demandes PGE. Nos solutions de signature électronique, vérification d'identité, formulaires guidés et de gestion du cycle de vie des contrat. Voici plus d'informations sur la façon dont chaque solution peut améliorer vos flux de travail.

• Docusign eSignature : l’application de signature électronique la plus utilisée dans le monde. Nos applications mobiles hautement recommandées pour iOS, Android et Windows permettent à un emprunteur de signer un accord depuis presque n'importe où et à tout moment. Docusign eSignature permet à un prêteur d'ajouter des champs standard aux formulaires d'accord. Notamment les signatures, les dates et les champs personnalisés qui sont requis. Avec plus de 350 intégrations natives et des API ouvertes, Docusign peut facilement se connecter aux systèmes et outils que vous utilisez déjà, comme Salesforce par exemple.

Pour en savoir plus sur Docusign eSignature, voir le webinar à la demande“Devenez incollable sur la signature électronique”

• Docusign Identify : À plusieurs étapes du processus de demande PGE, il devient important pour les prêteur de vérifier l‘identité des demandeurs. L'identification rapide et efficace des emprunteurs peut réduire les coûts et les risques, ce qui contribue à protéger les prêteurs contre la fraude et à les maintenir en conformité avec des réglementations telles que "Know Your Customer". Docusign Identify offre aux organismes financiers un outil supplémentaire pour les aider à vérifier l'identité. Ceci à l'aide de diverses options, notamment une pièce d'identité officielle, un SMS, un téléphone et un code d'accès, ainsi que des offres d'identification spécifiques à l'Union Européenne pour les signatures électroniques avancées et qualifiées eIDAS

Pour en savoir plus sur nos solutions Docusign Identify, voir le webinar à la demande“Identification à distance et signature électronique : Comment faire confiance à quelqu'un que vous n'avez jamais vu.”

• Gestion du cycle de vie des contrats : Les demandes de PGE impliquent plus que la simple collecte et la signature des bons documents. Ces documents doivent être préparés, signés et soumis dans le bon ordre, puis traités correctement pour garantir l'approbation d'un prêt. Traiter manuellement chaque étape est un moyen facile de se heurter à des obstacles dans le processus de soumission. Docusign CLM peut gérer le processus d’accord de bout en bout. La gestion se fait de manière 100% unifiée, pour réduire le travail manuel et la saisie de données redondantes.

Pour en savoir plus sur Docusign CLM, voir le webinar à la demande“Modernisez et automatisez la gestion de vos contrats”

• Formulaires guidés : La demande de PGE implique la collecte de diverses informations sur les emprunteurs. La solution Docusign Guided Forms offre une expérience guidée étape par étape. Elle est prête à être utilisée sur mobile, pour aider les emprunteurs à remplir facilement des formulaires longs ou complexes. Les emprunteurs reçoivent des questions qui s'adaptent automatiquement en fonction des réponses précédentes. Les informations recueillies aideront ensuite les prêteurs à décider si les emprunteurs répondent ou non aux critères d’octroi du PGE. Il leur permettra également d'utiliser ces informations pour générer un accord. Lorsque les questions sont complétées, le système peut également utiliser les réponses pour générer automatiquement l'accord prêt à signer de l'emprunteur dans Docusign eSignature si nécessaire. Le résultats ? Une expérience plus rapide et plus conviviale pour les entreprises, avec moins d'erreurs et de frictions.

Des leçons à tirer

Pendant le période de confinement, un grand nombre de banques qui n’avaient pas mis en place de solution de signature électronique se sont retrouvées à récolter les demandes de prêts garantis sur des documents imprimés, signés, scannés puis envoyés par email. Ces envois sont devenus des documents électroniques, sauvegardés un peu partout dans la banque, parfois sur des sharepoint mais parfois aussi sur des PC individuels.

Dans la plupart des cas, les documents originaux n'ont même jamais été récupérés. Aujourd’hui, ces banques réalisent qu’en cas de manquement des emprunteurs, et pour être couvertes par la BPI, elles devront être en mesure de produire la preuve des signatures originale. Comment faire ? Adopter un système d’archivage centralisé semble judicieux. Il n'est n’est pas trop tard. Profitez notamment de 30 jours d'essai gratuit pour tester Docusign!

Avec Docusign Agreement Cloud, les organismes financier peuvent rationaliser et automatiser le processus de soumission de PGE tout en maintenant la conformité à chaque étape. Docusign répond aux normes de sécurité les plus strictes en France, au sein de l’Union Européenne et partout dans le monde, en offrant des technologies solides de cryptage des données. En plus de cela, Docusign assure le maintien des certifications dans les normes réglementaires et industrielles les plus robustes. Cela comprend biensûr la conformité SOC1, SOC2 et PCI.