Votre entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel de gestion des contrats d'entreprise ?

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats d'entreprise (CLM) rationalisent la gestion des contrats de bout en bout et peuvent faire économiser en moyenne à une entreprise jusqu'à 9 % de ses revenus annuels Pour de nombreuses entreprises, ces économies se traduisent par des centaines de milliers de dollars par an.

Cependant, certaines entreprises hésitent à investir dans un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et continuent d'utiliser des procédures de gestion des contrats inefficaces basées sur des méthodes manuelles ou sur papier. Si cela ressemble à votre organisation, voici un guide rapide pour vous aider à déterminer si votre entreprise tirera profit d'un investissement dans une solution CLM d'entreprise.

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats?

Avant de pouvoir déterminer si un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats d'entreprise (CLM) aura un impact significatif sur votre entreprise, il est important de savoir ce que fait un CLM.

À mesure que les documents circulent dans votre organisation, les tâches administratives et les flux de travail manuels complexes créent des goulets d'étranglement dans le processus de gestion des contrats, limitant votre capacité de croissance et exerçant une pression inutile sur les relations clés entre acheteurs et fournisseurs. La gestion du cycle de vie des contrats augmente la productivité, élimine les risques et génère des revenus à chaque étape du processus de gestion des contrats en introduisant :

• Dépôts centralisés et interrogeables

• Flux de travail flexibles et configurables

• Génération de documents à partir de modèles

• Automatisation des flux de travail

• Bibliothèques de clauses

• Pistes de vérification numériques et visibilité à 360 degrés

• Sécurité accrue

Après avoir amélioré les procédures existantes avec une solution CLM intégrée, les entreprises constatent un un ROI moyen de 356 % —en minimisant l'exposition aux risques, en réduisant les erreurs humaines et en accélérant considérablement le temps jusqu'à l'achèvement du contrat.

L'impact que la gestion des contrats a sur votre organisation peut varier en fonction de facteurs tels que la taille de votre organisation, la complexité des flux de travail existants ou l'industrie dans laquelle votre entreprise opère.

Maintenant que vous savez ce que la gestion des contrats peut faire, il est temps d'évaluer : la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est-elle adaptée à votre entreprise ?

Commencez par poser les bonnes questions.

La gestion des contrats n'est pas souvent associée à la rentabilité—pourtant, de nombreuses entreprises dépensent un pourcentage significatif de leurs ressources pour les contrats. De la rédaction et la révision à la négociation et la signature, un seul contrat peut coûter à votre entreprise. as much as $49,000.

Non seulement votre processus actuel de gestion des contrats pourrait gaspiller des ressources, mais vous pourriez également exposer votre organisation à des risques inutiles et mettre une pression inutile sur des relations clés avec les clients.

Les cinq questions suivantes vous aideront à évaluer si une solution de gestion des contrats est adaptée à votre entreprise.

À quel point votre processus actuel de gestion des contrats est-il complexe ?

From authoring and negotiating to reviewing and approving—every contract your organization produces passes through a familiar carousel of people and departments (sales, legal, financial, etc.). Even the most basic documents, like NDAs, may see approval and revisions from three, five or even 10 parties—and that’s avant il est vu par un client ou un fournisseur.

Plus votre processus de gestion des documents est complexe, plus vous êtes susceptible de bénéficier d'une solution CLM qui vous permet d'orchestrer des flux de travail documentaires intelligents et d'automatiser les tâches manuelles.   

La complexité est une partie indélébile de la croissance. Alors que votre organisation se prépare pour l'avenir, une solution de gestion des contrats offre une évolutivité sans faille, vous dotant des outils nécessaires pour développer vos opérations.

Quels indicateurs utilisez-vous pour évaluer vos procédures actuelles ?

À quoi ressemble un processus de gestion des contrats complexe ? Avant de pouvoir vraiment évaluer les besoins en gestion des contrats de votre organisation, il est essentiel d'identifier les principaux points de douleur dans votre processus actuel. Si vous n'avez pas de données sur des indicateurs clés, comme ceux décrits ci-dessous, vous ne gérez probablement pas vos contrats de manière efficace.

• Quel est le temps de cycle d'un contrat moyen ?

• Combien d'acteurs sont généralement impliqués dans chaque contrat ?

• Combien de temps votre équipe consacre-t-elle à négocier des contrats ?

• Combien de temps vous faut-il pour récupérer un contrat de l'archivage ?

• Comment évaluez-vous les risques de conformité ou de sécurité dans le langage des contrats?  

Une compréhension de votre processus actuel vous orientera vers les bonnes solutions. Par exemple, à mesure que le nombre d'acteurs impliqués dans la création ou la négociation d'un seul contrat commence à augmenter, l'opportunité d'erreurs humaines dans les flux de travail existants augmente également. Dans une enquête menée auprès de plus de 1 300 professionnels de la contractualisation, 90 % des répondants ont déclaré que l'erreur humaine a un impact significatif sur leur processus de contrat. —ce qui donne :

• Retards dans les affaires conclues (37%)

• Coûts accrus (34%)

• Opportunités manquées en raison de contrats mal compris (31%)

• Risque accru de non-conformité (29 %).

