4 façons d'automatiser le processus de gestion des contrats

Les organisations investissent plus que jamais dans des solutions de gestion des contrats. Dans un sondage, nous avons constaté que 92% des petites entreprises clientes de Docusign s'attendent à maintenir ou à accélérer leurs solutions numériques pour développer leurs activités. Elles se rendent compte de l'impact négatif de systèmes obsolètes et déconnectés : plus le cycle de vie des contrats s'allonge, plus les contrats s'enlisent, ce qui freine la croissance globale de l'entreprise. 

La cause principale de ces retards est un processus standard et fragmenté qui nécessite trop d'étapes pour finaliser les accords. Notre enquête a également révélé que les contrats passent par trois versions ou plus avant d'atteindre le stade de la signature. Pour accélérer le cycle de vente, il est important de mettre en place une solution de gestion des contrats qui automatise des tâches telles que le redlining, la gestion des révisions, les versions et les approbations. Les solutions numériques doivent gérer les processus du début à la fin, y compris la génération, la négociation et l'approbation des accords.

Le coût des processus commerciaux inefficaces

Pour bien comprendre l'importance de la transformation numérique, vous devez identifier les risques de ne pas effectuer ces changements, et comment le fait de ne pas participer ou de retarder l'optimisation numérique aura un impact sur vos résultats. Voici quelques-uns des effets des processus contractuels manuels et dépassés :  

• Une gestion inefficace des contrats coûte aux entreprises 9,2 % de leurs revenus chaque année (recherche Docusign).

• 33 % des employés déclarent que leurs contrats prennent plus de 30 heures à négocier. La négociation comprend les modifications, le versionnage, les allers-retours entre les différentes parties, y compris les parties prenantes internes. 

• 63% des professionnels de la vente déclarent devoir retravailler leurs propositions et leurs contrats en raison d'erreurs humaines et d'erreurs de saisie de données (Docusign research).

Quatre façons de numériser la gestion des contrats

En se concentrant sur la numérisation de quatre domaines clés de la gestion du cycle de vie des contrats, les petites entreprises peuvent éviter les erreurs, rationaliser les flux de travail et faire des affaires plus rapidement.

Formatage fluide des contrats

La génération manuelle de documents peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs. Pour numériser ce processus, il faut mettre en œuvre une solution technologique qui fusionne de manière transparente les données provenant de sources telles que Salesforce. Lorsqu'une solution de gestion des contrats peut automatiquement extraire des informations d'une base de données centrale, les représentants commerciaux n'ont plus besoin de perdre du temps à ressaisir les données dans l'accord. Par exemple, avec Docusign Gen for Salesforce, qui fait partie de Docusign Negotiate for Salesforce, les tableaux et le formatage sont automatiquement remplis en fonction du contenu appartenant au client spécifique pour lequel vous préparez le contrat. 

Révisions et approbations centralisées

Les meilleures solutions de gestion des contrats vous permettent de contrôler entièrement le contenu et l'organisation de votre accord. Des solutions comme Docusign Negotiate offrent aux représentants commerciaux une expérience qui génère des commandes en un clic. 

Les solutions numériques assurent la cohérence du formatage afin d'éviter que les représentants n'omettent des informations essentielles lors de la génération des commandes. Les documents finaux sont dans dMicrosoft Word, des formats familiers aux représentants, ce qui leur permet de prévisualiser et de télécharger le document directement depuis Salesforce. Le document est automatiquement enregistré dans les fichiers Salesforce pour un accès facile à l'avenir. 

Le contenu conditionnel entraîne l'inclusion ou l'exclusion automatique d'informations avec l'accord. En outre, les administrateurs n'auront besoin de maintenir qu'un seul modèle pour prendre en charge plusieurs variantes. Lorsque des mises à jour sont nécessaires, ils n'auront à mettre à jour qu'une seule version, qui sera répercutée sur les différentes variantes. 

Vous pouvez facilement importer des documents à partir de Salesforce ou accéder à ce qui est déjà dans Salesforce pour les approbations. Docusign Negotiate permet aux représentants d'envoyer des accords directement depuis Salesforce au client pour une révision externe, en utilisant les informations de contact extraites du compte. 

Avant d'envoyer le document, ils auront la possibilité de sélectionner une date d'échéance et de prévisualiser le nom du document, ce qui leur permettra de personnaliser tous les messages avant leur envoi. Votre solution numérique doit créer un enregistrement qui permet de suivre toutes les activités. 

Le client final recevra un avis l'informant qu'un document est en attente d'examen. En un clic, les clients accèdent au portail et reçoivent des instructions de haut niveau sur la manière de remplir le contrat.

Détection automatique des changements pour la gestion des négociations et des révision

Le redlining des documents peut être source de confusion et d'erreurs sans détection automatique des changements. Pour rationaliser le processus de révision, mettez en place une solution qui associe automatiquement deux versions d'un document pour montrer les changements. Cette fonctionnalité élimine la dépendance au suivi des changements dans des programmes externes comme Word ou Google Docs. 

Votre solution de gestion des contrats doit permettre aux clients de télécharger facilement et d'apporter facilement des révisions ou des ajouts au contrat. Le client n'aura pas besoin d'activer le suivi des modifications car celles-ci seront automatiquement enregistrées, ce qui rendra impossible de passer à côté de tout ce qu'il a ajouté, supprimé ou modifié. 

L'enregistrement sera automatiquement mis à jour dans Salesforce, indiquant où il en est dans le processus de révision. Le représentant commercial peut gérer l'ensemble du processus, ce qui lui permet de savoir quelles parties ont reçu le document et à quel moment. Le représentant peut ensuite envoyer les documents pour un examen interne ou externe supplémentaire.

Un suivi automatisé pour une meilleure responsabilisation

Un suivi approprié de l'activité documentaire est nécessaire pour l'audit et la responsabilité globale. Votre solution de gestion des contrats doit enregistrer un historique des modifications, y compris les commentaires et les comparaisons de versions. Quel que soit le nombre de versions du contrat, elles doivent être facilement accessibles dans la piste d'audit. 

L'historique des activités vous montre les enregistrements centralisés des documents, de sorte que vous pouvez consulter le statut d'un document à tout moment. Vous devriez pouvoir savoir instantanément si l'accord est soumis à l'examen du client ou à l'approbation interne.  Les solutions comme Docusign centralisent tous ces documents dans leurs opportunités de vente respectives. L'organisation des documents en opportunités permet de garder tout le monde sur la même page, donnant à toutes les parties un accès à l'opportunité et à l'historique à tout moment.

La numérisation de processus tels que la gestion des contrats devient une priorité de plus en plus urgente pour les entreprises. La bonne solution de gestion des contrats permettra de gagner du temps, de réduire les coûts et de rationaliser les tâches. Le coût des processus inefficaces dépasse de loin les économies réalisées en renonçant à une solution numérique. La gestion manuelle des contrats conduit à des propositions qui ne représentent pas fidèlement votre entreprise, à l'oubli d'informations essentielles sur les contrats, à la confusion sur les versions et les lignes rouges et à un manque de compréhension du processus de vente. 

Les entreprises doivent adopter des solutions numériques qui automatisent le formatage, le contenu conditionnel, le redlining et l'historique des activités pour se tenir au courant. Pour en savoir plus découvrez Docusign Negotiate pour Salesforce et notre webinar 4 étapes pour dire adieu au papier avec la signature électronique + CLM.