Rationalisez les flux de travail de signature dans un environnement de travail hybride

Organizations are navigating through new challenges every day as the world adapts to working in the evolving anywhere economy. Key decisions revolve around what the future of work will look like to ensure employees will be productive - whether it will be in person, remote or hybrid. 

En réalité, être productif ne concerne pas "où" les employés travaillent, mais plutôt de les doter des meilleurs outils qui leur permettent d'être productifs peu importe où ils se trouvent.

Des flux de travail courants tels que l'embauche et l'intégration, l'approbation des contrats de vente et l'ouverture de comptes ont tous une exigence commune - une signature. La bonne nouvelle est que ce sont exactement les types de processus que Docusign eSignature peut aider à numériser et à rationaliser, ce qui permet d'économiser du temps aux employés et d'augmenter l'efficacité, peu importe où ils se trouvent.

Examinons les principales fonctionnalités d'eSignature qui vous aident à améliorer vos workflows d'envoi et de signature à chaque étape du processus d'accord : pendant la préparation, tout au long du processus de signature et après que le document soit complet.

Rationaliser la préparation des accords

Vous pouvez être en train de gérer plusieurs accords à tout moment. Nous voulons vous aider à réduire les frictions pendant que vous préparez votre accord pour la signature électronique. C'est pourquoi nous avons développé trois capacités clés qui peuvent vous aider à faire exactement cela :

Modèles

De nombreuses organisations ont des documents standard qui sont envoyés pour signature de manière répétée, qu'il s'agisse d'un document d'intégration ou d'un NDA. Imaginez devoir configurer tous les champs nécessaires, à chaque fois – cela peut être incroyablement chronophage et manuel. Heureusement, eSignature comprend modèles qui vous permettent de créer un document standard avec des destinataires prédéfinis, des rôles de destinataire et des champs de signature que vous pouvez enregistrer et réutiliser à l'avenir. Pas besoin de créer manuellement un nouveau document à chaque fois. En savoir plus .

Visibilité des documents

Disons que vous envoyez un accord à deux destinataires, mais que certains des documents contiennent des informations sensibles que vous ne souhaitez montrer qu'à un seul destinataire. Dans un cadre traditionnel, vous auriez besoin d'envoyer deux accords différents et d'inclure un document séparé pour chaque personne. Si vous pensez que cela semble chronophage, vous avez raison, cela l'est. Avec la visibilité des documents, vous pouvez ajouter les deux destinataires à l'accord et définir des permissions sur le niveau d'accès qu'un destinataire a à chacun des documents de l'accord. Fini l'envoi de plusieurs accords : gagnez du temps et éliminez les étapes supplémentaires. En savoir plus .

Envoi programmé

Vous êtes prêt à envoyer le modèle avec toutes les autorisations, mais il est tard dans la journée et vous voulez vous assurer que votre signataire voit l'accord au moment optimal. Normalement, vous le sauvegarderiez simplement en tant que brouillon et reviendriez le lendemain matin pour l'envoyer à 9h. Avec l'envoi programmé, vous pouvez sélectionner une date et une heure et programmer l'envoi de l'e-mail automatiquement en votre nom ! En savoir plus .

Accélérez le processus de signature

Nous comprenons que finaliser vos accords rapidement fait une différence, que ce soit pour offrir une meilleure expérience à tous ou pour accélérer le moment de la reconnaissance des revenus. C'est pourquoi nous avons conçu des fonctionnalités qui aident à éliminer les goulets d'étranglement et les étapes manuelles qui pourraient ralentir les processus d'accord.

Routage conditionnel

La plupart des processus de documents et des flux d'approbation impliquent plusieurs signataires et sont souvent complexes, répétitifs et longs. Le routage conditionnel aide à simplifier des scénarios de routage complexes en vous permettant de définir des règles et de router dynamiquement une enveloppe vers différents utilisateurs en fonction des données des champs. Vous pouvez router en fonction des montants en dollars, des chiffres, du texte, des menus déroulants, des boutons radio et des champs de formule.

Par exemple, une entreprise a une politique selon laquelle tout bon de commande supérieur à 5 000 $ doit être envoyé à un gestionnaire, et tout ce qui dépasse 10 000 $ nécessite l'approbation d'un vice-président. Au lieu de rechercher qui doit approuver quoi et de faire manuellement le routage du bon de commande pour approbation, vous pouvez automatiser tout cela. Avec eSignature, vous pouvez facilement configurer un modèle avec des règles intégrées basées sur le montant du bon de commande, de sorte que le système sache exactement quand le routage doit être effectué et à qui. En savoir plus .

Groupes de signature

Dans certaines situations, vous pourriez avoir besoin d'obtenir l'approbation d'un département ou d'un groupe spécifique, par exemple, les ressources humaines ou le service juridique. Plutôt que d'envoyer le document à une seule personne et d'attendre qu'elle s'en occupe, vous pouvez utiliser des groupes de signature pour éliminer les goulets d'étranglement. Les groupes de signature vous permettent d'envoyer un document à un groupe de destinataires prédéfini et de faire en sorte qu'un membre du groupe puisse l'ouvrir et signer vos documents. En savoir plus  

Maintenant, une fois que ces ententes ont été signées, que se passe-t-il ensuite ?

Automatiser les étapes post-signature

Actions d'accord

Alors maintenant, vous avez préparé l'accord, l'avez routé en utilisant l'automatisation, et il a été signé. Souvent, vous pourriez avoir besoin de l'archiver ou de faire un rapport sur les données. Normalement, vous compléteriez ces étapes manuellement après la signature de l'accord. Que se passerait-il si vous pouviez automatiser ces processus ?

Bonne nouvelle, avec actions d'accord –notre outil d'automatisation sans code–vous pouvez. Les actions d'accord vous permettent de configurer des règles qui automatiseront des tâches une fois l'accord terminé. Vous pouvez créer une règle qui archive automatiquement les accords vers votre fournisseur de stockage en nuage préféré ou qui exporte des données des accords vers une feuille Google ou Excel en ligne afin que vous puissiez en faire un rapport. Enfin, vous pouvez déclencher automatiquement un flux de travail de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). En savoir plus .

Mieux envoyer et gérer les enveloppes

Accès partagé

Il arrive souvent que les propriétaires de processus n'envoient pas toujours les accords pour signature, ou parfois d'autres personnes peuvent envoyer des accords en leur nom. Pour ce faire aujourd'hui, plusieurs étapes manuelles sont nécessaires pour permettre à un autre utilisateur d'envoyer et de gérer des accords en leur nom. Avec l'accès partagé, vous pourrez facilement donner des autorisations à un autre utilisateur pour envoyer et/ou gérer des enveloppes en votre nom. Cet utilisateur désigné pourra faire la plupart des choses, comme envoyer de nouveaux accords ou agir sur des accords existants, comme corriger, annuler, copier, etc. Offrir un accès partagé vous permet d'éliminer les goulets d'étranglement dans le processus d'envoi et permet à l'entreprise de continuer d'avancer.

Avec toutes ces capacités clés, vous pouvez permettre aux équipes d'être productives de n'importe où, que ce soit au bureau ou en télétravail.

Prêt à vous connecter ? Contactez notre équipe de vente .