Il n'y a pas de nombre magique d'acteurs ou de métrique unique qui vous indiquera quand il est temps de passer à un logiciel de gestion des contrats d'entreprise, mais une meilleure compréhension des procédures existantes de votre organisation est un excellent point de départ.

Quel niveau de conformité votre organisation nécessite-t-elle ?

Dans des industries hautement réglementées nécessitant une conformité stricte, comme la santé et les finances, la génération de documents et la gestion de documents de bout en bout présentent une couche de complexité supplémentaire, ce qui peut entraîner des retards coûteux dans le processus de contractualisation.

Plus vos besoins en conformité sont importants, plus une solution de gestion des contrats peut réduire le risque.   

Avec l'évolution constante des réglementations, les nouveaux contrats nécessitent une stricte conformité à ces réglementations ; mais votre organisation peut également avoir besoin de filtrer les contrats existants pour identifier et retravailler le langage obsolète. Par exemple, alors que le London Interbank Offering Rate (LIBOR) est progressivement supprimé, des contrats d'une valeur de 240 trillions de dollars pourraient nécessiter une renégociation. Sans le bon système en place pour analyser rapidement et atténuer les risques, le coût de la gestion de vos contrats continuera seulement d'augmenter.

Avez-vous un référentiel de contrats intelligent et searchable ?

Combien de temps vous faut-il pour localiser un document existant en utilisant votre solution actuelle ? solution de gestion de contrats It looks like you've entered a placeholder. Please provide the text you would like to have translated into French (Canada), and I'll be happy to assist!

Le principal défi en gestion des contrats auquel les organisations font face est de trouver et d'analyser les documents existants. Actuellement, seulement 23 % des professionnels des affaires affirment pouvoir trouver un contrat en 10 minutes ou moins, un chiffre déjà étonnamment bas. Mais c'est aussi une baisse significative par rapport aux 32 % de l'année dernière, selon une enquête annuelle de Docusign.

La gestion des documents ne cesse de croître en complexité. Une infrastructure agile est essentielle pour les entreprises qui souhaitent suivre le rythme vertigineux auquel évolue l'environnement de travail numérique d'aujourd'hui. Malgré le changement rapide, de nombreuses entreprises utilisent encore des classeurs en papier pour organiser leurs contrats, et 39 % des documents actuels sont stockés sous forme de PDF non recherchables. Aucune de ces méthodes ne permet un accès rapide ou une fonctionnalité de recherche pour soutenir une gestion efficace des contrats.

Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) intégré à l'IA offre des dépôts consultables, des bibliothèques de clauses et des outils d'évaluation des risques automatisés pour aider les organisations à trouver le bon document en quelques secondes—réduisant ainsi considérablement les coûts, le temps et les risques liés à la génération de contrats et à la gestion de bout en bout.

Comment gérez-vous le suivi des contrats et la visibilité ?

Soixante-neuf pour cent des entreprises utilisent le courriel pour acheminer leurs contrats entre les départements. À première vue, cela semble acceptable. Mais la réalité est que, une fois qu'un contrat quitte vos mains, il devient invisible.

Que faites-vous si un client demande une mise à jour du statut ? Comment retrouvez-vous un document qui n'est pas réapparu ? Utiliser le courriel comme mécanisme de suivi des contrats, c'est comme ériger des murs entre les équipes juridiques, commerciales et d'approvisionnement.

Une vue à 360 degrés du cycle de vie des contrats est essentielle. En plus d'offrir aux équipes disparates la visibilité et la communication ouverte dont elles ont besoin pour suivre les contrats de leur début à leur fin, une solution de gestion du cycle de vie des contrats automatisée fournit une piste de vérification numérique qui maintient la sécurité des documents, aide à réduire les risques et facilite la responsabilité de toutes les parties dans le processus de contractualisation.

La visibilité des contrats peut vous aider à accélérer le temps de réalisation des contrats, à identifier les complications critiques des flux de travail et à gérer les attentes des clients.   

Que peut faire la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) pour votre entreprise ?

Les avantages d'une solution de gestion des contrats d'entreprise sont faciles à voir. Un enquête récente Des 1 333 organisations participantes, il a été constaté qu'après la mise en œuvre d'une solution de CLM, l'entreprise moyenne a connu une réduction de 50 % du temps de finalisation des contrats et une réduction de 80 % du temps de rédaction des contrats. Les équipes des achats, des ventes et juridiques ont le plus bénéficié du CLM.

Les avantages de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) sont clairs. Augmentez l'agilité entre les départements grâce à des dépôts de contrats consultables, à l'automatisation des flux de travail et à une gestion intelligente des documents. Ce sont les avantages concurrentiels d'une gestion moderne des contrats et la clé pour accroître la rentabilité de votre organisation.