Simplifiez la gestion des obligations contractuelles

Le processus de contrat ne se termine pas lorsque le contrat est signé. Les solutions de gestion des contrats aident à rationaliser les cycles de vie des contrats de trois manières :

1. Automatiser les tâches manuelles

2. Centraliser le stockage des contrats

3. Standardiser les flux de travail des contrats

Pour les organisations en croissance qui gèrent un volume élevé de contrats, le processus de suivi et de gestion des obligations contractuelles est un autre aspect du cycle de vie des contrats qui peut facilement submerger les équipes juridiques chargées de veiller à ce que l'entreprise respecte ces engagements.

Gérer les obligations peut être difficile et fastidieux, surtout lorsqu'il s'agit de les identifier et de les suivre à grande échelle. La plupart des clients le font complètement manuellement aujourd'hui, ou pas du tout, ce qui les rend vulnérables aux erreurs et aux oublis qui entraînent des pertes de revenus, des risques réglementaires et financiers, ainsi que des occasions manquées d'économies.

Ici, nous explorons les défis courants de la gestion des obligations contractuelles et comment les outils de gestion des contrats peuvent aider à simplifier ce processus, même si le volume des contrats augmente.

Quelles sont les obligations contractuelles ?

Par définition, un contrat est un accord entre des parties créant des obligations mutuelles applicables par la loi. Une obligation contractuelle peut prendre différentes formes, y compris l'exécution de certaines tâches, l'évitement de certains actes, la livraison de produits ou de services, et les paiements. Les parties qui ne remplissent pas leurs obligations peuvent faire face à des conséquences légales.

Suivre les obligations aide les entreprises à rester conformes et à réduire leur risque contractuel. Ces obligations peuvent être aussi simples que des conditions de paiement. Le locataire paiera le loyer au plus tard le 5 de chaque mois. ) ou peuvent être aussi nuancées que des exigences de cryptage détaillées et continues liées aux normes de confidentialité des données.

Les types d'obligations courants incluent :

• Vérification des antécédents requise

• Certificate of insurance required

• Conditions de conformité

• Crédits/Pénalités/Remboursements

• Conditions de facturation et de paiement

• Exigences de notification

• Publication de la disponibilité du temps de fonctionnement

• Clauses restrictives

• Engagements en matière de niveau de service

• Exigences de résiliation

Les erreurs suivantes en gestion des contrats sont souvent commises par les entreprises qui n'ont pas de méthode rationalisée pour identifier, suivre et rendre compte des obligations contractuelles.

Erreurs de livraison/compensation

Sans une visibilité adéquate sur les obligations contractuelles, l'entreprise finalise une vente mais ne parvient pas à fournir le service au client en temps opportun. Des erreurs similaires pourraient survenir concernant la qualité ou l'exhaustivité du service. L'entreprise pourrait également activer le service mais ne pas percevoir le paiement correctement.

Obligations non appliquées

Selon l'activité qui se déroule après l'activation, les clients peuvent devoir à l'entreprise des pénalités ou des frais pour des services supplémentaires, des seuils dépassés ou des obligations non respectées. Si l'entreprise n'a pas une compréhension claire du contenu de ses accords, elle risque de manquer ces opportunités de revenus supplémentaires.

Clauses de renouvellement automatique

Sans un moyen simple de suivre les dates de renouvellement des contrats dans l'ensemble du portefeuille de contrats, les entreprises peuvent se retrouver coincées dans des contrats coûteux plus longtemps que souhaité. Une vue agrégée des obligations contractuelles avec les fournisseurs donne à l'entreprise plus de temps pour évaluer la relation et envisager les négociations de renouvellement avec plus de levier pour potentiellement :

• Renégocier les modalités de paiement et de livraison

• Réduire les coûts

• Tirez parti des remises sur volume.

• Augmenter les niveaux de performance

• Aborder les problèmes liés à la relation

Suivez votre gestion des obligations

Nouvelle gestion des obligations outils Facilitez la tâche des entreprises pour suivre et gérer leurs engagements envers les clients et les fournisseurs grâce à des visuels simples qui mettent en avant les obligations contenues dans ces accords. Les professionnels des contrats peuvent suivre des termes importants et des dates d'échéance, comme les dates de préavis de résiliation ou les exigences en matière de certificat d'assurance, afin d'assurer un respect en temps voulu des obligations et d'éviter des pénalités pour non-conformité.

Voici un exemple :  

Un gestionnaire des achats examine un nouveau MSA de tiers et note que l'accord les oblige à fournir à ce fournisseur un préavis de 90 jours pour la résiliation. Pour s'assurer qu'ils suivent cette obligation, elle est enregistrée avec sa date d'échéance et apparaîtra non seulement dans leur rapport standard des obligations, mais aussi sur leur page Party 360 pour ce fournisseur. Suivre cette obligation permet d'éviter des frais ou des pénalités associés à un non-respect.

La gestion des obligations aide les organisations à rester au fait des obligations envers leurs partenaires – ainsi que des obligations de leurs partenaires envers elles. Une gestion efficace des obligations contractuelles est également utile dans d'autres départements gérant un volume élevé de contrats, comme les ventes, pour s'assurer qu'une entreprise respecte ses engagements envers ses clients.

En savoir plus sur la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ici .