Les questions les plus fréquentes des RH sur la numérisation des documents

Lorsque votre opération repose fortement sur la paperasse pour accomplir les tâches, il peut être décourageant de passer de processus basés sur le papier à des processus numériques. Dans de nombreuses organisations, c'est le département des Ressources Humaines qui ouvre la voie, en numérisant et en modélisant d'innombrables lettres, formulaires et documents de conformité. La numérisation de la paperasse liée au cycle de vie des employés rationalise les flux de travail, accélère l'achèvement et facilite la récupération lorsque le stockage est centralisé.

Les organisations RH tournées vers l'avenir posent toutes les bonnes questions alors qu'elles s'efforcent de moderniser leurs opérations traditionnelles avec des solutions numériques. Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées par les équipes RH concernant la transition vers le numérique.  

Questions sur les fonctionnalités de Docusign

Un candidat peut-il consulter le document sur un appareil mobile et signer ?

Oui, les candidats peuvent consulter et signer des documents sur pratiquement n'importe quel appareil, n'importe où, à tout moment. Même s'ils sont en vacances dans un endroit éloigné sans internet, ils peuvent signer hors ligne et le processus de signature de documents mobile se synchronisera automatiquement lorsqu'ils se reconnecteront.

Le candidat peut-il proposer des modifications à l'accord d'emploi ?

Une fonctionnalité de marquage activée permet aux candidats d'option de surligner des accords avec des amendements et des modifications suggérés. Toutes les modifications sont d'abord renvoyées à vous pour approbation finale ; ensuite, les documents, s'ils sont modifiés, doivent être réémis pour signature.

Si vous souhaitez apporter des modifications après l'envoi d'un document, il vous suffit d'annuler la version originale. Étant donné que tous les documents sont fortement cryptés contre la modification et la falsification pour garantir leur intégrité, vous devrez émettre une nouvelle version amendée pour la signature.

Un ou plusieurs documents signés par l'utilisateur final peuvent-ils être envoyés à une adresse email externe ?  

Oui, n'importe qui peut signer électroniquement un document. Tout ce dont vous avez besoin est une adresse courriel valide – interne ou externe à votre organisation. Un signataire n'a besoin d'aucun logiciel spécial, d'un compte, d'une licence ou d'une connexion pour signer – juste un lien valide vers le document.

Lors du processus de configuration, vous pouvez également désigner des personnes non-signataires pour recevoir des copies des documents signés, afin que les documents finaux soient envoyés non seulement aux signataires, mais aussi à tout intervenant qui doit être informé. Une autre excellente option est la fonction "examen seulement", qui vous permet d'ajouter des individus au processus pour examiner les termes de l'accord, sans qu'ils aient à signer eux-mêmes.

Un document peut-il être renvoyé au candidat s'il a oublié de remplir un champ optionnel ?  

Lorsque vous créez votre document, vous désignez des champs comme Requis ou Facultatif Un accord ne serait pas considéré comme incomplet et ne serait pas renvoyé si un champ optionnel était laissé vide.

Conditionnel Les champs peuvent être utilisés dans des scénarios "si / alors". IfUn candidat répond à une question spécifique d'une certaine manière. alors Un champ supplémentaire apparaîtrait nécessitant des informations. Voici un exemple : Si un candidat répond « oui » à la question « Êtes-vous admissible à travailler au Canada ? », alors un champ supplémentaire pourrait être utilisé pour demander une preuve de citoyenneté ou une copie de sa carte d'assurance sociale en utilisant la fonctionnalité « ajouter un document ».

Pouvons-nous échelonner la publication des documents au candidat ? Par exemple, la lettre d'offre doit être signée en premier, puis le candidat peut examiner et compléter les autres documents d'intégration ?  

Tous les documents peuvent être planifiés. En général, la lettre d'offre est signée en premier avant que d'autres documents d'intégration ne soient partagés. Deux fonctionnalités utiles peuvent être utilisées ici :

1. Échéances et rappels Tout accord ou contrat peut (et doit) inclure une date d'expiration. Le système suit les « ouvertures » et le « temps passé » sur les documents, afin que vous sachiez si un candidat a examiné votre offre d'emploi. Des rappels peuvent être envoyés à la personne si trop de temps s'est écoulé sans aucune activité.

    

2. Actions déclenchées Regroupez à la fois la lettre d'offre et les documents d'intégration dans une seule enveloppe de document et définissez des conditions pour que les étapes soient réalisées de manière séquentielle. Étape 1 : l'individu signe sa lettre d'offre. Étape 2 : le document revient aux RH pour révision. Étape 3 : les documents d'intégration sont remis au nouvel employé après l'approbation des RH.  

Une autre option consiste à automatiser l'ensemble de votre flux de travail avec un outil intégré comme Microsoft Power Automate Une fois qu'une lettre d'offre est signée par toutes les parties, l'accord complété peut alors déclencher des actions comme l'envoi des documents requis suivants : une note de bienvenue, des documents d'intégration, des formulaires fiscaux. Vous pouvez également déclencher automatiquement la notification du nouvel employé à d'autres personnes : la direction, la paie, l'informatique et le bureau de la sécurité, une fois les contrats complétés.

When the candidate signs the document, it is just a selection of signature styles they choose from and not their actual signature? 

Il y a trois options pour représenter une signature :  

1. Dessinez ou écrivez votre propre signature avec votre doigt sur un pavé tactile de support.

2. Choisissez parmi la sélection de styles de signature et d'initiales.

3. Téléchargez une image ou une capture d'écran de votre signature.

Questions sur les intégrations Docusign

Si notre système de gestion des ressources humaines/paie n'a pas d'intégration existante avec le fournisseur de signature électronique, existe-t-il un moyen d'intégrer la solution ?

Oui, tout ce dont vous avez besoin est une API ouverte pour créer facilement une intégration. Il existe différents types d'APIs afin que vous puissiez personnaliser l'intégration qui convient le mieux à votre configuration informatique et à vos processus RH. Voir Options d'API ici .

Une fois qu'un document est signé, pouvons-nous le télécharger dans notre système de gestion des ressources humaines dans les dossiers des employés ?  

Bien sûr! Les intégrations existantes ont des flux de travail simples et définis qui téléchargeront automatiquement des documents dans votre système HRIS, ou créez une intégration personnalisée afin qu'elle soit adaptée à votre flux de travail.

Si vous n'avez pas de processus intégré, utilisez le App Center. Récupérer outil pour extraire des documents spécifiés dans l'emplacement de stockage que vous désignez. Il existe également d'autres méthodes, y compris le téléchargement des documents signés, puis leur ajout à votre système d'information sur les ressources humaines à votre convenance.

En tant qu'agence de recrutement, nous traitons des milliers d'intégrations chaque année. Est-ce que Docusign s'intègre aux systèmes de suivi des candidatures commerciaux (ATS) ?

Docusign se connecte directement à votre flux de travail de recrutement pour vous aider dans les processus d'intégration avec des partenaires ATS tels que Greenhouse, JobVite et SmartRecruiter. Si votre système dispose d'une API ouverte, vous pouvez créer votre propre intégration via Docusign. API ouverte .

Contactez-nous pour planifier une démonstration et découvrir comment nous pouvons vous aider. .